La gestión de riesgos en proyectos es un aspecto fundamental para el Project Management Institute (PMI), por lo cual se ha puesto especial atención en extender el contenido y hacer cambios importantes en la gestión de riesgos en el nuevo PMBOK 6, la guía de fundamentos de dirección de proyectos del PMI en su sexta edición.
La gestión de riesgos de proyecto es la que permite anticipar problemas y oportunidades, asegurando el logro de metas de fechas, costos y alcance. La guía del PMBOK le dedica un área de conocimiento y 7 procesos de gestión de proyectos.
La nueva guía del PMBOK 6 nos trae cambios importantes en la gestión de riesgos en proyectos, se ha agregado el “escalar respuesta” como nueva estrategia de respuesta al riesgo, se creó un nuevo procedimiento dedicado a implementar las respuestas al riesgo, entre otros aspectos.
En este artículo te presentamos los cambios referidos a la gestión de riesgos en el nuevo PMBOK 6 (Sexta edición).
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Los cambios de la nueva guía PMBOK 6 respecto a la gestión de riesgos
La gestión de riesgos de proyecto siempre ha sido un aspecto primordial de la gestión de proyectos PMI, pues es esta la que permite anticipar problemas y oportunidades, asegurando el logro de metas de fechas, costos y alcance.
El PMI ha publicado el nuevo estándar para la gestión de proyectos, en la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Esta guía engloba las últimas actualizaciones a la metodología PMI.
En lo que se refiere a la gestión de riesgos en proyectos, los cambios a la metodología PMI que trae la guía PMBOK 6 son los siguientes:
La gestión de riesgos de proyecto siempre ha sido un aspecto primordial de la gestión de proyectos PMI, pues es esta la que permite anticipar problemas y oportunidades, asegurando el logro de metas de fechas, costos y alcance.
El PMI ha publicado el nuevo estándar para la gestión de proyectos, en la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Esta guía engloba las últimas actualizaciones a la metodología PMI.
En lo que se refiere a la gestión de riesgos en proyectos, los cambios a la metodología PMI que trae la guía PMBOK 6 son los siguientes:
- La nueva estrategia de respuesta al riesgo: Escalar los riesgos.
- El nuevo proceso de gestión de proyectos de Implementar respuestas al riesgo.
- Cambio de nombre al proceso de Controlar los riesgos por Monitorear los riesgos.
- Gestión de riesgos en las metodologías ágiles.
- Tendencias y prácticas emergentes en la gestión de riesgos en proyectos.
A continuación describimos cada uno:
Una nueva estrategia de respuesta al riesgo: Escalar los riesgos
Previamente (en la guía PMBOK 5), la metodología PMI establecía 4 posibles estrategias, como técnicas para planificar la respuesta al riesgo, las cuales son:
- Para las amenazas: Evadir, transferir, mitigar y aceptar.
- Para las oportunidades: Explotar, compartir, mejorar y aceptar.
Estas estrategias están establecidas como una técnica en el proceso de gestión de proyectos de “Planificar las respuestas a los riesgos”. Para cada riesgo identificado y documentado en el registro de los riesgos, el Gerente de proyectos debe seleccionar y asignar a cada uno una estrategia de respuesta al riesgo.
Si buscas una plantilla para el registro de los riesgos y para el plan de gestión de riesgos te compartimos los siguientes enlaces:
> Plantilla de Plan de gestión de riesgos
> Plantilla de Registro de los riesgos
Con la nueva guía del PMBOK 6 ahora se añade la estrategia de “Escalar riesgo” tanto para las amenazas como las oportunidades. La guía PMBOK 6 establece:
- El escalar respuesta al riesgo se realiza cuando el equipo de proyecto o el patrocinador concluyen que el riesgo está fuera del alcance del proyecto.
- También podría ocurrir que el riesgo esté en el alcance pero que las acciones de respuesta estén más allá de la autoridad del Director de proyectos, en este caso el riesgo debe ser escalado.
- Los riesgos escalados se gestionan a nivel de programa, portafolio o el área organizacional apropiada que no esté a nivel de proyecto. Es recomendable que el Gerente de proyectos obtenga la confirmación de aceptación del riesgo escalado por parte de la persona u unidad organizacional que recibe.
- El Gerente de proyecto determina quién debe ser notificado acerca de las amenazas u oportunidades, comunicando los detalles que sean necesarios.
- Los riesgos son escalados al nivel organizacional cuyos objetivos se vean más afectados si la amenaza ocurre (O se vean más beneficiados si se trata de una oportunidad).
- Las amenazas u oportunidades dejan de ser monitoreadas por el equipo de proyecto después de ser escaladas. Sin embargo, se pueden dejar documentadas en el registro de riesgos para propósitos informativos.
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Autor: Project Management Institute
Las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI). Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, e información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
PMBOK 6ta edición (En Inglés)
Autor: Project Management Institute
La edición en Inglés de la nueva guía de Fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK 6ta edición, el estándar para la gerencia de proyectos definido por el Project Management Institute.
Nuevo proceso de gestión de proyectos: Implementar respuestas al riesgo
Un problema que se presenta frecuentemente en la gestión de riesgos en proyectos, es que el equipo de proyecto realiza un gran esfuerzo para identificar los riesgos, analizarlos, desarrollar las respuestas y documentarlos en el registro de riesgo, pero luego no se realiza ninguna acción para gestionar los riesgos.
Pensando en esto, el PMI estableció en su nueva guía del PMBOK 6 un proceso de gestión de proyectos dedicado a garantizar que se realicé la gestión de riesgos. Este proceso ahora se le conoce como Implementar respuestas al riesgo.
De acuerdo a lo establecido en la metodología PMI del nuevo PMBOK 6, implementar las respuestas al riesgo:
- Es el proceso para implementar los planes de respuesta al riesgo que han sido acordados y documentados en el plan de gestión de riesgos.
- Está dirigido a garantizar que las respuestas acordadas sean implementadas para abordar la exposición al riesgo, minimizar las amenazas y aprovechar las oportunidades.
- Se ejecuta durante todo el proyecto.
- Los insumos para su ejecución son:
- Plan de gestión de riesgos.
- El registro de riesgos.
- Registro de lecciones aprendidas.
- Otros activos de proceso organizacional: Políticas, procedimientos, metodologías, entre otros.
- Se ejecuta por medio de las siguientes técnicas y herramientas:
- Juicio experto: Para validar o modificar las respuestas al riesgo según su situación.
- Habilidades interpersonales y de trabajo en equipo: El Gerente de proyecto debe tener habilidades para influenciar y ganar apoyo, dado que el riesgo podría estar a cargo de personas que no estén bajo su autoridad o entrar en competencia (por dedicación de tiempo y recursos) con otras prioridades.
- Sistema de información de gestión de proyectos: Para evaluar el impacto y asegurar que las respuestas al riesgo sean integradas adecuadamente en los cronogramas, presupuestos y recursos.
- Como resultado de la implementación de respuestas al riesgo se obtiene:
- Solicitudes de cambio: La implementación de respuestas al riesgo pueden significar cambios a la línea base de costo y tiempo, así como otros componentes del plan de gestión de proyectos. Estas solicitudes deben ser procesadas en el proceso de control de cambios integrado del proyecto.
- Modificaciones a documentos de proyecto: Como resultado del implementar respuestas al riesgo, se pueden realizar cambios en la bitácora de incidencias (issue log), registro de lecciones aprendidas, registro de riesgos, reporte de riesgos e inclusive en las asignaciones del equipo de proyecto.
El PMI enfatiza la necesidad que los dueños del riesgo inviertan el esfuerzo necesario en implementar las respuestas al riesgo acordadas. Solo así se puede asegurar que la exposición a las amenazas sea minimizada y se aprovechen al máximo las oportunidades.
Cambio de nombre al proceso de gestión de proyectos: Monitorear los riesgos
El proceso de gestión de riesgos en proyectos conocido anteriormente como Controlar riesgos, pasa ahora a llamarse Monitorear riesgos.
Este proceso se encarga de monitorear la implementación de los planes de respuesta acordados, hacer seguimiento a los riesgos identificados, identificar y analizar nuevos riesgos. Este proceso ya existía en versiones previas de la guía del PMBOK y su principal beneficio es asegurar que las decisiones del proyecto se basen en información actualizada y correcta sobre el estado de los riesgos.
La razón del cambio de nombre de Controlar a Monitorear, obedece a que durante el proyecto, estos procesos se encargan de observar (monitorear) para entender que está sucediendo y ajustar la estrategia según las necesidades cambiantes.
Este cambio se ha realizado en las áreas de conocimiento de gestión de riesgos, gestión de los interesados y gestión de las comunicaciones, para diferenciarlo de actividades de control que si se realizan en las áreas de alcance, cronograma y costos, reflejando fielmente la actividad que realmente se está realizando.
Gestión de riesgos en las metodologías ágiles
Al comienzo del captiulo sobre el área de conocimientos de la Gestión de riesgos del proyecto en la guía del PMBOK 6, se ha incluido un subtitulo con consideraciones de la gestión de riesgos en entornos ágiles o adaptativos.
En resumen este subtitulo nos dice que bajo enfoques de trabajo adaptativos y metodologías ágiles, el riesgo se aborda por medio de las revisiones frecuentes y construcción de equipos multifuncionales para acelerar el intercambio de conocimientos. Los riesgos se identifican, analizan y gestionan constantemente durante la ejecución de la iteración.
Si buscas más información sobre las metodologías ágiles y el PMBOK te recomendamos este artículo:
> La guía del PMBOK sexta edición y las metodologías ágiles
Tendencias y prácticas emergentes en la gestión de riesgos en proyectos
Para cada área de conocimientos de la guía del PMBOK 6, el PMI ha incluido un subtitulo que trata sobre tendencias y prácticas emergentes.
En el caso de la gestión de riesgos de proyecto, estas prácticas emergentes tiene que ver con el surgimiento de la necesidad para gestionar riesgos no asociados a eventos y también de lo que se ha denominado la "resiciencia del proyecto".
Riesgos no asociados a eventos
Hasta ahora, la gestión de riesgos en proyectos se ha enfocado en riesgos asociados a eventos, por ejemplo, un recurso determinado podría dejar de estar disponible, un proveedor clave podría dejar de prestar servicios.
El PMI ha reconocido la existencia de riesgos no asociados a eventos, que también deben ser gestionados, por ejemplo riesgos asociados a la variabilidad, como que se identifiquen más errores de los esperados o que la productividad sea más baja de la esperada; o también riesgos de ambiguedad, por ejemplo nuevos vances tecnológicos, nuevas regulaciones que afecten al proyecto, entre otros.
Resiliencia del proyecto
El PMI también ha reconocido la existencia de los llamados riesgos desconocidos desconocidos, es decir riesgos que ni siquiera podemos identificar y desconocemos la respuesta si estos se presentan.
La resiliencia del proyecto significa la capacidad de este a responder a los riesgos desconocidos. Esta resiliencia se puede mejorar por ejemplo reconociendo reservas de contingencia en costos y cronograma, proyecto de estructura flexible, dar poder de desición al equipo para que actuen oportunamente, entre otros aspectos.
Estas tendencias sobre gestión de proyectos se describen con mayor amplitud en la Guía del PMBOK 6ta edición.
En conclusión sobre la Gestión de riesgos PMBOK 6
Estos cambios en la gestión de riesgos en proyectos reflejan con mayor fidelidad como se está haciendo a la gestión realmente en la práctica profesional. En el día a día nos encontramos con riesgos que deben ser escalados, de allí a que el PMI lo incluya explícitamente en la guía PMBOK 6, por otro lado, se debe garantizar la implementación de respuestas al riesgo para que esta sea realmente efectiva, y por ello el PMI ha agregado el nuevo proceso.
La gestión de riesgos continuará siendo un tema de especial atención en la gestión de proyectos y en los estándares del PMI.
La guía del PMBOK 6ta edición está disponible en Amazon en ediciones en Español e Inglés.
¿Y qué opinas tú?
¿Se ha implementado la gestión de riesgos de proyectos en tu organización? ¿Tienen procedimientos para escalar los riesgos? Déjanos tus comentarios al final del artículo.
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En Resiliencia del proyecto aplicaría utilizar las Reservas de Gestión para Riesgos Desconocidos-Desconocidos no? La Reserva para Contingencias según el PMBok es el Tiempo o dinero asignado en el cronograma o línea base de costos para riesgos conocidos con estrategias de respuesta activas. Gracias!
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