La nueva guía del PMBOK 6 realiza mayor énfasis que los proyectos deben iniciarse en base a una necesidad organizacional y que deben traer beneficios a los objetivos de negocio. El Acta de constitución del proyecto y la guía del PMBOK 6 guardan una especial relación para lograr este objetivo.
Te compartimos esta reseña de los cambios realizados al acta de constitución del proyecto a partir del PMBOK 6, para que actualices y traigas cosas nuevas a tus métodos de gestión de proyectos.
En el artículo encontrarás información sobre con que frecuencia se elabora el acta de proyecto, como el plan de gestión de beneficios es insumo para elaborarla y su importancia para asegurar alineación del proyecto con los objetivos de la organización.
Te presentamos a continuación los principales cambios en el acta de constitución del proyecto a partir de la guía PMBOK 6.
¿Qué es el acta de constitución del proyecto?
El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.Para más información te recomendamos nuestro artículo sobre que es el acta de constitución del proyecto.
> ¿Qué es el Acta de proyecto?
También te compartimos nuestra plantilla para elaborar el Acta de proyecto. Actualizada a la guía del PMBOK sexta edición.
> Plantilla del Acta de constitución de Proyecto
El Acta de proyecto y la guía PMBOK 6: Cambios
1.- El plan de gestión de beneficios como insumo para elaborar el acta de proyecto
A partir de la guía de gestión de proyectos PMBOK 6 se hace mucho énfasis en que todo proyecto debe traer beneficios tangibles y medibles para la organización. Es por esto que el PMI ha definido un nuevo documento, el Plan de gestión de beneficios:
- La información para su elaboración se obtiene a partir del análisis de necesidades y caso de negocio.
- La elaboración del plan de gestión de beneficios se realiza muy temprano en el ciclo de vida del proyecto, cuando el patrocinador (Sponsor) y la dirección ejecutiva de la empresa definen los beneficios que necesitan obtener.
- Debe documentar una explicación clara de cuáles serán los beneficios que traerá el proyecto y como estos se crearán, maximizaran y se mantendrán en el tiempo.
- Junto con el caso de negocio que sirve para su elaboración, el plan de gestión de beneficios es uno de los principales insumos en la elaboración del acta de constitución del proyecto (Proceso 4.1 de la guía del PMBOK sexta edición).
¿Buscas información sobre cuáles son los insumos para elaborar el acta de constitución de proyecto y para que se utiliza? Te recomendamos el siguiente artículo actualizado al PMBOK sexta edición:
> El Acta de constitución de proyecto y la guía de fundamentos PMBOK
- En muchas organizaciones la elaboración y mantenimiento del plan de gestión de beneficios se realiza en la gestión de portafolios o programas.
Lectura recomendada
PMBOK 6ta edición en Español
Autor: Project Management Institute
Las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI). Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, e información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
PMBOK 6ta edición (En Inglés)
Autor: Project Management Institute
La edición en Inglés de la nueva guía de Fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK 6ta edición, el estándar para la gerencia de proyectos definido por el Project Management Institute.
2.- La importancia del Acta de constitución para asegurar que el proyecto esté alineado con los objetivos estratégicos
A pesar que en ediciones anteriores del PMBOK está importancia ya se había venido mencionado, a partir de la guía PMBOK 6 se enfatiza mucho más la necesidad de alinear los objetivos de proyecto con la planificación estratégica de la organización, como medio para lograr que los beneficios del proyecto sean aprovechables.
Adicionalmente, a partir del PMBOK 6 deja establecido que el acta de constitución se elabora a partir del análisis de las necesidades de la organización, estudio de factibilidad, caso de negocio y descripciones de cuál es la situación que el proyecto abordará, por lo cual el acta de proyecto valida la alineación con las estrategias y acción ejecutiva de la organización.
3.- El proceso de gestión de proyecto para elaborar el acta de constitución
A partir de la guía del PMBOK 6, los procesos de gestión de proyectos se dividen en tres tipos, estos son:
- Procesos ejecutados una sola vez o ciertos momentos en el proyecto.
- Procesos ejecutados periódicamente según sea necesario.
- Procesos ejecutados continuamente durante el proyecto.
La elaboración del acta de constitución del proyecto (Proceso 4.1 de la Guía del PMBOK sexta edición) ha sido clasificada como un proceso ejecutado una sola vez o en ciertos momentos.
Sígue el siguiente enlace y te describimos como elaborar el Acta de proyecto, actualizado al PMBOK 6.
> Acta de constitución del proyecto: Elaboración en 6 pasos
En la gran mayoría de los casos, el acta de constitución de proyecto se elabora inicialmente una sola vez, en una fase previa a la existencia del proyecto. Aun así podrían admitirse cambios al acta de proyecto siguiendo los procedimientos de aprobación establecidos en ella.
¿Has adaptado la elaboración del acta de constitución de proyecto al nuevo PMBOK 6? ¿Qué otros estándares de la sexta edición del PMBOK has integrado a tu organización? ¿Cuáles fueron tus resultados y experiencia.
En la gran mayoría de los casos, el acta de constitución de proyecto se elabora inicialmente una sola vez, en una fase previa a la existencia del proyecto. Aun así podrían admitirse cambios al acta de proyecto siguiendo los procedimientos de aprobación establecidos en ella.
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