Tipos de oficinas de proyectos (PMO)

Imagen de: Datum Business Consulting Group

Una oficina de proyectos (PMO), es una entidad organizacional a la cual se le asignan responsabilidades en la Gerencia centralizada y coordinada de los Proyectos, que estén bajo su dominio.

Existen distintos tipos de oficinas de proyectos (PMO) según las responsabilidades que se le asignen, que pueden ir desde realizar funciones de soporte hasta ser responsable directo de la Gerencia de Proyectos.

Las oficinas de Proyectos (PMO) se están haciendo cada vez más importantes, debido a la necesidad de aprovechar al máximo los recursos y maximizar el desempeño de los proyectos, para esto, se requiere seleccionar el Tipo de oficina de proyectos (PMO) más adecuado según las necesidades presentes de la organización.

En este artículo veremos que según los Tipos de oficinas de proyectos (PMO), estas se pueden clasificar en PMO de soporte, de control y directiva, si tomamos en cuenta solamente el grado de control que tienen sobre los proyectos.

Asimismo, veremos que se pueden clasificar en PMO de apoyo administrativo, de servicios especializados, de consultoría y asesoría, y en la PMO de Gobernabilidad y Control, si tomamos en cuenta los servicios que proporcionan.

pmoinformatica.com, "La Oficina de Proyectos de Informática" presenta los Tipos de oficinas de proyectos (PMO):

Tipos de oficina de proyectos según el PMI

Las oficinas de proyectos también pueden clasificarse según el grado de control directo que tienen sobre los proyectos. Esta es la clasificación utilizada por el Project Management Institute (PMI), que establece tres tipos de Oficina de Proyecto, a saber:

La PMO de soporte

• Sus servicios son suministrados bajo demanda (cuando el proyecto lo solicite).

• Proporciona experticia, plantillas y mejores prácticas.

• Es un repositorio de información y experticia en todos los proyectos de la organización, que consultan los proyectos cuando lo necesiten.

• El grado de control proporcionado es bajo.

• Debe aplicarse cuando los proyectos no requieren mucho control, o se están ejecutando con buenos resultados.

Una de las funciones principales de una oficina de gestión de proyectos, es definir cual será la metodología que se utilizará. Las dos principales metodologías de gestión de proyectos son la del Project Management Institute (PMI) y la metodología Prince 2®.

Si buscas más información sobre las metodologías de gestión de proyectos, te recomendamos los siguientes artículos.

> ¿Que es Prince2®?: 5 Preguntas y respuestas

> 5 preguntas y respuestas sobre el PMI

La PMO de control

• Además de proporcionar soporte asegura en cumplimiento por diversos medios.

• El cumplimiento implica verificar que se estén usando las metodologías, verificando el uso de plantillas y herramientas, así como otros mecanismos de gobernabilidad.

• Puede aplicarse en organizaciones en las cuales no se estén aplicando procedimientos uniformes de Gerencia de proyectos y se necesite estandarizarlos.

• Al igual que la PMO de soporte, suministra mejores prácticas, plantillas y experticia, pero además establece mecanismos para garantizar que se utilicen.

• Los requerimientos exigidos por una PMO de control pueden incluir la adopción de cierta metodología o ciertas reglas.

• Para que funcione, deben establecerse revisiones periódicas que cada proyecto debe aprobar.

• Debe estarse seguro que los mecanismos de control implementados se realizaran en mejoras en la ejecución de los proyectos.

• Es necesario garantizar el apoyo de la alta gerencia en exigir los controles que la PMO establece.

• El grado de control proporcionado es medio.

La PMO directiva

• Asume las funciones de soporte y control de los proyectos, pero además, la PMO directiva se “Hace cargo” de los mismos, asumiendo su dirección.

• La PMO directiva es la que suministra la experticia en Gerencia de proyectos, es decir los Gerentes de Proyectos reportan directamente a la PMO y no a áreas funcionales.

• Gestiona los recursos entre proyectos y se encarga de su asignación.

• Garantiza que las prácticas de Gerencia de proyectos aplicadas en la organización sean uniformes, pues los Gerentes de proyectos son suplidos y reportan a la PMO.

• El grado de control proporcionado es alto. 

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Tipos de oficina de proyectos según los servicios que presta

Las PMO se pueden clasificar por los tipos de servicios que sean, bien sea solamente soporte administrativo, servicios especializados, consultoría y asesoría, e inclusive gobernabilidad en los proyectos. Según esto, se pueden clasificar en los siguientes 4 tipos.

La PMO apoyo administrativo

• Brinda soporte administrativo a los Gerentes de proyecto.

• Proporciona estándares, metodologías y herramientas.

• Sirve de repositorio de la documentación de proyectos, incluyendo registros de riesgos, cronogramas, bitácoras de problemas e incidentes.

• Se encarga de recolectar y reportar el estatus de los proyectos para la alta gerencia.

La PMO de servicios especializados

• Puede ser consultada por los Gerentes de proyecto y les proporciona experticia en cuanto a estimaciones, gestión de cronogramas y riesgos.

• Se encarga de la coordinación de planes y uso de recursos entre proyectos.

• Monitorea el desempeño de los proyectos.

• Implementa y operar el sistema de gerencia de proyectos (Project Management System o PMS).

• Monitorea de la calidad y asegurar cumplimiento de los estándares.

La PMO de consultoría y asesoría

• Desarrolla competencias y habilidades degGerencia de proyectos en el personal, por medio de entrenamiento y sirviendo de mentor a los gerentes de proyectos.

• Asesora a los gerentes de proyecto y programas.

• Evalúa el desempeño de los gerentes de proyecto.

• Recluta y selecciona los gerentes de proyecto de la organización.

• Se encarga de registrar, analizar y distribuir las lecciones aprendidas.

La PMO de gobernabilidad y control

• Identifica, selecciona y prioriza los proyectos.

• Se encarga de la gestión de beneficios y análisis de casos de negocio de los proyectos.

• Asigna recursos entre proyectos y programas.

• Proporciona recomendaciones a la alta gerencia.

• Evalúa el desempeño de los proyectos en curso y puede recomendar suspender o cancelar proyectos.

• Realiza revisiones post-proyecto para obtener lecciones aprendidas y evaluar el cumplimiento de estándares.

• Monitorea su propio desempeño como Oficina de proyectos y su impacto sobre el desempeño de los proyectos, en cuanto a si sus acciones están dando los buenos resultados que se esperan.

¿Y que opinas tu?

¿Existe una Oficina de proyectos (PMO) en tu organización?, ¿Qué tipo de PMO es o que funciones ejerce?, ¿Cuál ha sido la experiencia y resultados con la PMO?. Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica, a nuestra página de Facebook o al feed RSS.

Lectura recomendada

Antes de continuar, aquí les dejamos una recomendación de lectura sobre las Oficinas de Proyectos (PMO)

Como Implantar Una Oficina de Gestión de Proyectos (OGP) en su organización
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Referencia

cranfield.ac.uk. PMO Project Management Office

Project Management Institute. PMBOK Guide 5th Edition

ProjectSmart. The 3 Different Types of Project Management Offices

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