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Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance para lograrlo. Cada proyecto se inicia con una idea, visión u oportunidad de negocio, que representa el punto de partida y debe estar asociado con los objetivos de negocio de la organización.
El acta de constitución del proyecto (Project Charter) es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración que existirá entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.
Es un componente de suma importancia para la gerencia de proyectos, en especial en las fases de inicio y planificación. Es un documento al cual se hará referencia en toda la vida del proyecto.
Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.
A continuación presentamos: Qué es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.
Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK, el acta de constitución del proyecto es un documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus actividades.
A continuación presentamos: Qué es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.
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¿Qué es el acta de constitución del proyecto?
El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.
Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK, el acta de constitución establece la relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.
Cuando el proyecto es contratado a un tercero, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.
Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en el seno de la organización para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.
Muchas organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo que permite que este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este no ha sido aprobado por el comité.
En este caso el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para hacer el acta.
Si te gustaría saber cuales son las funciones del Gestor de proyectos te recomendamos este artículo:
> El Director de proyectos en la empresa y sus funciones
> Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición
Sin embargo, muchas organizaciones cuentan con una estructura más funcional, sin Gerentes de proyectos exclusivos (comparten sus tareas con otras funciones). En estos casos, el Patrocinador puede nombrar otros colaboradores (usualmente de su propio departamento) para elaborar el Acta de constitución del proyecto.
¿Quien se encarga de elaborar el Acta de constitución del proyecto?
Muchas organizaciones cuentan con un equipo dedicado de Gerentes de proyecto, lo que permite que este sea asignado desde etapas iniciales del proyecto, inclusive cuando este no ha sido aprobado por el comité.
En este caso el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para hacer el acta.
Si te gustaría saber cuales son las funciones del Gestor de proyectos te recomendamos este artículo:
> El Director de proyectos en la empresa y sus funciones
> Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición
Sin embargo, muchas organizaciones cuentan con una estructura más funcional, sin Gerentes de proyectos exclusivos (comparten sus tareas con otras funciones). En estos casos, el Patrocinador puede nombrar otros colaboradores (usualmente de su propio departamento) para elaborar el Acta de constitución del proyecto.
¿Qué contiene el acta de constitución de un proyecto (Project Charter)?
La metodología PMI en la guía del PMBOK sexta edición establece algunos de los puntos de debe incluir el Acta de constitución de un proyecto, como lo muestra la siguiente lámina:
Algunos de estos puntos son:
- Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
- Requisitos de alto nivel.
- Premisas (Supuestos) y restricciones.
- Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites.
- Los riesgos de alto nivel.
- Resumen del cronograma de hitos.
- Resumen del presupuesto del proyecto.
- Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no, quien firma la aprobación).
- Criterios de cierre o cancelación del proyecto.
- Gerente de proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad.
- Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
¿Buscas una plantilla para elaborar el acta de proyecto?
Aquí te la compartimos:
> Plantilla de Acta de constitución del proyecto (Project Charter)
¿Cómo se elabora el acta de constitución del proyecto?
A partir de la guía del PMBOK 6ta edición, quedo establecido que los dos principales insumos para elaborar el acta de proyecto son el caso de negocio y el plan de gestión de beneficios.
El caso de negocio sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los factores del entorno.
El plan de gestión de beneficios presenta una explicación clara de cuáles serán los beneficios que traerá el proyecto y como estos se crearán, maximizaran y se mantendrán en el tiempo. Es elaborado a partir del análisis de necesidades de la organización y del caso de negocio.
Una de las herramientas principales para desarrollar el acta de constitución del proyecto es el "juicio de expertos". El juicio de expertos es proporcionado por especialistas en áreas de aplicación, de conocimiento, disciplina, industria, entre otros, proporcionado por personas con formación, conocimiento o experiencia en el área.
Para obtener esta experticia, se recurre a personal de la organización, consultores, Los interesados (clientes, patrocinadores, etc.), la oficina de gestión de proyectos (PMO) si existe, así como entes externos (asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.
En particular, para elaborar el acta de proyecto, los expertos deben tener conocimientos en:
- Estrategia organizacional.
- Gestión de beneficios del proyecto.
- Conocimientos técnicos en la industria o área del proyecto.
- Estimación de duración y costos.
- Conocimiento de los riesgos en el área (para poder ayudar a identificar cuales son).
¿Buscas más información sobre cómo elaborar un acta de proyecto? Aquí te compartimos un artículo sobre este tema:
> 6 pasos para elaborar el Acta de proyecto
¿Cuál es la importancia del acta de constitución del proyecto (Project Charter)?
Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 6ta edición, los proyectos se inician como consecuencia de las necesidades internas de la organización o empresa y también a raíz de influencias externas.
Con frecuencia, estas necesidades o influencia ameritan el análisis de las necesidades o estudio de factibilidad para garantizar el uso adecuado de los recursos de la organización y el retorno de beneficios.
La elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy utíl para confirmar que el nuevo proyecto está en alineación con la planificación estratégica y otros trabajos en curso en la organización, asegurando que el proyecto retornará beneficios que impulsaran el logro de objetivos organizacionales.
Además, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitución de un proyecto siguiendo la metodología PMI y los lineamientos de la guía del PMBOK 6ta edición, es registrar el proyecto formalmente en la organización, dar inicio al proyecto, establecer claramente sus límites y establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y aceptación formal del proyecto por parte de la dirección general.
¿Utilizas el acta de proyecto en los procedimientos de tu organización?, ¿Cuál es el contenido del acta de constitución del proyecto en tu organización?, ¿Para qué utilizas el acta de constitución del proyecto?
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Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos ahora incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, iterativos y adaptativos al proyecto. También, la nueva guía hace mayor énfasis en los conocimientos estratégicos y del negocio, incluyendo información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
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