Técnicas para mejorar la comunicación en equipos de desarrollo de software

Este artículo es una contribución de Sinnaps, herramienta para planificar proyectos de forma automática según sus necesidades, que tiene en cuenta los riesgos e imprevistos, re-calcula la mejor ruta para optimizar todos tus recursos, gestiona costes y coordina todas las responsabilidades del proyecto. Consulta más información sobre Sinnaps.

¿Sabías que el 57% de los proyectos fracasados, lo hace debido, en parte, a fallos de comunicación?

A menudo se convierte en el principal obstáculo de muchos proyectos de desarrollo de software. Saber cómo transmitir lo que necesitamos, mantener un constante sistema de comunicación, conocer los distintos roles del equipo o, simplemente, saber escuchar. La comunicación en equipos de desarrollo de software suele ser de los aspectos más subestimados en el sector.

Así lo ponía sobre relieve un estudio realizado por The Bull Survey, quien aseguraba que "el 57 por ciento de los casos en que un proyecto fracasa, lo hace porque existe una mala comunicación entre partes relevantes." Sin duda, para tenerlo en cuenta.

En este artículo, veremos cómo mejorar nuestras dotes comunicativas para que los proyectos de software funcionen a toda vela. Y es que, uno de los requisitos imprescindibles de cualquier metodología ágil es, precisamente, la práctica de una comunicación dinámica y efectiva.

En la mayoría de ocasiones hablamos de habilidades sociales que el profesional posee o no. Sin embargo, este don se puede desarrollar y mejorar para ser más productivos. De hecho, "el 75% de los PM consideran la comunicación como una de las actividades que más tiempo consumen", según explica el estudio Project Management Tools in Practice. Para evitar precisamente esto y ganar tiempo en nuestras comunicaciones, podemos aplicar algunos de estos trucos y utilizar las herramientas de gestión, que integren una comunicación eficaz en sus funcionalidades, como es el caso de Sinnaps.

A través de nuestro ordenador, los profesionales IT no hay quien les gane, pero ¿qué ocurre cuando tienen que trasladar ese lenguaje al mundo físico de la palabra?

¿Cuándo debemos tener especialmente cuidado a la hora de comunicarnos?

En equipos dispersos geográficamente. Muchos equipos en el desarrollo de software trabajan a distancia, un requisito cada vez más frecuente con el que debemos lidiar cada día. Son muchas la ventajas que nos ofrece este sistema y una realidad muy asimilada por todos. Pero, también estamos cada vez más familiarizados con sus inconvenientes: aislamiento, motivación, ausencia de sentimiento de permanencia, datos incompletos, etc. Todo esto lo podemos resolver con una comunicación especialmente diseñada para este tipo de equipos de trabajo online.

Estrategia de comunicación en equipos de desarrollo de software. 

Para que esto no ocurra, no pierdas de vista los siguientes pasos:

1.- Identificar a todos los interesados de los proyectos de software. 

Es clave saber con quién tenemos que tratar a lo largo de la planificación y desarrollo del proyecto; sus responsabilidades, intereses y roles.

Para ello y desde el principio, es importante delimitar tareas y asignar las actividades a quienes realmente corresponda. Suele existir una actividad para cada colaborador.

2.- Involucrar a colaboradores en una misma app. 

Invita a los miembros del equipo a que sigan la evolución de la planificación del proyecto en aplicaciones que realmente permitan una comunicación instantánea y efectiva. Afortunadamente, cada vez son más las apps que integran planificación y gestión con sistemas de comunicación completos.

De las más utilizadas, por ejemplo, es Sinnaps, que integra un chat en cada actividad para organizar las conversaciones según el tema. De hecho, se puede llegar a reducir la recepción de e-mails hasta un 48%.

Imagen de: Sinnaps

3.- Preparar adecuadamente la reunión de arranque o Kick Off time. 

Será la primera toma de contacto entre todo el equipo y el proyecto. En ella, se sentarán las bases de la evolución del trabajo, se hablará de protocolos, de requisitos generales –no, de detalles-, se asignarán tareas, y de las cosas más importantes, saldrán preguntas a problemas que más adelante deberemos ir resolviendo. Al fin y al cabo, en esto consiste la gestión de proyectos, de cualquier tipo.

Es preferible que en esta reunión de arranque puedan personificarse todos los miembros del equipo. Recuerda que uno de los objetivos más importantes en el Kick Off time, no son los requerimientos del proyecto, sino el carácter social que fomentar las relaciones entre las personas, la confianza, el conocimiento de nuestros compañeros y la facilidad que ofrecen estos aspectos para hablar y hablar entre nosotros, a lo largo del proyecto. 

Imagen de: Sinnaps

4.- Identificar tus hitos desde el principio y transmitirlo. 

Al dividir nuestro proyecto en bloques, necesitamos un seguimiento continuo para decidir lo que hacer en la siguiente fase. Por ello, es importante saber los objetivos a tratar al final de cada bloque y transmitirlo adecuadamente al equipo. La comunicación en este sentido, es imprescindible para recoger toda la información necesaria y tomar la decisión adecuada en el momento oportuno, y no cuando sea demasiado tarde. Otra de las claves de la metodología ágil.

5.- Utilizar sistemas de notificación inmediata. 

Toda aplicación para la planificación y gestión de proyectos de software, debe ofrecer un sistema de notificaciones adecuada. Ten en cuenta, que con técnicas ágiles, cada vez realizamos más cambios en la planificación. Imagina si tenemos que informar a cada persona de todo lo que se ha modificado en su actividad. Si configuramos en nuestra herramienta, un sistema de avisos adecuado, todo el equipo permanecerá al día de lo que esté sucediendo en el proyecto. Lo que, automáticamente, incrementa el nivel de motivación y disminuye el sentimiento de aislamiento, si lo hubiere.

— Obtener informes completos. Utiliza los informes de proyecto que ofrecen estas apps de planificación y gestión, para comunicarte con tu equipo en las reuniones de seguimiento.

— Revisar el historial de la evolución del proyecto. Otra de las herramientas de comunicación más utilizadas. En el historial del proyecto o log de apps como Sinnaps, veremos todo lo que ha sucedido en la planificación al instante.

Y no te olvides de… las habilidades no técnicas para una comunicación fluida:

— Transparencia y credibilidad

—Empatía

—Feedback y escucha activa

—Estilo del lenguaje, verbal y no verbal.

—Resolución de conflictos y negociación

—Lectura como un hábito, nos enseñará a saber transmitir necesidades y opiniones a los demás.

—Asertividad

—Respeto

—Persuasión

Ya son muchos los equipos de desarrollo de software que tienen en cuenta este aspecto social que está tomando el Project Management en todos los sectores. Las empresas funcionan gracias a las relaciones entre las personas, de la misma manera que ocurre con la Gestión de Proyectos.

Sinnaps es el primer gestor de proyectos inteligente, capaz de planificar proyectos de forma automática según sus necesidades. Su tecnología exclusiva, utiliza un potente motor de renderizado basado en algoritmos de lógica PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) para optimizar la gestión, mientras asesora en la toma de decisiones a través del Valor Ganado o EVM (Earned Value Management).

Para más información sobre Sinnaps: info@sinnaps.com

¿Y que opinas tu?

¿Como manejas las comunicaciones en tus proyectos? ¿Utilizas herramientas de software colaborativo y de gestión? ¿Cual ha sido tu experiencia? Te invitamos a dejar tus comentarios al final del artículo y a suscribirte por los distintos canales, incluyendo lista de correos y redes sociales.

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