Según un estudio del Project Management Institute (PMI), presentado en el PMI Pulse of the Profession 2015, el 40% de los fracasos en los proyectos están siendo ocasionados por inexactitudes en el levantamiento y documentación de la ingeniería de requisitos.
La experiencia ha demostrado que al utilizar el modelado de flujogramas en la ingeniería de requerimientos, se pueden identificar con mayor facilidad los puntos clave, establecer las relaciones entre requerimientos y lograr un entendimiento común entre todas las partes del producto final que aportará tu proyecto.
Aquel dicho que reza que “una imagen vale más que mil palabras” es muy aplicable a la ingeniería de requerimientos, por lo cual dedicamos este artículo a describir la importancia del modelado visual y cómo podemos utilizarlo para mejorar la definición de alcance y descripciones de las necesidades de los interesados, para así garantizar el éxito de los proyectos.
PMOInformatica presenta: Flujograma de procesos y la gerencia de proyectos.
¿Tienen relación la elaboración de flujogramas con la gerencia de proyectos?
El Project Management Intitute (PMI) y su metodología PMI para la dirección de proyectos reconocen la ingeniería de requisitos como un aspecto fundamental para determinar las necesidades de los interesados, para así definir un alcance que logré aportar valor a sus operaciones.
La guía de dirección de proyectos del PMI, el PMBOK 5ta edición, reconoce procesos para recopilar los requisitos de los interesados (Proceso 5.2) y posteriormente definir el alcance a partir de los mismos (proceso 5.3).
Los flujogramas de procesos están definidos como herramientas de la dirección de proyectos para recopilar requisitos y definir alcance, y como veremos a continuación pueden ayudarte en una mejor definición que se corresponda con las expectativas de los interesados.
Más allá del modelado de procesos, la gestión de procesos de negocio y el software BPM van un paso más allá, pues son los esfuerzos de mejora y optimización que resultan de este los que pueden dar origen a nuevos proyectos en la organización.
El reconocimiento del PMI de está realidad inclusive ha motivado el desarrollo de una nueva certificación de Profesional en Análisis de Negocio del PMI (PMI-PBA)
¿Qué es un flujograma de procesos?
Un flujograma, incluye los pasos de un determinado proceso que se quiera representar, interconectados con flechas que indican las posibles direcciones o rutas que puede seguir.
Aquí en la imagen presentamos un ejemplo.
Los flujogramas manejan otros símbolos, por ejemplo decisorios para representar escenarios que pueden seguirse.
También se pueden representar los entregables o documentos que produce un determinado proceso.
¿Cuáles son los beneficios de usar los flujogramas en la ingeniería de requisitos?
¿Qué ocurre si no tengo tiempo de detenerme e invertir considerable tiempo en representar los requisitos como flujogramas?
Es potestad de la Gerencia de proyectos el decidir que modelos visuales usar, cuando usarlos y que tan detallados hacerlos. Al igual que con un libro de recetas, puedes tomar solo lo que necesitas y hacer tu propio récipe.
A veces el modelado puede verse como una actividad extenuante, que nos consume mucho tiempo, que no tenemos pues la gerencia y los interesados conceden muy poco tiempo para elicitar los requisitos de un proyecto.
Sin embargo, invertir un poco más de tiempo en esto al principio te ahorrará dolores de cabeza y retrasos al final, por lo que definitivamente es recomendable no obviar este paso.
El reconocimiento del PMI de está realidad inclusive ha motivado el desarrollo de una nueva certificación de Profesional en Análisis de Negocio del PMI (PMI-PBA)
¿Qué es un flujograma de procesos?
Un flujograma, incluye los pasos de un determinado proceso que se quiera representar, interconectados con flechas que indican las posibles direcciones o rutas que puede seguir.
Aquí en la imagen presentamos un ejemplo.
Los flujogramas manejan otros símbolos, por ejemplo decisorios para representar escenarios que pueden seguirse.
También se pueden representar los entregables o documentos que produce un determinado proceso.
¿Cuáles son los beneficios de usar los flujogramas en la ingeniería de requisitos?
- Los flujogramas de procesos pueden ayudarte a poder discernir las descripciones de los requerimientos de los interesados, transformando esas extensas cantidades de texto en “historias” que pueden leerse fácilmente.
- Es más fácil analizar y discutir un flujograma que una descripción extensa de requisitos.
- Cuando representamos los requerimientos en descripciones de texto, las relaciones entre ellos suelen opacarse. Con un flujograma puedes reconocer donde estas relaciones ocurren, identificando puntos clave, que podrían representar riesgos para la operación de los clientes del producto final de tu proyecto.
- Los modelos visuales ayudan a identificar donde pueden existir posibles redundancia en las funcionalidades y datos, para mejorar así las definiciones de requisitos y alcance.
- En muchas ocasiones los requisitos no están definidos con claridad, ni siquiera por los interesados que tienen la necesidad. El modelado visual de un flujograma de proceso puede ayudarnos en las mesas de trabajo con las áreas clientes, para hacer las preguntas adecuadas y desarrollar un entendimiento común de sus necesidades.
- Al aportar una visibilidad del panorama completo, abstrayéndonos de detalles técnicos, los modelos de flujograma pueden ayudar a los interesados a identificar requerimientos faltantes que no se les hayan ocurrido todavía.
¿Qué ocurre si no tengo tiempo de detenerme e invertir considerable tiempo en representar los requisitos como flujogramas?
Es potestad de la Gerencia de proyectos el decidir que modelos visuales usar, cuando usarlos y que tan detallados hacerlos. Al igual que con un libro de recetas, puedes tomar solo lo que necesitas y hacer tu propio récipe.
A veces el modelado puede verse como una actividad extenuante, que nos consume mucho tiempo, que no tenemos pues la gerencia y los interesados conceden muy poco tiempo para elicitar los requisitos de un proyecto.
Sin embargo, invertir un poco más de tiempo en esto al principio te ahorrará dolores de cabeza y retrasos al final, por lo que definitivamente es recomendable no obviar este paso.
Si no haces el modelado visual al principio, tarde o temprano tendrás que elaborarlo de todas formas, bien sea cuando te reúnas con los ejecutores para identificar la causa de algún defecto, o cuando tengas que explicarles a los interesados cual fue tu entendimiento del requerimiento y que les entregaras.
Lo que si puedes hacer, es ir elaborando prácticas y procedimientos para que puedas elaborar estos flujogramas con mayor eficiencia. Puedes ir creando una base de plantillas de flujogramas, que puedas archivar. Estas plantillas estarán disponibles para futuros proyectos.
¿Qué otros modelos visuales pueden usarse en la ingeniería de requerimientos?
Además de los flujogramas, existen otras herramientas visuales que puedes usar para documentar los requisitos de los interesados en la gerencia de proyectos.
Algunas de las más usadas son las tablas, flujogramas, matrices, diagramas de árbol, modelos de objetivo de negocio y muchas otras.
A continuación te describimos dos de ellas:
Modelo de objetivos de negocio
Muy útiles para representar visualmente cual es el valor que está aportado el producto final de tu proyecto a los interesados.
Aquí te mostramos un ejemplo:
Los modelos de objetivos concatenan problemas que enfrenta el cliente con objetivos de negocio específicos para atender esos problemas, y luego se relacionan con un concepto de producto.
Al definir estos objetivos de negocio es recomendable usar métricas de éxito.
Arboles de funcionalidades
Permiten organizar las funcionalidades de un producto y agruparlas, capturando todo el alcance de un proyecto en un modelo visual de alto nivel.
Aquí presentamos un ejemplo:
En los siguientes enlaces te compartimos ejemplos de como definir requerimientos funcionales y no funcionales
> ¿Que es un requerimiento funcional?
> Requerimientos funcionales de un sistema de ventas
> Ejemplos de requerimientos funcionales
> Ejemplos de requerimientos no funcionales
¿Y qué opinas tú?
¿Utilizas regularmente los modelos visuales para representar los requerimientos de tus proyectos?, ¿Alguna vez los omitiste?, ¿Cuáles fueron los resultados?
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Lo que si puedes hacer, es ir elaborando prácticas y procedimientos para que puedas elaborar estos flujogramas con mayor eficiencia. Puedes ir creando una base de plantillas de flujogramas, que puedas archivar. Estas plantillas estarán disponibles para futuros proyectos.
¿Qué otros modelos visuales pueden usarse en la ingeniería de requerimientos?
Además de los flujogramas, existen otras herramientas visuales que puedes usar para documentar los requisitos de los interesados en la gerencia de proyectos.
Algunas de las más usadas son las tablas, flujogramas, matrices, diagramas de árbol, modelos de objetivo de negocio y muchas otras.
A continuación te describimos dos de ellas:
Modelo de objetivos de negocio
Muy útiles para representar visualmente cual es el valor que está aportado el producto final de tu proyecto a los interesados.
Aquí te mostramos un ejemplo:
Los modelos de objetivos concatenan problemas que enfrenta el cliente con objetivos de negocio específicos para atender esos problemas, y luego se relacionan con un concepto de producto.
Al definir estos objetivos de negocio es recomendable usar métricas de éxito.
Arboles de funcionalidades
Permiten organizar las funcionalidades de un producto y agruparlas, capturando todo el alcance de un proyecto en un modelo visual de alto nivel.
Aquí presentamos un ejemplo:
En los siguientes enlaces te compartimos ejemplos de como definir requerimientos funcionales y no funcionales
> ¿Que es un requerimiento funcional?
> Requerimientos funcionales de un sistema de ventas
> Ejemplos de requerimientos funcionales
> Ejemplos de requerimientos no funcionales
¿Y qué opinas tú?
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Algunas referencias consultadas
Bahman, A. Now you see it. When gathering requirements gets murky, visual modeling can clear the way. Artículo publicado en PM Network May 2015.
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Bahman, A. Now you see it. When gathering requirements gets murky, visual modeling can clear the way. Artículo publicado en PM Network May 2015.
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