Un factor clave para asegurar el éxito de proyectos de cualquier índole, es gestionar la contribución de cada requerimiento de proyecto con el logro de los objetivos y realización de los beneficios que se han planteado. En este artículo describiremos que es la matriz de trazabilidad de requerimientos y su importancia garantizar que los proyectos y organización estén alienados.
Todo proyecto comienza con el establecimiento de una base para el alcance del producto y de proyecto, pero antes de poder definir el alcance debemos reunir a los interesados y registrar cada requerimiento específico. La matriz de trazabilidad de requerimiento es el lugar donde documentamos esas necesidades.
Una vez comenzado el proyecto, la matriz de trazabilidad facilita gestión de los requerimientos a lo largo del ciclo de vida, los proyectos complejos puede llegar a tener cientos de requerimientos específicos y la matriz de trazabilidad nos ayuda con el seguimiento al alcance, evaluación del impacto de cambios y nos mantiene enfocados en los beneficios que esperamos obtener.
Te presentamos a continuación Que es la matriz de trazabilidad de requerimientos, como documentar la información y la importancia de la matriz de trazabilidad para la gestión de proyectos exitosa.
Que es la trazabilidad de requerimientos
La guía del Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) en su versión 3, nos aporta esta definición:
La trazabilidad e requerimientos es la capacidad de registrar las relaciones existentes entre la necesidad dada por un interesado (stakeholder), el requerimiento de proyecto y la solución implementada finalmente.
Cuando realizamos la gestión de cambios de alcance del proyecto, la trazabilidad nos ayuda a identificar la necesidad original de requerimientos específicos que se estén cambiando, los interesados que debemos involucrar en el cambio de alcance y cuales entregables del proyecto serán afectados.
La trazabilidad de requerimientos es la base para el control del alcance, riesgo, cronograma, costo y comunicaciones a lo largo del proyecto.
Que es la matriz de trazabilidad de requerimientos
La guía del PMBOK le da esta definición:
La matriz de trazabilidad de requerimientos es un cuadro que cumple con la función de relacionar cada requisito del proyecto con el entregable que lo satisface.
La trazabilidad de requerimientos de proyecto es bidireccional, esto es, partiendo de un determinado requisito del proyecto se puede referir al entregable que lo satisface, de la misma forma, si tenemos un entregable de proyecto podemos establecer cuales requisitos han sido abarcados por este.
Adicionalmente, la matriz de trazabilidad de requerimientos también relaciona cada requisito con los objetivos de proyecto y objetivos estratégicos organizacionales que satisface, garantizando de esta forma que cada requisito esté agregando valor al presente y futuro del negocio.
Con la matriz de trazabilidad podemos:
- Tener una mejor y más rápida visualización sobre la complejidad de los cambios propuestos durante el ciclo de vida (cambios de alcance).
- Analizar el impacto de cambios de alcance propuestos de manera más sencilla y rápida.
- Identificar inconsistencias y brechas en los requerimientos respecto a beneficios que se espera obtener del proyecto.
- Tener una mejor y más rápida visualización de cuales requerimientos han sido abordados y cuáles no.
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Como llenar una matriz de trazabilidad
La matriz de trazabilidad registra los atributos relacionados con cada requerimiento de proyecto, entre los atributos típicos que se pueden asociar a cada requerimiento se encuentran:
- Un identificador único: La organización define un estándar para numerar cada requisito de proyecto e identificarlo unívoca-mente. Puede definirse una numeración (por ejemplo 001, 002, 003).
- Vinculación de requisitos de alto nivel con requisitos más detallados: Pueden definirse numeraciones separadas por punto para asociar requerimientos específicos con un requerimiento general (por ejemplo 1.1, 1.2 y 1.3 para requisitos asociados al requerimiento 001).
- Descripción textual del requisito: Narrativa que describe en que consiste el requerimiento de proyecto. Al escribir esta descripción debe tenerse en cuenta el tipo de requerimiento de proyecto que se esté documentando. La guía del PMBOK establece los siguientes tipos de requisitos:
- Requerimientos del negocio.
- Requerimientos de los interesados.
- Requerimientos de la solución: Estos a su vez se clasifican en:
- Requerimientos del proyecto.
- Requerimientos de calidad.
- Versión: Los requerimientos se pueden ir modificando o agregando información en versiones sucesivas, por lo que es conveniente llevar el control por número de versión.
- Estado actual: La guía del PMBOK establece los siguientes estados en los que puede encontrarse un requerimiento:
- Activo
- Cancelado
- Diferido
- Agregado
- Aprobado
- Asignado
- Completado
- Fecha de estado: Es la fecha en la que se estableció el último cambio de estado del requerimiento. Por ejemplo, si el requerimiento cambio de estado aprobado a estado asignado el 01-07-2018, el estado actual es “asignado” y la fecha de estado es 01-07-2018.
- Propietario: Persona responsable de velar por que se logren los resultados con el requerimiento.
- Prioridad: Se toma en cuenta el grado de importancia del requerimiento para el logro de objetivos del proyecto y realización de sus beneficios, para asignar un nivel de prioridad. También puede tenerse en cuenta el grado de influencia del interesado solicitante (stakeholder) según determine la gestión de los interesados del proyecto.
- Criterios de estabilidad, complejidad y aceptación: La complejidad puede establecerse de forma cualitativa, por ejemplo baja, moderada o alta. Los criterios de aceptación son una lista de condiciones específicas que debe cumplir el requerimiento para poder pasar a estado “completado”. Es importante que los criterios sean específicos, medibles de forma objetiva y respondan a un estándar organizacional.
- Necesidades, oportunidades, metas y objetivos de negocio: Son los elementos de planificación estratégica que dieron origen al requerimiento. Todo requerimiento debe estar alineado con beneficios específicos que la organización espera obtener. Estos beneficios responden a nuevas oportunidades, objetivos y metas de crecimiento, o necesidades emergentes específicas (por ejemplo aspectos regulatorios o necesidades obligatorias para responder a amenazas de competidores).
- Objetivos del proyecto: Establece la trazabilidad entre el requisito y los objetivos específicos del proyecto definidos en su alcance. Los objetivos de proyecto a su vez deben estar asociados a necesidades, oportunidades, metas u objetivos de negocio.
- Alcance del proyecto y entregables de la estructura de desglose de trabajo (EDT): Entregables de la estructura de desglose de trabajo (EDT) en los cuales está inmerso el requisito. Puede especificarse tanto el nombre del elemento de la EDT como su código EDT.
- Diseño del producto: Si el requerimiento tiene implicaciones de cómo debe diseñarse el producto, aquí se explican cómo se incorporarán los compontes necesarios al diseño para satisfacerlo.
- Desarrollo de productos: Describe como los procedimientos de trabajo, metodología o estándares usados incorporan el requisito. Esto aplica para requisitos que definen la forma de trabajar y estándares a cumplir, como por ejemplo requerimientos de proyecto o de calidad.
- Estrategia escenarios de prueba: Partiendo de los criterios de aceptación que debe cumplir el requerimiento, se establecen estrategias y escenarios de prueba específicos, según el sector industrial o área técnica en la que se desenvuelve el proyecto. Esta información servirá de insumo para planificar el control de calidad del proyecto.
Formato de Matriz de trazabilidad xls (Excel)
Es importante que la organización cuente con una plantilla de matriz de trazabilidad de requerimientos estandarizada para todos los proyectos.
¿Te gustaría obtener una plantilla para llenar la matriz de trazabilidad? Sigue en siguiente enlace. Está plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos está actualizada con el PMBOK 6ta edición.
Importancia de la matriz de trazabilidad
La información registrada por la matriz de trazabilidad de requerimientos, es valiosa para el Director de proyecto y para los interesados (stakeholders), proporcionando un medio para rastrear los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y garantizar que los requisitos aprobados se entreguen.
Para ilustrar la importancia de la matriz de trazabilidad de requerimientos, a continuación haremos un recorrido por todo el ciclo de vida de proyectos y especificaremos en cada paso como la matriz de trazabilidad nos ayuda a tener una gestión más efectiva.
1.- Recopilar los requerimientos
La matriz de trazabilidad de requerimientos nos ayuda a registrar los requisitos identificados, quien fue la persona (interesado / stakeholders) que nos dio la información, como contribuye al logro de los objetivos del proyecto, y mucha más información de suma importancia para el proyecto.
La recopilación de requerimientos puede ocurrir en una fase inicial de planificación del proyecto o en ciertos momentos durante la ejecución de iteraciones.
Durante la recopilación, aplicamos técnicas de levantamiento de requerimientos como por ejemplo las entrevistas con los interesados, encuestas, mesas de trabajo, sesiones de tormentas de ideas, entre otras.
Una vez recopilada la información, podemos aplicar técnicas de análisis de requerimiento, como por ejemplo la descomposición funcional, modelado de procesos, inspecciones, entre otras. Estas técnicas nos ayudan a una mejor definición del alcance e identificación de brechas (requisitos faltantes).
2.- Definir el alcance
La matriz de trazabilidad de requerimientos es el principal insumos en la definición del alcance de proyecto. Es de allí donde obtendremos la información necesaria para establecer una narrativa unificada del alcance y luego desglosar el trabajo (descomposición funcional) en los paquetes de trabajo de la Estructura de desglose de trabajo (EDT).
Durante la elaboración del alcance y descomposición funcional, podemos identificar nueva información que nos lleve a pedir más información o inclusive a definir nuevos requisitos que nadie había contemplado. La matriz de trazabilidad recibe todos estos registros y es donde se controla.
3.- Planificar la gestión de calidad del proyecto
Para planificar los procedimientos de control de calidad sobre los entregables del proyecto, se necesita definir las pruebas requeridas para validarlos.
La matriz de trazabilidad de requerimientos vincula los requisitos del producto con los entregables y las pruebas requeridas para validarlos, por lo tanto es de ella de donde obtendremos la información necesaria.
Un proyecto puede tener requerimientos de calidad, independientemente de los requerimientos del negocio. Estos también se incluyen en la matriz de trazabilidad.
Durante la planificación de calidad, deben crearse documentos de pruebas y evaluaciones, basándose en las necesidades del sector industrial y de las plantillas con que cuente la organización. Entre los documentos de pruebas y evaluación puede incluirse matrices de trazabilidad detalladas.
4. Planificar la gestión de adquisiciones del proyecto
La matriz de trazabilidad de requisitos vincula los requerimientos del producto desde su origen con los entregables. Podemos usarla para tomar decisiones sobre que entregables del proyecto se pueden externalizar, conociendo en cada caso cuales requerimientos pasarían a depender de proveedores.
5. Dirigir y gestionar el proyecto
6. Validar el alcance
La matriz de trazabilidad contiene información sobre cómo deben validarse los requerimientos del proyecto cuando sean entregados, por lo cual es uno de los principales insumos para los procedimientos de validación del alcance establecidos en los estándares del Project Management Institute (PMI).
7. Controlar el alcance
La matriz de trazabilidad establece la relación entre requerimientos y objetivos del proyecto, por lo tanto esta nos puede ayudar a evaluar qué impacto tienen los cambios en los requerimientos sobre la línea base de alcance y en última instancia de los objetivos. Adicionalmente la matriz de trazabilidad de requerimientos también registra el estatus de los requerimientos, siendo por tanto una herramienta de control del alcance.
8. Gestión de cambios integrada (cambios de alcance)
La matriz de trazabilidad de requerimientos ayuda a evaluar el impacto de los cambios de alcance, para determinar el posible desplazamiento de tiempo, costos y expectativas, siendo clave para la toma de decisión sobre su aprobación o no.
Te compartimos un enlace a nuestra plantilla para registrar los cambios de alcance en los proyectos:
9. Efectuar las adquisiciones
En la medida en que los proveedores son incorporados al proyecto, podemos recibir nueva información o más detalles dada su especialización, esto puede ocasionar que revisemos y modifiquemos los requerimientos, por lo tanto la matriz de trazabilidad de modifica para acomodar estos cambios, ajustándose los requerimientos a las capacidades de cada proveedor específico.
10. Controlar las adquisiciones
Se puede utilizar la matriz de trazabilidad para determinar el estatus de cada requerimiento, a partir del estatus de los entregables que nos reporte el proveedor. Adicionalmente, una vez los entregables sean satisfechos, a satisfacción de ambas partes (organización y proveedor) según el contrato, la matriz de trazabilidad se modifica en consecuencia. Esto brinda mayor control sobre el avance del proyecto, estado del alcance y logro de objetivos.
¿Y qué opinas tú?
¿Utilizas una matriz de trazabilidad de requerimientos en tus proyectos? ¿Cuál es el principal uso que le das a la matriz para registrar y controlar los requerimientos?
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