Una parte importante de la comunicación formal dentro de un proyecto son las reuniones, y por ello existen varias que suelen aplicarse en la mayoría de ellos.
A continuación, listamos las más importantes y sus objetivos. Queda a tu criterio como director/a del proyecto definir y organizar las reuniones que consideres necesarias. Recordando que el tiempo dedicado a reuniones debe ser proporcional al beneficio que saques de ellas, ya que también restan tiempo efectivo de ejecución.
Este artículo es un extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga.
Reunión de inicio del proyecto (KICK-OFF)
Como su nombre indica, esta reunión representa el inicio formal del proyecto y se ubica entre la fase de inicialización y la de planificación.
Es recomendable que en esta reunión participe el cliente o usuario final, los principales interesados, la dirección, así como los componentes principales del equipo del proyecto; ya que constituye la primera oportunidad para confirmar que todos los integrantes del proyecto tienen una misma idea sobre los objetivos y restricciones de este, o de detectar que no es así.
De esta forma, esta reunión debería cubrir los siguientes puntos básicos:
- Presentar y oficializar al director/a del proyecto.
- Presentar a los principales integrantes del proyecto, definiendo el rol y responsabilidad de cada uno.
- Definir y clarificación del alcance. Esto también te permite detectar discrepancias o definir mejor sus características.
- Definir y clarificación las restricciones.
- Presentación del planteamiento del proyecto.
Reunión de inicio interna (KICK-OFF interno)
Esta reunión se realiza al inicio del proyecto, después de la reunión anterior, y de cada etapa; con el objetivo de oficializar su inicio, dar a conocer el alcance a desarrollar, los procedimientos a seguir, las restricciones existentes, y definir el equipo que va a participar y sus funciones. Por consecuente la agenda y los participantes se van a ir ajustando en función de cada caso.
Ejemplo. Puedes hacer una reunión de inicio de la ingeniería (si tu proyecto la incluye) con el equipo técnico encargado de ejecutarla. En ella les puedes explicar el alcance del diseño, las horas disponibles, los documentos y fechas de entrega, etc. y al mismo tiempo el equipo de ingeniería te puede plantear sus dudas o quejas. Estas son muy importantes porque pueden revelar riesgos, información faltante, o puntos a mejorar en la planificación o definición del alcance.
Entrega y aprobación de entregables
Como has visto al inicio de este apartado, todos los proyectos tienen como objetivo generar una serie de entregables, finales o intermedios, que habitualmente se entregan de forma formal. Como su nombre indica, el objetivo de esta reunión es oficializar esta entrega y conseguir su aprobación; permitiendo avanzar hacia la siguiente etapa, cerrar el proyecto, o proceder a la facturación si corresponde.
En el caso de entregas parciales, es también una oportunidad para confirmar que el proyecto está avanzando en la dirección correcta, y descubrir posibles requerimientos y riesgos que no fueros identificados inicialmente. Por ello es conveniente que esta reunión incluya personal del equipo técnico, capaz de explicar y comprender los detalles del entregable.
Al tratarse de una reunión formal, habitualmente vinculada a aprobaciones del trabajo ejecutado y a hitos de facturación, es recomendable emitir un documento formal de aprobación, o como mínimo dejar esto muy claro en un acta firmada por los asistentes. Es muy habitual la tendencia a reabrir temas o replantearse cosas; tener esta aprobación formal te ayudará a impedirlo o a tratarlo como un cambio.
Se trata de reuniones que ocurren cuando el trabajo pasa de un equipo al siguiente, habitualmente por un cambio de etapa (comercial, ingeniería, compras, fabricación, etc.). Por lo tanto, son reuniones pensadas para traspasar la información entre equipos, quedando el primero fuera del proyecto y el segundo a cargo de continuar con el trabajo.
En el caso de entregas parciales, es también una oportunidad para confirmar que el proyecto está avanzando en la dirección correcta, y descubrir posibles requerimientos y riesgos que no fueros identificados inicialmente. Por ello es conveniente que esta reunión incluya personal del equipo técnico, capaz de explicar y comprender los detalles del entregable.
Al tratarse de una reunión formal, habitualmente vinculada a aprobaciones del trabajo ejecutado y a hitos de facturación, es recomendable emitir un documento formal de aprobación, o como mínimo dejar esto muy claro en un acta firmada por los asistentes. Es muy habitual la tendencia a reabrir temas o replantearse cosas; tener esta aprobación formal te ayudará a impedirlo o a tratarlo como un cambio.
Reuniones de traspaso de responsabilidad (HANDOVER)
Se trata de reuniones que ocurren cuando el trabajo pasa de un equipo al siguiente, habitualmente por un cambio de etapa (comercial, ingeniería, compras, fabricación, etc.). Por lo tanto, son reuniones pensadas para traspasar la información entre equipos, quedando el primero fuera del proyecto y el segundo a cargo de continuar con el trabajo.
A nivel de gestión de proyectos estas reuniones son importantes para informar a las personas que deben empezar su trabajo y lo que deben hacer, y como forma de controlar la calidad del trabajo ejecutado. Si el receptor piensa que la información que recibe no es correcta se quejará, lo cual es un aviso de posibles problemas.
Ejemplo. El traspaso de las especificaciones de compra de ingeniería a compras puede ser un ejemplo de esta reunión. Si compras considera que la información recibida no es suficiente como para solicitar ofertas puede haber un problema con el entregable de ingeniería y deberías revisarlo.
Este tipo de reunión es la más habitual en la gestión de proyectos, y como su nombre indica, su objetivo es compartir información sobre el estado del proyecto.
Ejemplo. El traspaso de las especificaciones de compra de ingeniería a compras puede ser un ejemplo de esta reunión. Si compras considera que la información recibida no es suficiente como para solicitar ofertas puede haber un problema con el entregable de ingeniería y deberías revisarlo.
Reunión de seguimiento del proyecto
Este tipo de reunión es la más habitual en la gestión de proyectos, y como su nombre indica, su objetivo es compartir información sobre el estado del proyecto.
Esto puede darse tanto internamente como externamente; por ello existen dos tipos de reuniones de seguimiento:
Todas estas reuniones se consideran parte de las comunicaciones formales, por lo que es recomendable que estén documentadas mediante su correspondiente acta.
¿Te ha gustado este artículo? Es extracto de la extracto de la obra Guía práctica en gestión de proyectos de Albert Garriga. Sigue el enlace para más información.
- Reunión de seguimiento interna. Es la reunión liderada por el director/a del proyecto que reúne a los integrantes del equipo del proyecto para conocer la situación de este.
- Reunión de seguimiento con cliente o dirección. Se trata de reuniones informativas, para dar a conocer el estado del proyecto. Normalmente se acompañan de un informe de seguimiento o un resumen de sus principales aspectos.
Todas estas reuniones se consideran parte de las comunicaciones formales, por lo que es recomendable que estén documentadas mediante su correspondiente acta.
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