Plantilla del acta de constitución de proyecto (Project Charter)

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Imagen de: pmoinformatica.com

El Project Management Institute (PMI) define el “Acta de Constitución del Proyecto” (Project Charter en Inglés), como el documento emitido por el Patrocinador (Sponsor) del Proyecto que autoriza de manera formal su existencia, lo cual le proporciona al Gerente de Proyecto la autoridad de procurar y aplicar los recursos de la organización en su ejecución.

En él se documentan las necesidades del negocio que dieron origen al proyecto, necesidades específicas de los clientes y otros interesados (stakeholders), Premisas y restricciones asociadas, los requerimientos de alto nivel y la descripción del producto, servicio o resultado del proyecto.

PMOInformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta la plantilla del “Acta de Constitución del Proyecto”. La plantilla está libre de derechos de autor y puede ser usada libremente por nuestros lectores.

Plantilla del acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Te compartimos el enlace para desacargar la plantilla de acta de proyecto:

>> Descargar la plantilla de Acta de Constitución de Proyecto (Project Charter)

Está plantilla actualizada con los últimos cambios del PMBOK 6ta edición.

Más adelante presentamos la descripción de las secciones de la plantilla y como completarlas.

¿Buscas más información sobre que es el acta de proyecto y para que se utiliza?

> Que es un Acta de constitución de proyecto (Project Charter)

Aquí te dejamos un artículo con un procedimiento para elaborar el Acta de proyecto.

> 6 pasos para elaborar el Acta de proyecto

¿Quien se encarga de elaborar el Acta de constitución del proyecto?

Cuando la organización cuenta con personal para asignar como Director de proyectos desde la etapa de anteproyecto, el Gerente de proyecto colabora con el patrocinador, entrevistando a las personas necesarias para hacer el acta.

Si te gustaría saber cuales son las funciones del Gestor de proyectos te recomendamos este artículo:

> El Director de proyectos en la empresa y sus funciones

> Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición

Muchas organizaciones no cuentan con Gerentes de proyectos exclusivos (comparten sus tareas con otras funciones). En estos casos, el Patrocinador puede nombrar otros colaboradores (usualmente de su propio departamento) para elaborar el Acta de constitución del proyecto.

Más Plantillas

• Plan de dirección de proyecto (Plantilla).
• Plantilla del Plan de gestión de los interesados
• Modelo de plan de trabajo de un proyecto (organización)
• Modelo de Curriculum vitae para gerente de proyecto (por logros)
• Plantilla de Caso de Negocio para un Proyecto
• Plantilla de Presupuesto de un proyecto

>> Más Plantillas

Contenido de la plantilla

El Acta de Constitución del Proyecto es uno de los primeros documentos que se prepara al comenzar un proyecto, la información para elaborarlo la suministra el patrocinador (sponsor), quien usualmente se apoya en un Gerente de Proyecto para su preparación.

La plantilla comprende las siguientes secciones:

• Información del proyecto: Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el acta.

• Propósito y justificación del proyecto: Describe la necesidad de negocio que dio origen al proyecto y lo justifica. Es recomendable utilizar números para describir el proyecto en términos de los beneficios y retorno de la inversión que representa para la organización. Para elaborar esta parte puede apoyarse en el caso de negocio.

• Descripción del proyecto y entregables: Se describe el propósito principal del proyecto y sus principales entregables, bien sean documentos o componentes del producto, servicio o resultado que proporcionará.

• Requerimientos de alto nivel: Enumera los requerimientos de alto nivel del proyecto, tal como se conocen al momento de elaborar el acta. Estos requerimientos son definidos por los interesados (stakeholders). Incluyen requerimientos del producto, como por ejemplo sus especificaciones técnicas y requerimientos del proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, metodología empleada, entre otros.

• Objetivos: Se definen en términos de las variables de desempeño de proyecto, es decir objetivos de alcance, tiempo, costo, calidad y otros. Para cada objetivo debe definirse un indicador de éxito, como por ejemplo, terminar el proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado o con un número máximo especifico de defectos de calidad.

• Premisas y restricciones: Aquí se describen en primer lugar las premisas, que son supuestos relacionados con el proyecto, por ejemplo la disponibilidad de recursos en fechas especificas, participación de ciertos departamentos, insumos que debe suministrar el cliente, entre otros. Adicionalmente, se definen las restricciones, por ejemplo, terminar el proyecto antes de una fecha tope, definición de una localización geográfica especifica para el equipo, participación de un departamento, seguimiento de estándares, entre otros.

• Riesgos iniciales de alto nivel: Se especifican los riesgos de alto nivel, tal como se conocen al momento del inicio del proyecto. Para cada riesgo es importante definir la causa raíz y su posible impacto en términos de alcance, tiempo, costo o calidad. Luego cuando comienza el proyecto, se le hace seguimiento a los riesgos durante su duración.

Para mayor información sobre gestión de riesgos en proyectos, te recomendamos el artículo:

> La gestión de riesgos y el PMBOK 6

• Cronograma de hitos principales: Representa la expectativa inicial del patrocinador y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables parciales o hitos. Esta es una fecha exigida, más no es la definitiva, dado que su factibilidad o no será definida en la fase de planificación. El disponer de esta información puede ayudar al Gerente de Proyectos en ajustar su planificación o definir si es factible el proyecto.

• Presupuesto inicial asignado: Aquí se especifican los fondos que se esperan asignar a este proyecto. Igualmente representa la expectativa de la organización. Luego en la fase de planificación debe definirse si es factible o no ejecutar el proyecto bajo ese presupuesto.

¿Te gustaría ver ejemplos de estimación de costos en proyectos de software? sigue el siguiente enlace:

> Ejemplos de estimación de costos de un proyecto de software

• Lista de interesados (stakeholders): Se elabora una lista de los interesados. El omitir algún interesado puede ocasionar que después el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el proyecto en un fracaso.

• Requisitos de aprobación del proyecto: Aquí se especifica quien decide si el proyecto es un éxito o no, cuales son los criterios para definir dicho éxito y quien da su aprobación.

• Criterios de cierre o cancelación: Las condiciones que deben cumplirse para dar por cerrado (con éxito) o en su defecto cancelar una fase o el proyecto completo.

• Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad: Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, Gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece. Adicionalmente, se describe el nivel de autoridad, por ejemplo si posee autoridad para asignar o desincorporar personal, si tiene autoridad sobre el presupuesto, su rol en la resolución de conflictos, niveles de escalamiento y limitaciones a su autoridad que deban mencionarse.

• Personal y recursos preasignados: Se especifican personas o departamentos que estén preasignados a trabajar en el proyecto, por ejemplo, el jefe de un departamento especifico, la oficina de una ubicación determinada.

• Aprobaciones: En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se autoriza el proyecto y se le da autoridad al Gerente de Proyecto.

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Te recomendamos nuestro artículo sobre Maestrías en administración de proyectos:

> 10 Maestrías en administración de proyectos en México

¿Y qué opinas tú?

¿Que opinas de nuestra plantilla de Acta de Constitución del proyecto?, ¿Que le agregarías?, ¿Como preparas el Acta de Proyecto en tu empresa?. Te invitamos a dejar sus comentarios.

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