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| Imagen de: pmoinformatica.com |
Los Requerimientos de Comunicaciones consisten en una tabla integrante del Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto, tal como lo establece el PMBOK (PMI), se utiliza para dejar registrado las comunicaciones periódicas a emitir, el objetivo, contenido, formato, medio de distribución, Frecuencia, Responsables, Audiencia, entre otros aspectos.
Registrar esta información de antemano, permite establecer desde el principio cuales son los Requisitos para la Gestión de las comunicaciones del proyecto, incluyendo que información se distribuirá, cuando, en qué forma y a quien irá dirigida, de esta forma, interesados e integrantes del equipo de proyecto están alineados en cuanto a las comunicaciones.
PMOInformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta la Plantilla de Requerimientos de Comunicaciones del Proyecto.
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Contenido de la plantilla de registro de comunicaciones del proyecto
A continuación la información a registrar en la plantilla y su descripción:
- Comunicación: Es la pieza o entregable de Gestión de las comunicaciones del proyecto a ser distribuido, por ejemplo: Una minuta de reunión, presentación de reunión de iniciación (Kickoff), Reporte de Avance de Proyecto semanal, Informe mensual de proyecto, Registro de riesgos actualizado, entre otros.
- Objetivo: Describe el motivo por el cual se reúne la información y se distribuye, por ejemplo: Informar a los interesados de los avances, Revisar el estado de los riesgos, entre otros.
- Contenido: Describe los entregables que forman parte de la comunicación del proyecto, por ejemplo, indicadores de avance del proyecto, registro de riesgos, agenda, minutas de reunión y otros específicos de cada comunicación.
- Formato: Por ejemplo, un Memo impreso, un correo electrónico, presentación electrónica, archivo de procesador de palabras, Sitio web del proyecto, entre otros.
- Medio: Forma en que se transmite la comunicación, por ejemplo distribución impresa por correo interno, correo electrónico, publicación electrónica, conversación cara a cara, llamada en conferencia.
- Frecuencia: Plazo de tiempo (cíclico) en el que se envía la información, por ejemplo diario, semanal, intersemanal, mensual, trimestral.
- Plazo para confirmar recepción: Tiempo del que dispone la audiencia (receptores) para confirmar que recibieron la información, transcurrido el plazo, se asume que es aceptada sin observaciones.
- Responsable de comunicar: Persona (nombre y apellido o Rol) responsable de emitir la comunicación.
- Responsable de autorizar: Persona responsable de autorizar la divulgación, en caso de tratarse de información sensible o confidencial.
- Audiencia / Receptores: Los Roles receptores (la audiencia) de la comunicación, por ejemplo el sponsor del proyecto, integrantes del equipo, interesados de las áreas de negocio, interesados de las áreas de soporte (administración, finanzas, legal), entre otros.
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