Es bien sabido por principiantes y expertos, que la finalidad de la gestión de proyectos es llevarlos a buen término, en cuanto al alcance, tiempo y costo. Para lograrlo, contamos con un instrumento fundamental, el plan de dirección de proyecto.
El plan de proyecto nos proporciona las líneas base que debemos cumplir, es decir, qué debe entregarse, a qué costo y bajo cuál presupuesto. Además, establece los mecanismos y procedimientos de gestión para lograrlo.
Es decir, el plan de dirección de proyecto no nos da solo el mapa y estructura del proyecto, sino también los procedimientos a implementar para controlarlo con éxito.
Te compartimos una plantilla para el plan de dirección de proyecto, en la cual describiremos sus componentes y como presentarlos, tales como los planes de gestión susbsidiarios (alcance, costo, riesgos, comunicaciones entre otros), las líneas bases de alcance y otra información necesaria para la medición del desempeño.
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¿Qué es un plan de dirección de proyectos?
Tomando la definición establecida por el Project Management Institute (PMI), el plan de dirección del proyecto, que también se le puede denominar plan de gestión del proyecto o plan de administración del proyecto, es el documento que describe como el proyecto será ejecutado, cómo se le hará seguimiento y el procedimiento para su cierre.
El plan de gestión de proyecto integra y consolida todos los planes subsidiarios de gestión, como por ejemplo los de gestión de alcance, cronograma, costo, calidad, riesgos, adquisiciones, comunicaciones, entre otros. Además, también integra las líneas base y otra información necesaria para gestionar el proyecto.
No necesariamente todos los proyectos incluirán todos los planes de gestión subsidiarios, cada gerente de proyectos e interesados determinaran cuales componentes se necesitan en su situación particular.
Descarga la plantilla del plan de gestión de proyecto en el siguiente enlace
Importancia de tener un plan de gestión de proyecto
El beneficio principal del plan de gestión de proyecto, es que nos proporciona un documento consolidado que define con claridad el trabajo de proyecto y cómo será realizado ese trabajo.
De esta forma, se convierte en uno de los principales instrumentos de apoyo para realizar diversas tareas clave, tales como:
- Gestionar la ejecución del proyecto.
- Gestión del conocimiento del proyecto (Este procedimiento es uno de los nuevos incorporados a partir de la guía PMBOK 6).
- Medir el desempeño e identificar desviaciones en alcance, cronograma y costos para tomar las acciones correctivas y preventivas a tiempo. (Control de alcance, cronograma y costos).
- Gestionar los cambios del proyecto.
- Gestionar y controlar la calidad.
- Gestionar y controlar recursos físicos y el equipo de trabajo.
- Identificar riesgos y desarrollar planes de respuesta.
Entre muchas otras actividades.
Como se puede observar, el plan de dirección de proyecto es un documento clave que se utiliza en todas las áreas de conocimientos y grupos de procesos definidos por los estándares del PMI.
Estructura de un plan de gestión de proyectos
Según el estándar establecido por la Guía del PMBOK 6, un plan de gestión de proyecto PMI (Project Management Institute) posee tres componentes fundamentales, a saber:
- Los planes de gestión de proyecto subsidiarios (alcance, cronograma, costos, calidad, riesgos, interesados, etc.).
- Las líneas base del proyecto.
- Componentes adicionales.
Los planes de dirección de proyecto subsidiarios (alcance, cronograma, costos, calidad, etc.) pueden ser formales o informales, definidos de forma general o detallada, según las necesidades del proyecto.
Los puntos de cada plan subsidiario, pueden incorporarse y desarrollarse dentro del plan de gestión de proyecto. Sin embargo, si algunos de los planes requieren un nivel de extensión y detalle que harían muy largo este documento, es preferible crear un plan subsidiario en un documento separado.
Por ejemplo, podría decidirse que el plan de dirección de proyecto cubra todos los aspectos de alcance, cronograma, costos, calidad e interesados, y crear planes subsidiarios para el Plan de gestión de riesgos y el plan de gestión de adquisiciones.
Cada plan de proyecto se desarrollará al nivel de detalle necesario requerido por cada proyecto específico. El gerente de proyectos, el equipo y los interesados son los que definen cuales son las necesidades y que tan detallado debe ser el plan de proyecto.
A continuación se desarrolla la descripción de los componentes del plan de gestión de proyecto PMI, según la plantilla:
Información del proyecto
Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el acta.
Aprobaciones
En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación.
Introducción al plan de dirección de proyectos
La introducción proporciona una visión de alto nivel del plan de proyecto y que es lo que se está incluyendo en el plan de gestión de proyecto. Esto incluye una Descripción de alto nivel del proyecto:
- De que se trata.
- Su razón de ser.
- El alcance.
- Sus beneficios.
No se requiere un excesivo nivel de detalle.
Mucha de la información que se coloca en la introducción se puede obtener el Acta de constitución del proyecto.
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Planes de gestión de proyecto subsidiarios
Plan de gestión de alcance
El Plan de gestión de alcance establece como el alcance del proyecto será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y validado. De acuerdo al PMBOK 6, el plan de gestión de alcance debe incluir procedimientos para elaborar:
- La definición de alcance.
- Estructura de desglose de trabajo (EDT). Descarga nuestra plantilla de EDT.
- Aprobación y modificación de la línea base de alcance.
- Aprobación de los entregables del plan de proyecto.
Plan de gestión de requerimientos
En el plan de proyecto, el plan de gestión de requerimientos establece como estos serán analizados, documentados y gestionados. Esto incluye:
- Cómo las actividades de requerimientos serán planificadas, reportadas y cómo se hará el seguimiento.
- Cómo se iniciarán los cambios, analizarán los impactos, niveles de aprobación, cómo se registra y se hará seguimiento.
- Estructura de trazabilidad. Descarga nuestra Plantilla de Matriz de trazabilidad de requerimientos.
Plan de gestión de cronograma
Los Criterios y actividades para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma de proyecto, están entre los aspectos que abarca el Plan de gestión de cronograma. El mismo puede incluir:
- Metodología y herramientas para elaborar el cronograma.
- Duración de iteraciones Releases.
- Nivel de exactitud exigido para las estimaciones.
- Procedimiento para actualizar el estatus del cronograma durante el proyecto.
- Umbrales y reglas para el control.
- Formatos y frecuencia de los reportes de cronograma.
Estos aspectos se pueden incorporar dentro del plan de dirección de proyecto, pero si amerita un mayor nivel de extensión y de detalle, es preferible crear un plan de gestión de cronograma subsidiario de este.
Plan de gestión de costos
Establece como se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. El plan de gestión de costos incluye:
- Descripción de las decisiones que se tomaron para establecer el presupuesto. Descarga nuestra plantilla de presupuesto del proyecto.
- Procedimientos para el registro de costos en el plan de dirección de proyecto.
- Unidades de medida, niveles de precisión y exactitud.
- Vínculos con la Estructura de desglose de trabajo (EDT) para establecer las cuentas de control.
- Umbrales para el control y reglas de medición de desempeño.
- Formatos y frecuencia de los reportes.
Al igual que otros planes subsidiarios, si se requiere un mayor nivel de extensión y detalle se puede crear un plan de gestión de costos separado. En caso contrario se pueden incorporar estos aspectos al plan de gestión de proyecto.
Plan de gestión de calidad
Describe cómo se implementarán en el proyecto las políticas, metodologías y estándares de calidad de la organización. Incluye:
- Objetivos y estándares de calidad.
- Actividades de gestión y control de calidad planificadas para el proyecto.
- Procedimientos para atender no conformidades, correctivos, preventivos y mejora continua.
- Cuales entregables y procesos son sujeto de revisiones de calidad.
- Herramientas de calidad a utilizar.
Plan de gestión de recursos
Proporciona los lineamientos sobre la categorización, asignación, gestión y liberación de los recursos. Esto incluye:
- Métodos para identificar y cuantificar los recursos requeridos (Materiales y humanos).
- Guía sobre como procurar el equipo de trabajo y los recursos físicos.
- Plan de gestión del equipo establecido para el plan de proyecto.
- Estrategias de entrenamiento y métodos para el desarrollo del equipo de trabajo.
- Roles y responsabilidades asignados al proyecto. En esta sección se puede hacer uso de una plantilla de matriz RACI para definir el nivel de responsabilidad de los miembros del equipo e interesados.
- Organigrama del proyecto.
- Plan de reconocimientos y recompensa para el equipo de trabajo.
- Plan de control de recursos físicos.
Plan de gestión de comunicaciones
Descarga nuestra plantilla del Plan de gestión de comunicaciones del proyecto.
Otro aspecto importante a considerar en el plan de proyecto es el reporte de avance.
Descarga nuestra plantilla de reporte de avance.
Plan de gestión de riesgos de un proyecto
Descarga nuestras plantillas:
- Plan de gestión de riesgos de un proyecto.
- Formato de registro y seguimiento de los riesgos en el plan de proyecto.
Plan de gestión de adquisiciones
Establece los procedimientos para adquirir bienes y servicios externos a la organización realizadora del proyecto. Incluye:
- Cómo se coordinaran las adquisiciones con otros aspectos del plan de proyecto.
- Plazos para actividades clave de procuras.
- Métricas a usar en la administración de contratos.
- Roles y responsabilidades de los interesados en lo que refiere a las adquisiciones.
- Premisas y restricciones que pueden afectar las procuras del proyecto.
- Jurisdicción legal y moneda de pago asociada a cada procura.
- Establecer si se utilizarán estimaciones independientes y si estos representan criterios de evaluación de los proveedores.
- Riesgos.
- Proveedores precalificados.
Plan de gestión de los interesados
Descarga nuestra plantilla del Plan de gestión de interesados.
Las líneas base del proyecto
Línea base de alcance
Incluye las últimas versiones aprobadas de:
- La Definición de alcance.
- Estructura de desglose de trabajo (EDT).
- Diccionario de la EDT.
- Paquetes de trabajo (El más bajo nivel de la EDT).
- Paquetes de planificación. Ubicados en niveles intermedios de la EDT entre los paquetes de trabajo y las cuentas de control.
El diccionario de la EDT es la base que se utiliza para comparar el progreso real del proyecto (los componentes EDT que se ha completado) con los que están establecidos en la línea base. De esta forma se puede medir la entrega del alcance.
Línea base de cronograma
Es la última versión aprobada del cronograma de proyecto. El cual puede estar desarrollado en una tabla de Gantt o cualquier otra metodología y herramienta (Por ejemplo MS Project).
La línea base de cronograma es la que se utiliza para comparar con las fechas de inicio y fin reales de las actividades, esto para determinar si han ocurrido variaciones y el grado de desviación.
Cuando el grado de desviación supera los límites prestablecidos se activan los procedimientos correctivos especificados en el plan de gestión de cronograma.
Línea base de costo
- Es la última versión aprobada del presupuesto de proyecto distribuido en fases de tiempo.
- Esta es la base de comparación con los resultados reales.
- La comparación de los resultados reales con la línea base de costo se utiliza para determinar los indicadores de valor ganado (EVM).
Durante el seguimiento del plan de proyecto, los valores planificados se comparan con los valores reales a una fecha especificados. Sin ha ocurrido desviaciones, se activan los mecanismos de control establecidos en el plan de gestión de costos.
Línea base para la medición del desempeño
Representa un plan integrado de alcance, cronograma y costo, con la cual se compara la ejecución del proyecto para medir y gestionar el desempeño.
Durante el seguimiento del proyecto, los resultados reales de alcance, cronograma y costo combinado se pueden comparar con esta línea base. De esta forma se tienen indicadores integrados que se pueden medir y luego actuar sobre las desviaciones identificadas.
Componentes adicionales del plan de gestión de proyectos
Plan de gestión de cambios
Describe como las solicitudes de cambio a lo largo del proyecto serán evaluadas, aprobadas e incorporadas a la línea base.
En este enlace te compartimos una plantilla de solicitud de cambios de proyecto.
Plan de gestión de configuración
El PMBOK 6 establece que el plan de gestión de configuración se utiliza para: describir cómo la información de los elementos del proyecto será registrada y actualizada, a efectos que el producto, servicio o resultado se mantenga consistente y operativa.
Descripción del ciclo de vida del proyecto
Describe las fases a través de las cuales pasa el proyecto desde su inicio a su finalización. Este depende de cada proyecto y de las metodologías de desarrollo implementadas.
Aquí te compartimos un artículo sobre: El ciclo de vida del proyecto.
Enfoque de desarrollo del plan de proyecto
Aquí se especifica el enfoque de desarrollo utilizado para el producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo:
- Predictivo.
- Iterativo.
- Adaptativo.
- Ágil.
- Híbrido.
Evaluaciones de la gerencia
En esta sección se deja establecido en cuales momentos a lo largo del proyecto, el gerente de proyecto y los interesados medirán el progreso y determinarán si el desempeño es el esperado, o si por el contrario se requieren acciones preventivas o correctivas.
¿Y tú qué opinas?
¿En la gestión de proyectos de tu organización se utiliza el Plan de gestión de proyectos? ¿Utilizas una plantilla más sencilla o más detallada que está? ¿Para qué se utiliza en tu organización?
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