Las lecciones aprendidas en los proyectos

Imagen de: Optimos Software y Consultoría C.A.

Documentar las lecciones aprendidas es uno de los aspectos más importantes de la Gestión de Proyectos en cualquier organización, pues así los errores y aciertos de los proyectos quedan registrados para ser usados en futuras iniciativas, y de esta manera la organización aprenda y mejore continuamente.

Se puede reunir al equipo para conversar sobre que salió mal y que salió bien, pero lo más importante es que de la sesión puedan extraerse directrices sobre lo que se va a hacer de ahora en adelante para que los errores no se vuelvan a cometer y para que los aciertos puedan repetirse en futuros proyectos.

Pero, ¿Cómo se logra esto?, para realmente obtener resultados útiles de las lecciones aprendidas, pmoinformatica.com "La Oficina de Proyectos de Informática" presenta "Las Lecciones Aprendidas en los Proyectos".

Plantilla de lecciones aprendidas

Pmoinformatica.com coloca a su disposición la “Plantilla para documentar lecciones aprendidas”, sin costo. Nos gustaría recibir sus comentarios sobre la plantilla y sobre el contenido del blog.

Cuando realizar la sesión de Lecciones Aprendidas

Según establece la guía del PMBOK, uno de los principales estándares para la Gestión de Proyectos (el estándar del PMI), las sesiones de lecciones aprendidas pueden realizarse al cierre de fases de los proyectos, de tal forma de aprovechar este aprendizaje en las fases siguientes, y en el cierre al final del proyecto, para aprovecharlas en futuras iniciativas de la organización.

Más aún, una sesión de lecciones aprendidas puede hacerse en cualquier momento durante la vida del proyecto, lo importante es que queden documentadas y sean distribuida, no sólo entre el equipo de proyecto que las identifica sino a toda la organización.

Los puntos a tratar al levantar lecciones aprendidas

Las lecciones aprendidas se identifican haciéndonos preguntas sobre ¿Que salió bien en nuestros proyectos?, ¿Que salió mal? y ¿Que acciones debemos tomar para evitar estos errores y repetir estos aciertos en el futuro?.

¿Qué no salió bien?

En esta parte de la discusión, es recomendable:

• Evitar señalamientos personales, la discusión no debe enfocarse en las personas sino en las acciones que afectaron el desempeño del proyecto.

• Obtener información específica y detallada, por ejemplo si un retraso en la llegada de un insumo de otro departamento ocasionó desplazamiento del cronograma, la discusión debe enfocarse en la causa raíz o problema que ocasionó que ese departamento entregará tarde, identificando que forma de hacer las cosas alternativas pudieron haberlo evitado.

• Tal vez el retraso fue por problemas de comunicación. En ese caso identifique la causa raíz que ocasionó la mala comunicación, no en la mala comunicación per se.

• Documentar individualmente todas las lecciones aprendidas y registrarlas como un elemento en una bitácora que permanecerá abierta hasta que se tomen las acciones correctivas y preventivas.

• Si no documentar bien las lecciones aprendidas y no se les asigna un responsable para las acciones correctivas y preventivas, se olvidarán en el tiempo y luego se repetirán los mismos errores.

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¿Qué salió bien?

En esta parte de la discusión, es bueno enfocarse en:

• Determinar cuales fueron sus éxitos. Documentando en detalle las acciones y forma de hacer las cosas que los permitieron.

• Formular estrategias sobre esas acciones y forma de hacer las cosas para convertirlas en prácticas replicables en toda la organización.

• Adoptar procesos alrededor de esas prácticas que permitieron los éxitos. La práctica debe pasar a formar parte de las políticas y procedimientos documentados de la organización. Quizás estas prácticas no estaban formalmente establecidas en el sistema de Gestión de Proyectos, por lo que es necesario incorporarlas. 

• Si se trata de procesos que han funcionado bien durante bastante tiempo, pero no formaban parte de los procedimientos formales, lo recomendable es integrarlos en el sistema de gestión sin cambios.

• Considerar recompensas y reconocimientos hacia los individuos que instituyeron estas prácticas.

La principal barrera que suelen citar los Gerentes de Proyecto es el presupuesto escaso o no estar dentro de sus atribuciones el recompensar (por ejemplo monetariamente) al personal. Sin embargo, hay muchas formas de instituir recompensas y reconocimientos incluso cuando el presupuesto es escaso, por ejemplo, ¿que tal una mención en el boletín interno de la Compañía, o una felicitación o recomendación en redes sociales?, estos pequeños detalles pueden lograr mucho.

¿Qué vamos a hacer de ahora en adelante para mejorar el desempeño de los proyectos?

Este es realmente el objetivo central de las lecciones aprendidas. Para sacar el máximo provecho, es recomendable:

• Jerarquizar las lecciones aprendidas, considere lo que debe atenderse de forma inmediata y como hacer que dicha acción suceda.

• Determinar que puede cambiarse en los procedimientos de gestión de proyectos actuales minimizando el impacto.

• Explorar opciones para asegurar que estos nuevos procesos, con las recomendaciones para evitar errores y repetir los aciertos, sean aplicados en toda la organización. Esto implica establecer procesos obligatorios y luego el seguimiento para asegurar que los procesos sean aplicados.

• Concluir la reunión con un plan de acción con responsables claramente establecidos. Cada lección aprendida debe relacionarse con una acción correctiva y preventiva, la cual a su vez debe tener un responsable y una fecha compromiso.

Próximas entregas

En una próxima entrega de esta serie, trataremos el tema de ¿Que hacer después que tenemos documentadas las lecciones aprendidas?

¿Y qué opinas tu?

Te invitamos a dejarnos tus comentarios y compartirlos con la comunidad, ¿se documentan las lecciones aprendidas en tu organización?, ¿Qué recomendarías para documentarlas?. Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica)

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Referencia 

Douglas, B. Getting Real with Lessons Learned
. Voices on Project Management

Project Management Body of Knowledge V4 (PMBOK v4)

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