Modelo de cómo hacer una propuesta

Tanto si tienes una empresa de desarrollo de proyectos o eres un profesional independiente dedicado a la prestación de servicios profesionales, necesitas tener a la mano un modelo de propuesta de servicios que puedas llenar para responder a las solicitudes que te hagan los clientes.

Con una propuesta de servicios podrás exponer tu entendimiento de las necesidades y los servicios que suministraras para atenderlas, no solo basta con que sea vistosa y de presentación impecable, el principal protagonista es el contenido, pues con este es que demostrarás que puedes satisfacer las expectativas.

Para ayudarte con este reto, aquí te compartimos un modelo de cómo hacer una propuesta, con el cual podrás exponer a tus clientes aspectos como los objetivos y alcance de los servicios, entregables, plan de trabajo, metodologías y herramientas, personal y otros recursos, capacidades técnicas de tu organización, entre otros aspectos.

Esta plantilla aborda tanto el modelo de propuesta técnica como el modelo de propuesta económica, que según lo requiera el cliente podría ser necesario separar en dos propuestas.

PMOInformatica.com presenta a continuación el modelo de propuesta de servicios profesionales.

Descargar el modelo de cómo hacer una propuesta de servicios profesionales

Para descargar el modelo de propuesta de servicios profesionales, sigue el siguiente enlace:

>> Descargar el modelo de propuesta de servicios

Más adelante en este artículo se describen las secciones de la plantilla e información sobre el contenido que puede incluirse en cada una.

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Secciones del modelo de cómo hacer una propuesta

• Datos del proyecto: Información general de la propuesta tales como la versión, autor de la versión, empresa u organización cliente, patrocinador (principal contacto en el cliente), gerente de proyecto asignado, fecha de entrega de la propuesta, entre otros.

• Resumen ejecutivo: Sirve de introducción a la propuesta y se describe de forma concisa su contenido, especificando quien emite la propuesta y para quien se emite, en el marco de que proyecto se está emitiendo, resumen de cuál es la necesidad del cliente, resumen de los objetivos y alcance definidos para atender esa necesidad y resumen de tus capacidades para abordar el problema.

• Nuestro entendimiento: En esta sección se describe el entendimiento de la solicitud del cliente y como se estructura la necesidad que da origen a la propuesta de servicios. Aquí se tiene una buena oportunidad de “vender” al cliente y otros interesados (stakeholders) que tú eres quien mejor entiende su problema y por ende estas en mejor posición para solucionarlo.

• Objetivos: Aquí se le muestra al cliente como vas a resolver su problema, atendiendo sus necesidades y expectativas. Para ello puedes estructurarlo en varios objetivos específicos. Para cada objetivo específico indicaras que vas a hacer y que beneficio traerá lo que vas a hacer para atender la necesidad del cliente.

• Alcance: El alcance listará los puntos específicos del trabajo que se va a realizar, siendo importante estructurarlo por objetivos (para un mejor entendimiento de la propuesta), así como acompañarlo con indicadores que permitan cuantificar y acotar el alcance, por ejemplo si se van a realizar reuniones de ingeniería de requisitos indicar cuantas, si se van a desarrollar módulos de un sistema decir cuales módulos y demás aspectos.

Entre mayor extensión de esta sección es mejor para dejar bien claro los servicios que se van a prestar. Aquí también es importante resaltar cualquier punto que no esté en el alcance que necesites mencionar específicamente.

• Entregables: Sino quedo explícito en el alcance, puedes incluir una sección que liste y describa los entregables, que pueden ser documentos (como por ejemplo de análisis y diseño) o instalaciones de productos entregadas. La importancia de esta sección es que los entregables son los que definen que los servicios solicitados fueron prestados.

• Plan de trabajo: Se presenta un plan de trabajo para prestar los servicios especificados, esto según el nivel de información con que se cuente en este momento. El plan debe contener como mínimo los entregables del servicio o las fases y los plazos de tiempo en que planean ejecutarse. Por ejemplo se puede presentar un plan general mensual o semanal. Adicionalmente, se puede incluir un plan de hitos.

• Personal y recursos: En cuanto a personal, aquí se definen que personal se asignará, perfil, número de consultores por perfil, organigrama de trabajo, modelo de relación con el cliente, roles del proyecto y su descripción, entre otros. Asimismo, si el proyecto precisa equipos o materiales, en esta sección también se pueden especificar cuáles serán asignados como parte del servicio y cuáles deben ser procurados por el cliente.

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• Premisas y consideraciones: Se incluyen todos los supuestos que se están asumiendo al presentar la propuesta y se deja explicito que deben cumplirse para poder entregar en el plazo y presupuesto indicado. Aquí pueden indicarse aspectos como por ejemplo insumos que debe suministrar el cliente, lapsos para revisión de los entregables, procedimientos para manejar cambios de alcance, recursos que deben llegar al proyecto (por parte del cliente) en una fecha específica y cualquier otra condición que afecten la prestación del servicio.

• Herramientas y metodologías: Toda propuesta de servicios profesionales cuenta con una base académica y metodológica, en esta sección se puede describir esta base, para demostrarle al cliente que se cuenta con conocimiento y métodos para resolver su problema. Aquí se puede describir por ejemplo las metodologías de gerencia de proyectos y de gestión técnica a utilizar, describiendo sus pasos, actividades en cada paso y formas de trabajo.

• Capacidades técnicas: Aquí se describen las capacidades técnicas de la organización que presta el servicio y de los profesionales asignados, por ejemplo conocimientos que tienen, carreras universitarias, equipos que saben manejar, certificaciones profesionales que posee, lenguajes de programación que dominan o cualquier otro conocimiento técnico relacionado con el proyecto.

• Honorarios: En esta sección incluirás el monto de los honorarios que fijaras por los servicios profesionales, debes indicar información como por ejemplo el número de unidades de trabajo (horas o días), la tarifa asignada por unidad de trabajo, tarifas por especialidad profesional de los consultores que se estén asignado, información de las formas de pago (porcentajes según entregables o mensual), entre otros.

En toda propuesta de servicios es importante realizar una estimación del esfuerzo a invertir lo más precisa posible, dado que después de aprobada será muy difícil justificar cambios de alcance, pues la omisión quedaría de parte del proveedor. En este sentido en el área de desarrollo de software existen métodos como el de puntos de función. Asimismo, se puede respaldar la propuesta con una elaboración previa del presupuesto del proyecto.

• Acerca de la empresa: Información acerca de las capacidades de la empresa tales como, países en los que tiene presencia, número de personas global o por país, divisiones de servicios, portafolio de servicios profesionales que presenta, clientes que ha atendido, proyectos que ha realizado, casos de éxito, entre otros. Se puede ser tan extenso como se necesite y es importante recurrir a gráficos y diagramas.

¿Y tú qué opinas?

¿Qué opinas del modelo de propuesta de servicios profesionales compartido?, ¿Utilizas algo similar en tu trabajo u organización?, ¿Qué secciones incluyes en tus propuestas?

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Autor: Silvia Estrems

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