Plantilla del registro de interesados

Imagen de: PMOInformatica

La Gestión de los interesados del proyecto (Stakeholders), es una función que cada vez adquiere mayor importancia en la Gerencia de proyectos, pues ha quedado demostrado que lograr la participación eficaz de los interesados en la ejecución y toma de decisiones es fundamental para el éxito.

Es por esto que la Metodología PMI da cada vez mayor relevancia a la gestión de los interesados, hasta el punto de incluir la nueva área de conocimientos de Gestión de los interesados en la guía del PMBOK.

La gestión eficaz de los interesados del proyecto parte de la oportuna identificación y mantenimiento de un registro de los mismos, para lo cual el Gerente de proyectos cuenta con un instrumento que se denomina registro de los interesados.

En él se documenta información sobre los datos de contacto de cada uno de los interesados, sus requerimientos, expectativas, evaluación de su grado de influencia, interés y postura (a favor o contraria) entre otros aspectos. Aquí les compartimos una plantilla que puede guiar en el levantamiento y mantenimiento del registro de interesados.

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PMOInformatica.com, la oficina de proyectos de informática presenta la Plantilla del registro de los interesados.

Plantilla de registro de interesados

>> Descargar la plantilla del registro de interesados del proyecto

Más abajo se presenta la descripción de las secciones de la plantilla y como completarlas.

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En las siguientes secciones, describiremos cuales son las partes de la plantilla del registro de interesados del proyecto y como llenarla. Pero primero, contestaremos algunas preguntas acerca del registro de interesados:

¿Cuáles son las partes interesadas en un proyecto?

Las partes interesadas en un proyecto son individuos, grupos u organizaciones que tienen un interés o pueden verse afectados por el resultado del mismo. Consecuentemente, estas partes pueden ser internas, como por ejemplo el equipo del proyecto, los patrocinadores y los gerentes, o externas, como los clientes, proveedores y la comunidad.

Las partes interesadas internas incluyen, por ejemplo, al patrocinador del proyecto que proporciona los recursos y el apoyo necesarios, mientras que el equipo del proyecto trabaja en las tareas diarias para cumplir con los objetivos.

Por otro lado, las partes interesadas externas son aquellas que no forman parte de la organización pero que tienen un interés en el proyecto, como los clientes que recibirán el producto final, los proveedores que suministran materiales y servicios, y la comunidad local que puede verse afectada.

¿Qué es el registro de interesados?

El registro de interesados es una herramienta de la gestión de proyectos utilizada para identificar y documentar a todas las personas y organizaciones que tienen un interés en el proyecto y pueden afectar o ser afectadas por él. Por lo tanto, este registro incluye información detallada sobre cada interesado, como su nombre, información de contacto, nivel de influencia e interés en el proyecto, y su relación con el mismo.

El propósito principal del registro de interesados es ayudar a los equipos de proyecto a comprender y gestionar las expectativas y necesidades de los interesados. Al tener una visión clara de quiénes son los interesados y cuál es su papel en el proyecto, los gerentes de proyecto pueden desarrollar estrategias adecuadas para comunicarse y colaborar con ellos.

Además, el registro de interesados facilita la identificación de posibles riesgos y oportunidades relacionados con las expectativas y el grado de influencia de los interesados.

¿Qué es la gestión de interesados?

La gestión de interesados es el proceso de identificar, analizar y planificar cómo involucrar a las personas y organizaciones que tienen un interés en el proyecto. Por sobre todo, es crucial para asegurar que las expectativas y necesidades de los interesados sean comprendidas y gestionadas adecuadamente.

La gestión de interesados implica actividades como la identificación de los interesados, la evaluación de su influencia e interés, la planificación de estrategias de comunicación y participación. Esto permite anticipar y mitigar posibles conflictos, así como aprovechar oportunidades para obtener el apoyo de los interesados.

Una gestión efectiva de los interesados contribuye a la transparencia y la confianza, ya que mantiene a todos los involucrados informados sobre el progreso del proyecto y les brinda la oportunidad de participar en la toma de decisiones.

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¿Cómo se clasifican los interesados en un proyecto?

Los interesados en un proyecto se clasifican en internos y externos, y también en partidarios, neutrales y reticentes. Los interesados internos son aquellos que forman parte de la organización, como empleados y gerentes, mientras que los externos incluyen a clientes, proveedores y la comunidad. Además, los interesados pueden ser partidarios, que apoyan activamente el proyecto; neutrales, que no tienen una postura definida; y reticentes, que pueden oponerse o mostrar resistencia al proyecto.

Clasificar los interesados en partidarios, neutrales o reticentes es muy importante para desarrollar estrategias de comunicación y gestión adecuadas. Los interesados partidarios pueden ser aliados clave y ayudar a promover el proyecto, mientras que los neutrales pueden necesitar más información y persuasión para involucrarse. Asimismo, los reticentes pueden representar riesgos potenciales y es crucial abordar sus preocupaciones de manera proactiva para minimizar la resistencia y evitar conflictos.

¿Qué debe contener el registro de partes interesadas?

El registro de partes interesadas debe contener información detallada sobre cada interesado, como su nombre, información de contacto, nivel de influencia e interés en el proyecto. Asimismo, es importante incluir también su relación con el proyecto y cualquier otra información relevante que pueda ayudar en la gestión de sus expectativas y necesidades.

Siguiendo nuestra plantilla de registro de los interesados, a continuación explicamos como llenar cada una de sus columnas.

Información de identificación

• Nombre: Nombre y apellido completo del interesado.

• Posición: Posición o cargo que la persona desempeña en la organización.

• Organización / Empresa: Los interesados pueden pertenecer a la misma organización que ejecuta el proyecto o a otras relacionadas, tales como: clientes, proveedores, entes gubernamentales y asociaciones civiles. Aquí se registra a que organización pertenece el interesado y el departamento o unidad organizacional.

• Ubicación: Localización geográfica del interesado, por ejemplo la ciudad o región en la cual esta su oficina.

• Información de contacto: Datos necesarios para poder ubicar a la persona, por ejemplo dirección exacta de correo (físico), dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, nombre de usuario de chat o Skype y cualquier otra información necesaria.

Información de evaluación

• Requisitos principales: Aquí se escribe que es lo principal que el interesado requiere del proyecto en términos de entregables o información. Usualmente se relaciona con los requerimientos detallados que se levantan en la fase de identificación de requerimientos (que forma parte de la definición de alcance del proyecto).

• Expectativas principales: Beneficios que el interesado espera obtener del proyecto, o también que esperan ganar (o perder) como consecuencia del proyecto. Balancear las expectativas de todos los interesados puede llegar a ser todo un reto para la Gerencia de proyectos.

• Grado de influencia: Es el grado de "poder" que el interesado tiene para afectar positiva o negativamente el resultado o éxito del proyecto.

• Grado de interés: Es el grado en el cual el interesado es afectado positiva o negativamente (según su punto de vista) por el proyecto, pudiendo ser Bajo, Medio y Alto.

• Fase de mayor interés: Fase del ciclo de vida del proyecto en la cual el interesado está más involucrado, concentra sus intereses o tiene mayor grado de actividad.

Clasificación

• Interno / Externo: Los interesados internos son personas y grupos que trabajan directamente en la organización ejecutora del proyecto, como por ejemplo empleados, gerentes y los dueños de la empresa. Los interesados externos son personas o grupos no directamente relacionados con la organización, pero que tienen interés e influencia, por ejemplo accionistas, entes gubernamentales, proveedores o subcontratistas, grupos de la sociedad (asociaciones civiles), clientes y acreedores.

• Partidario / Neutral / Reticente: Un aspecto importante de la gerencia de interesados es poder identificar la postura de estos frente al proyecto, dado que las estrategias de gestión de cada interesado pueden variar dependiendo si el interesado ejerce su influencia para favorecer el proyecto, obstaculizarlo o se muestra neutral.

¿Cómo identificar a los interesados de un proyecto?

Para identificar a los interesados de un proyecto, debes analizar quiénes se verán afectados por el proyecto o tienen algún interés en su éxito. Esto incluye tanto a las personas internas como externas a la organización.

Primero, debes hacer una lista de todas las partes involucradas, como empleados, clientes, proveedores, inversores y la comunidad local. Luego, debes evaluar el nivel de influencia y el interés que cada uno tiene en el proyecto. Realizar entrevistas, encuestas y reuniones puede ayudarte a obtener una comprensión más profunda de sus expectativas y preocupaciones. Finalmente, debes clasificar a los interesados según su prioridad y planificar cómo gestionar sus necesidades y expectativas a lo largo del proyecto.

En proyectos informáticos, las técnicas de levantamiento de requerimientos de software también pueden ayudarte a identificar, durante esas sesiones, a los interesados del proyecto.

¿Cómo llenar un registro de interesados?

Para llenar un registro de interesados, debes recopilar información clave sobre cada uno, incluyendo su nombre, rol, nivel de influencia e interés en el proyecto. Para ello, sigue los siguientes pasos:

1. Identificar a los interesados: Idenfica a cada interesado, anotar su nombre y rol dentro o fuera de la organización.
2. Evaluar la influencia y el interés: Evalúa y registrar el nivel de influencia que cada interesado tiene sobre el proyecto, así como su interés en el mismo.
3. Recopilar detalles adicionales: Es útil incluir detalles sobre sus expectativas, preocupaciones y cómo prefieren comunicarse.
4. Registrar la información: Registra toda esta información usando nuestra plantilla de registro de interesados o una herramienta de gestión de proyectos.
5. Revisar y actualizar: Revisa y actualiza el registro de interesados regularmente para reflejar cualquier cambio en sus roles o intereses a lo largo del proyecto.

Siguiendo estos pasos, podrás mantener un registro de interesados completo y actualizado, lo que te ayudará a gestionar mejor sus necesidades y expectativas.

¿Y qué opinas tú?

¿Manejas un formato o plantilla para la gerencia de los interesados en tus proyectos?, ¿Qué información contiene?, ¿Qué agregarías o quitarías de esta plantilla del registro de los interesados del proyecto? Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica, a nuestra página de Facebook.

        

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