" Sin duda alguna para asegurar el éxito es fundamental evitar el fracaso. . . o no!? "
Parece una cita obvia pero no lo es, simplemente porque pensamos que las cosas obvias son aquellas que por definición realizamos y aceptamos (o quizás no realizamos precisamente por que parecen obvias), esas llamadas suposiciones que tanto hacen daño en un grupo o equipo de trabajo en una organización y por supuesto en las relaciones personales y/o laborales.
En cuántas ocasiones los interesamos entendemos cosas diferentes a pesar de recibir el mismo mensaje:
- Será por falta de comunicación?
- Será porque hablamos en un idioma diferente al nuestro?
- Será porque no pusimos atención a lo que se comunicaba?
- Será que el interlocutor no se supo explicar?
Muy probablemente alguna de estas preguntas o quizás la combinación de todas juntas y algunas más que ahora mismo estarás planteando porque lo has vivido.
Este artículo es un extracto de la obra Lidera tu PMO de Leonardo Reyes Torres.
Frases y preguntas que no debes permitir en tu PMO
En una oficina de proyectos y productos donde no sólo gestionas, si no también debes tener visibilidad global de múltiples proyectos y productos que por supuesto todos ellos son en paralelo, hay que tener mucho cuidado con los siguientes puntos.
1.- Permitir o aceptar frases tales como:
- Es lógico que sea así!
- Ya se entiende que debe hacerse de esta manera!
- Aquí siempre se han hecho las cosas así!
- Todo el mundo en la reunión entendió el mismo mensaje!
2. Aceptar preguntas afirmativas tales como:
- ¿Porque vamos a cambiar las cosas si ya funcionan?
- ¿Si todos lo hacemos así, porque piensas que no es correcto o está mal hecho?
- ¿Siempre que aportamos una idea nadie nos hace caso, porque va a cambiar ahora?
Sólo por mencionar algunas de las frases y preguntas más comunes, por ello vamos a comentar las "10 cosas para asegurar el fracaso en Tú PMO"
1. No escuchar
El que sólo OYE pero nunca ESCUCHA. . . NUNCA ENTIENDE.
Un adulto es incapaz de escuchar de forma activa más de tres minutos seguidos. Esto da fe de lo difícil que resulta escuchar a las personas de forma activa.
Hay que ser conscientes de que cuando tienes a una persona delante, esa persona no está exente de tu juicio y de tu opinión, una opinión que implica que, independientemente de lo que hable, sea juzgada, etiquetada y prejuzgada incluso antes de que empiece su discurso.
2. Arrogancia
Siempre hay alguien mejor que tú, por eso es mejor cambiar esa percepción de arrogancia por humildad que siempre te hará ser mejor.
Muchas personas arrogantes son o bien muy inteligentes (o creen que lo son) o exitosas o quizás una combinación de ambas.
Si necesitas trabajar con alguien así, lo peor que puedes hacer, debido a sus inseguridades, es tomarles el pelo o amenazarlos, aquí necesitas muchas mano izquierda o aplicar como buen PMOfficer mentoring sobre ese miembro del grupo independiente su rol en la PMO. Por tanto debes tener atención con quienes piensan en blanco y negro quienes a menudo acaban siendo arrogantes.
3. Replicar "Homogeneidad"
Ninguna persona, ningún proyecto son iguales jamás! . . . nunca quieras "replicar" algo es mejor que siempre lo "adaptes".
En la realidad laboral es muy común, que la presión por entregar el producto a como dé lugar, en una fecha límite con un presupuesto muy apretado en costos, no se contemplen todos los escenarios, principalmente la gestión de riesgos, lo que en suma impida finalizar con éxito un proyecto.
Esto hace que se intenten "replicar" como si fueran cromos o pan industrial, lo que evidentemente no solo no se cubren los problemas básicos sino incluso se enfrentan con nuevos problemas o riesgos no identificados previamente en un proyecto "igual" o similar.
No sólo las personas son diferentes y debes tratarlas de forma individual también los proyectos!
Lectura recomendada
Autor: Leonardo Reyes
4. Inmovilidad
Es anti-natural, todo en el multiverso es movimiento y tú debes ser un fiel reflejo y el máximo ejemplo (evita siempre la zona de confort!).
Estar en la zona de confort permite ser eficiente en la ejecución de tareas rutinarias, permite también tener flexibilidad para realizar más de una actividad a la vez, y es una zona o un estado donde se gasta menos energía y el desgaste es menor. La zona de confort es la zona conocida, es fácil moverse en ella y es reconfortante estar allí.
Como PMOfficer debes motivarte y motivar a tu equipo al menor síntoma de confort de esta manera es la mejor manera de evolucionar y mejorar en el enfoque de gestión más adecuado a los objetivos, contexto y naturaleza global de la PMO y de cada proyecto.
5. Rigidez
Es anti-agilidad (el nuevo paradigma de trabajo de SXXI).
Desde mi experiencia la rigidez es uno de los aspectos que más pueden llegar a influir en los equipos de forma negativa, al intentar adoptar nuevos modelos o formas de trabajo en la dirección de proyectos.
Hoy día es uno de los grandes retos dentro de la PMO, al tener que gestionar y aplicar buenas prácticas a un número determinado de miembros del equipo, tanto internos como externos, quienes son los responsables de la ejecución de la cartera de proyectos que gestiona la PMO.
Un PMOfficer como especialista contrastado que posee habilidades, conocimientos y técnicas suficientes para reconducir una situación como ésta en beneficio de todos los miembros de la PMO.
6. Indiferencia
No hay peor actitud que permita un PMOfficer en una PMO ante los compañeros, la organización, clientes, proveedores, amigos, familia. . .
Sin lugar a dudas la indiferencia entre o por parte de los miembros de la PMO hacia las áreas de la empresa o proyectos asignados es sumamente dañina, ya que no les interesa si la empresa tiene problemas, ni les importa si los despiden.
La indiferencia dentro de la PMO puede derivar entre los miembros y otros colegas grandes conflictos afectando directamente a los clientes, ocasionando pérdida de los mismos; y lo que es peor por su propio empleo o de otro compañero como daño colateral.
La Indiferencia significa falta de interés, atracción o repulsión hacia una persona, rol, trabajo, actividad o cosa determinada.
Aquí sin lugar a dudas debe tener mano dura el PMOfficer para aclarar directamente las cosas a la cara pero con educación y muy bien argumentado que dicha actitud no solo daña a su imagen sino a la misma PMO, por lo que deberá tomas las medidas oportunas lo antes posible para evitar efectos negativos directos e indirectos hacia el cliente.
7. No practicar
El hábito no hace al monje, sino lo llevas a la práctica todo el conocimiento se queda en simple información.
No cabe duda que una parte muy importante de la consecución de los éxitos en la gestión de proyectos tiene que ver con nuestra capacidad para crear alianzas con las personas con las que trabajamos, con nuestra capacidad para establecer una buena comunicación con ellas, de manera que nos ganemos su respeto y promovamos la colaboración.
Por tanto a partir de practicar todas estas conductas positivas podremos ser una influencia positiva para todo nuestro equipo y todos aquellos dentro del ámbito de nuestra PMO como los compañeros de otras áreas, los directivos, los clientes, los proveedores internos y externos, etc.
8. Ineficiencia
Sin cumplir el trabajo y sin resultados positivos estás fuera!.
Una de las clásicas evidencias de una ineficiente gestión de proyectos, es surgida por la deficiente asignación de prioridades y la cuestionable definición de sus alcances así como la nula formación profesional en la gestión de proyectos.
Si esto lo extrapolamos a que los miembros no han trabajado anteriormente en una PMO o no han aplicado buenas prácticas para la gestión de proyectos la dificultad es añadida y aquí entra la capacidad del PMOfficer de ejercer como líder y mentor de los equipos.
Por una parte, fomentar la parte de gestión con los miembros pero por otra, aplicar las buenas prácticas de gestión de proyectos estableciendo con los sponsors de cada proyecto el alcance, la asignación de recursos, prioridades y necesidades más adecuadas para cumplir con los objetivos del proyecto y las expectativas de todos los interesados.
Una vez se logra la sinergia adecuada se debe medir adecuadamente los resultados tanto de los proyectos como de la PMO para justificar con evidencias los resultados logrados tanto individual por proyecto como global por la cartera de proyectos.
9. Laxitud
Sin la tensión adecuada no buscas soluciones ni resuelves problemas, evita la presión de último minuto manteniendo la tensión adecuada.
Todas las organizaciones necesitan personas motivadas que se sumen al objetivo común del negocio. Sin embargo, son muchos los factores que pueden llevar a un empleado a perder la motivación.
Para evitar que una situación así se agrave y se extienda al resto de integrantes del equipo, es importante que te mantengas alerta y trates de detectar el problema a tiempo para poder aplicar las medidas preventivas o en su defecto las medidas correctivas más acordes a cada situación.
Pero, antes de nada, debes saber cuáles son las señales que te ayudarán a detectar a un empleado desmotivado pero para evitarlo no hay nada cómo mantener la tensión justa y constante con nuevos retos por cada miembro de la PMO.
10. Tardanza
La información y resultados que llegan tarde NO sirven, es mejor entregar poco y bien en tiempo que mucho y perfecto pero tarde.
La información es uno de los activos fundamentales de todas las organizaciones, es por esto que debemos tener mecanismos para tratarla y sacarles el mayor provecho, pero en tiempo y forma adecuados!.
Si esperas a tener toda la información y en formato perfecto lo más probable es que cuando lo presentes llegará tarde y perderá valor ya sea para dar solución en la gestión del proyecto o para la toma de decisiones a nivel de la PMO o a nivel dirección dentro de la organización.
Por ello es mejor aplicar la mentalidad agile pero al mismo tiempo ser muy cuidadosos en el formato que se entrega, en estos casos siempre es bueno compartirlo antes dentro del equipo PMO antes de compartir hacia el exterior con los interesados, sponsors, equipos técnicos y alta dirección.
Si somos capaces de lograrlo de forma individual, seremos capaces de impactar a la PMO con lo siguiente:
¿Te ha gustado este artículo? Es extracto de la extracto de la obra Lidera tu PMO de Leonardo Reyes Torres. Sigue el enlace.
Por ello es mejor aplicar la mentalidad agile pero al mismo tiempo ser muy cuidadosos en el formato que se entrega, en estos casos siempre es bueno compartirlo antes dentro del equipo PMO antes de compartir hacia el exterior con los interesados, sponsors, equipos técnicos y alta dirección.
Concluyendo
Si somos capaces de lograrlo de forma individual, seremos capaces de impactar a la PMO con lo siguiente:
- Ayudar a incrementar la eficiencia.
- Brindará las respuestas más rápidas para las preguntas que surgen del proyecto.
- Dar pasos certeros en la gestión del proyecto con información precisa y concreta.
- Permite tener mejor control sobre las áreas funcionales y/o detalles del proyecto
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