Definicion de proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. 

Esta es la definición de proyecto establecida por el Project Management Institute (PMI), una de las organizaciones más reconocidas mundialmente en lo referente a estándares de gestión de proyectos y autores de la guía de fundamentos de dirección de proyectos (PMBOK).

En el contexto de que es un proyecto, resultado único significa que los proyectos son realizados para lograr objetivos produciendo entregables. El objetivo es único y específico a su localización, diseño, entorno, situación, personas involucradas y otras características.

Que un proyecto sea temporal significa que tiene un inicio y fin claramente definido. El fin del proyecto puede darse por varias condiciones, por ejemplo logro del objetivo, imposibilidad de lograr el objetivo, desaparición de la necesidad que dio origen al proyecto, agotamiento de los fondos, entre otros.

A continuación te presentamos el significado de la definición de proyecto.

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Producto, servicio o resultado único de un proyecto

La definición de proyecto gravita en torno a que estos se realizan para lograr un objetivo único. ¿Qué es un objetivo? Se define como un resultado deseado hacia el cual dirigir esfuerzos, posición estratégica que desea alcanzarse, propósito a realizar, resultado a obtener, producto a elaborar o servicio a desempeñar.

Los objetivos en un proyecto se logran produciendo entregables. Un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad para realizar un servicio que sea única y verificable, necesaria para completar un proceso o fase del proyecto.

Alineados con la definición de lo que es un proyecto, el mismo puede resultar en alguno de los siguientes entregables:

• Un producto único componente de otro elemento, mejora o corrección de un elemento o un elemento completamente nuevo.

• Un servicio o capacidad para realizar un servicio que sea único, por ejemplo, una nueva unidad funcional que brinda apoyo a la producción o distribución podría ser el entregable de un proyecto.

• Un resultado único, como por ejemplo un documento con los resultados de una investigación de tendencias o nuevos procesos que podrían beneficiar a la sociedad.

• Combinaciones de uno o más productos, servicios o resultados, como por ejemplo una aplicación de software, la documentación asociada y la nueva unidad organizacional que suministrará el servicio de soporte.

Proyectos diferentes con elementos que se repiten

La definición de proyecto del PMI, permite la presencia de elementos que se repitan en algunos entregables y actividades, lo cual no significa que el trabajo que se esté realizando no sea único.

Por ejemplo, se pueden construir edificios de oficinas o viviendas con los mismos materiales y con el mismo equipo de obreros, sin embargo cada edificio es único en cuanto a su localización, diseño, entorno y situación, por lo cual debe abordarse como proyectos diferente.

Otro ejemplo, se puede implementar el mismo software comercial ERP en diferentes clientes, la metodología de implementación e inclusive el equipo de especialistas en sistemas puede ser el mismo, sin embargo cada implementación es única del cliente y las personas involucradas son diferentes, por lo que deben tratarse como proyectos diferentes.

Ejemplos de que es un proyecto

El PMBOK 6, guía de fundamentos de dirección de proyectos elaborada por el PMI nos presenta varios ejemplos de que es un proyecto:

• Construir un edificio.
• Desarrollar un nuevo farmaco.
• Realizar la expansión de un servicio de guía turístico.
• Fusión de dos organizaciones.
• Mejorar un proceso de negocio en una organización.
• Adquirir e instalar un nuevo sistema de hardware en una organización.
• Realizar exploración petrolera en una región.
• Modificar un programa de software computarizado.
• Realizar la investigación para desarrollar un nuevo proceso de manufactura.

La gestión de proyectos no se limita únicamente a las industrias de construcción o tecnología de información, los proyectos pueden darse en un amplio espectro de industria, manufactura, farmacéutica, servicios de consultoría, aeroespacial y muchas más. De allí la importancia de difundir la definición de proyecto en todos los sectores.

Las operaciones del día a día no son proyectos

Las operaciones son los procesos, procedimientos, infraestructura y sistemas por los cuales la organización ejecuta el día a día de sus actividades. Por ejemplo, fabricar un producto, procesar pagos, recibir y despachar una orden de compra, realizar el mantenimiento preventivo de equipos.

Si bien cada producto a fabricar, pago, orden de compra y mantenimiento es una transacción única, la ubicación donde se realiza, proceso que se ejecuta y personas involucradas son los mismos. Por tanto, cada transacción no puede considerarse única desde el punto de vista de la definición de proyecto.

Sin embargo, un esfuerzo para optimizar el proceso de orden de compra y despacho, realizando e implementando cambios, o por ejemplo la compra de nuevos equipos de fabricación y reingeniería de sus procesos si pueden considerarse esfuerzos únicos, desde el punto de vista delo que es un proyecto.

Los proyectos son temporales

Un componente fundamental de la definición de proyecto es que los mismos son esfuerzos temporales, con un inicio y fin claramente definido.

Temporal no significa necesariamente de corta duración, los proyectos pueden durar varios meses e inclusive años. Sin embargo para que puedan considerase proyectos deben tener definido un final bajo ciertas condiciones.

El final de un proyecto se ha alcanzado cuando se cumple alguna de las siguientes condiciones:

• Logro de los objetivos del proyecto.

• Se determina que los objetivos del proyecto no se pueden lograr.

• Los fondos presupuestos se agotaron o dejan de estar disponibles para el proyecto.

• La necesidad que dio origen al proyecto desaparece. Por ejemplo: El cliente ya no necesita el proyecto, cambios en estrategia o prioridades de la organización, decisión de la administración o alta gerencia de cancelar el proyecto.

• Los recursos humanos o físicos necesarios para ejecutar el proyecto dejan de estar disponibles.

• Cancelación por causa legal o de conveniencia.

Los proyectos son temporales, pero dentro de la definición de lo que es un proyecto, se entiende que sus entregables pueden perdurar mucho más allá del fin del proyecto. Por ejemplo, las pirámides de Egipto fueron construidas para que duraran por miles de años.

Los entregables del proyecto pueden tener un impacto social, económico, material o ambientan por mucho más tiempo y con amplias repercusiones que van más allá de la fecha de finalización.

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Los proyectos son agentes de cambio en las organizaciones

Otro aspecto importante que debemos considerar en la definición de proyecto, es que estos funcionan como agentes de cambio en las organizaciones.

Desde una perspectiva organizacional o de negocio, veremos que el esfuerzo está dirigido a llevar la organización desde una situación o estado, a una nueva situación para lograr objetivos específicos. Podemos referirnos al estado inicial como la situación actual, o como son las cosas actualmente. Por otro lado, podemos referirnos al resultado deseado del cambio impulsado por el proyecto como la situación deseada o futura.

Para algunos proyectos, puede ser necesaria la creación de estados intermedios o de transición, en la cual se realicen múltiples etapas para lograr un estado futuro.

La culminación exitosa de un proyecto implica que la organización se ha movilizado a un estado deseado futuro, logrando objetivos específicos.

La creación de valor para la organización es parte de lo que es un proyecto

EL PMI define el valor para el negocio como el beneficio neto que deriva de un esfuerzo o emprendimiento.

Dentro de la definición de proyecto, el valor se refiere a los beneficios que los interesados obtienen del producto, servicio o resultado, los cuales pueden ser tangibles, intangibles o ambos.

Ejemplos de beneficios tangibles pueden ser activos monetarios, acciones, utilidad, herramientas, porción de mercado, entre otros.

Entre los beneficios tangibles pueden estar la creación de buena voluntad, reconocimiento de la marca, beneficio público, posicionamiento de marcas y reputación

Contexto en el cual se inician los proyectos

Para entender que es un proyecto, también debemos estudiar las causas por las cuales los líderes de la organización los acometen.

Los líderes de la organización inician proyectos para responder a factores que están influyendo sobre la organización. El PMI define 4 categorías para clasificar estos factores, a saber:

• Cumplimiento de requerimientos regulatorios, legales o sociales.
• Satisfacer las necesidades o solicitudes de los interesados (Stakeholders).
• Implementar o modificar estrategias de negocio o tecnológicas.
• Crear, mejorar o corregir productos, procesos o servicios.

Estos factores influyen sobre las operaciones y estrategias de la organización. Los líderes de la organización responden ante estos factores para que la organización continúe siendo viable. Los proyectos son los que proporcionan los medios para que las organizaciones realicen los cambios necesarios para afrontar estos factores.

Ejemplos de factores que conducen a la creación de un proyecto

El PMI incluye en la guía del PMBOK 6 algunos ejemplos de factores que podrían conducir a la creación de un proyecto:

• Nueva tecnología: Una compañía de electrónica autoriza un proyecto para desarrollar un nuevo laptop más rápido, pequeño y de menor precio, como respuesta a nuevos avances en tecnología de memoria y electrónica.

• Mejora de un proceso de negocio: Una organización acomete un proyecto para implementar los resultados de una evaluación Six Sigma.

• Cambios económicos: Una crisis o coyuntura económica resulta en cambios en las prioridades para un proyecto actualmente en ejecución.

• Nueva oportunidad estratégica o necesidad de negocio: Una compañía autoriza un proyecto para desarrollar un nuevo curso para atender una demanda en área específica.

• Requerimientos legales: Una compañía de químicos autoriza un proyecto para desarrollar los procedimientos para el manejo adecuado de un nuevo material tóxico.

¿Y qué opinas tú?

¿Nos compartirías una definición de proyecto? ¿Qué es un proyecto en tu empresa u organización? ¿Agregarías algo a la definición de proyecto expuesta en este artículo? Déjanos tu opinión en la sección de comentarios.

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