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| Imagen de: Retos Directivos |
Al final de cada proyecto, se puede tomar el tiempo para reunir al equipo y a los interesados (stakeholders) clave, para dejar registrado en un documento que salió bien durante el proyecto y que no salió tan bien. Inclusive, se puede definir un plan de acción con responsables claramente definidos, pero, ¿realmente esto significa sacar el máximo provecho de las lecciones aprendidas?.
Pmoinformatica.com, “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta un nuevo artículo de la serie de lecciones aprendidas. En el post se describe la importancia de implementar la fase de “Actuar” del ciclo de mejora continua de W. Edwards Deming, que significa asignar responsabilidades a las acciones, hacer seguimiento, buscar identificar patrones de mejora o desmejora, revisar las lecciones aprendidas en cada nueva fase o proyecto y establecer metas de mejora continua para el equipo.
A continuación el artículo:
Plantilla de lecciones aprendidas
Pmoinformatica.com coloca a su disposición la “Plantilla para documentar lecciones aprendidas”, sin costo. Nos gustaría recibir sus comentarios sobre la plantilla y sobre el contenido del blog.
Referencia
Este artículo está basado en una publicación original titulada “You've Conducted Your Project's Lessons Learned: Now What?”, publicada en el Blog “Voices on Project Management” del Project Management Institute (PMI). Invitamos su lectura.
La sesión de lecciones aprendidas y el ciclo de mejora continua
La sesión de lecciones aprendidas por lo general se planifica al final de una fase o al cierre del proyecto, aunque pueden planificarse sesiones adicionales si es necesario. Para aprovechar sus beneficios al máximo, debe tenerse un proceso implementado para que estas lecciones pasen a formar parte de los estándares de gestión de proyectos a ser aplicados en la siguiente fase o proyecto.
Si esto no ocurre, las lecciones aprendidas se perderán en el tiempo y se cometerán los mismos errores, o los aciertos de proyectos anteriores no podrán ser replicados en el futuro.
Muchos Gerentes de Proyecto están familiarizados con el ciclo de Planear, hacer, verificar y actuar de W. Edwards Deming, pero algunos no lo aplican, ignorando el hecho que el ciclo debe ser continuo para que funcione.
Las lecciones aprendidas corresponden con la fase de “verificar” del ciclo, en la cual se revisan los resultados y se identifican los aprendizajes, pero no puede quedarse allí, debe pasarse a una etapa de “actuar” para realmente obtener el verdadero valor de las lecciones aprendidas.
Esto implica hacer seguimiento a la implementación de las acciones, para que realmente resulten en mejoras en la ejecución de proyectos, que perduren en el tiempo.
Algunas ideas para lograr que las lecciones aprendidas perduren
1.- Asignar responsabilidades y hacer seguimiento
Toda recopilación de lecciones aprendidas debe producir un plan sobre el cual se puedan tomar acciones. Para que el plan sea efectivo, deben establecerse expectativas claras sobre los responsables de implementar dichas acciones.
Las lecciones aprendidas usualmente se recopilan al final del proyecto, cuando ya las reuniones no son tan rutinarias. Para evitar que se diluyan en el tiempo, y no se tomen las medidas necesarias para mejorar el desempeño futuro de los proyectos, es importante establecer las personas responsables de tomar las acciones correctivas y preventivas, para luego hacer seguimiento a que en efecto esas mejoras sean implementadas.
2.- Buscar tendencias y patrones en las lecciones aprendidas
Significa utilizar las lecciones aprendidas para buscar patrones y tendencias, quizás se encuentren factores comunes en los procesos de gestión establecidos, especificaciones técnicas o aspectos culturales que están ocasionando resultados adversos en los proyectos.
De esta manera se completa el ciclo de Planear, hacer, verificar y actuar tan necesario para la mejora continua de los procesos.
Las establecer estas las lecciones aprendidas como estándares (que en el ciclo de mejora continua corresponde con “actuar”), se puede ver fase tras fase y proyecto tras proyecto si se están logrando mejoras.
3.- Revisar las lecciones aprendidas en cada nueva fase del proyecto
Al inicio de cada proyecto o fase, debe incluirse una actividad en la cual se evalúen las lecciones aprendidas que ha producido las fases y proyectos pasados. Utilizando esta información como insumo en la elaboración del plan, el cual debe ser elaborado por el equipo, se puede aprovechar el aprendizaje de fases y proyectos pasados.
4.- Establecer metas
Una forma de ayudar al equipo de proyecto a desarrollarse es establecer metas para cada uno de sus integrantes. Utilizando las lecciones aprendidas de proyectos pasados se pueden definir metas para la mejora continua de cada individuo.
Pmoinformatica.com coloca a su disposición la “Plantilla para documentar lecciones aprendidas”, sin costo. Nos gustaría recibir sus comentarios sobre la plantilla y sobre el contenido del blog.
Referencia
Este artículo está basado en una publicación original titulada “You've Conducted Your Project's Lessons Learned: Now What?”, publicada en el Blog “Voices on Project Management” del Project Management Institute (PMI). Invitamos su lectura.
La sesión de lecciones aprendidas y el ciclo de mejora continua
La sesión de lecciones aprendidas por lo general se planifica al final de una fase o al cierre del proyecto, aunque pueden planificarse sesiones adicionales si es necesario. Para aprovechar sus beneficios al máximo, debe tenerse un proceso implementado para que estas lecciones pasen a formar parte de los estándares de gestión de proyectos a ser aplicados en la siguiente fase o proyecto.
Si esto no ocurre, las lecciones aprendidas se perderán en el tiempo y se cometerán los mismos errores, o los aciertos de proyectos anteriores no podrán ser replicados en el futuro.
Muchos Gerentes de Proyecto están familiarizados con el ciclo de Planear, hacer, verificar y actuar de W. Edwards Deming, pero algunos no lo aplican, ignorando el hecho que el ciclo debe ser continuo para que funcione.
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| Imagen de: Maestros de la Calidad |
Esto implica hacer seguimiento a la implementación de las acciones, para que realmente resulten en mejoras en la ejecución de proyectos, que perduren en el tiempo.
Algunas ideas para lograr que las lecciones aprendidas perduren
1.- Asignar responsabilidades y hacer seguimiento
Toda recopilación de lecciones aprendidas debe producir un plan sobre el cual se puedan tomar acciones. Para que el plan sea efectivo, deben establecerse expectativas claras sobre los responsables de implementar dichas acciones.
Las lecciones aprendidas usualmente se recopilan al final del proyecto, cuando ya las reuniones no son tan rutinarias. Para evitar que se diluyan en el tiempo, y no se tomen las medidas necesarias para mejorar el desempeño futuro de los proyectos, es importante establecer las personas responsables de tomar las acciones correctivas y preventivas, para luego hacer seguimiento a que en efecto esas mejoras sean implementadas.
2.- Buscar tendencias y patrones en las lecciones aprendidas
Significa utilizar las lecciones aprendidas para buscar patrones y tendencias, quizás se encuentren factores comunes en los procesos de gestión establecidos, especificaciones técnicas o aspectos culturales que están ocasionando resultados adversos en los proyectos.
De esta manera se completa el ciclo de Planear, hacer, verificar y actuar tan necesario para la mejora continua de los procesos.
Las establecer estas las lecciones aprendidas como estándares (que en el ciclo de mejora continua corresponde con “actuar”), se puede ver fase tras fase y proyecto tras proyecto si se están logrando mejoras.
3.- Revisar las lecciones aprendidas en cada nueva fase del proyecto
Al inicio de cada proyecto o fase, debe incluirse una actividad en la cual se evalúen las lecciones aprendidas que ha producido las fases y proyectos pasados. Utilizando esta información como insumo en la elaboración del plan, el cual debe ser elaborado por el equipo, se puede aprovechar el aprendizaje de fases y proyectos pasados.
4.- Establecer metas
Una forma de ayudar al equipo de proyecto a desarrollarse es establecer metas para cada uno de sus integrantes. Utilizando las lecciones aprendidas de proyectos pasados se pueden definir metas para la mejora continua de cada individuo.
¿Y qué opinas tu?
Te invitamos a dejarnos tus comentarios y compartirlos con la comunidad, ¿se documentan las lecciones aprendidas en tu organización?, ¿Como se difunden para que sean aprovechadas en fases y proyectos futuros?. Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica, a nuestra página de Facebook o al feed RSS.
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Lecturas recomendadas en gerencia de proyectos
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Referencia
Voices on Project Management. You've Conducted Your Project's Lessons Learned: Now What?
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Referencia
Voices on Project Management. You've Conducted Your Project's Lessons Learned: Now What?
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Hola,
ResponderEliminarPor algún motivo me ha costado leer su artículo, no estoy seguro si fue por una cuestión como esta presentado el texto.
El interlineado y separación de parrafos es uniforme en cuanto a texto y titulo, o por la cantidad de links que aparecen en el texto, quizá la diagramación no es la más correcta.
No soy editor y no se demasiado sobre como presentar información, pero desde mi experiencia he notado alguna dificultad.
Solo quería mencionarsela por si lo quieren considerar.
Por lo demás la intención del artículo me resulta interesante.
Muchas gracias.
Hola Gerardo, gracias, tomaremos en cuenta tus observaciones para hacer un mejor trabajo en el futuro.
ResponderEliminarSi tienes algún ejemplo especifico de lo que mencionas que nos ayude a mejorar, por favor escríbenos en la sección de "contactanos", para mejorar nuestros artículos.
Un Saludo,
www.pmoinformatica.com
Estimados,
ResponderEliminarMe parece una muy buena práctica el desarrollar el hábito de aprender de nuestras experiencias, que es lo que nos entregan las "lecciones aprendidas". Respecto de lo propuesto en el texto, sugiero que la actividad de reunir al equipo no sea realizada al final de cada proyecto, ya que dependiendo de la duración del mismo, perfectamente podríamos no contar con buena parte de los actores del proyecto en cuestión, situación que personalmente he vivido. Yo realizaría la actividad al término de hitos del proyecto, así la oportunidad de mejora la obtenemos durante el proyecto y no una vez concluido, ya que puede ser muy tarde...
Saludos,
Daniel Seco
Daniel, efectivamente, estamos bastante de acuerdo con tu comentario, de hecho, se pueden plantear al cierre de cada fase, tal como se establece el proceso de "Cierre de Proyecto o Fase" del PMBOK (estándar de Gerencia de Proyectos del PMI).
ResponderEliminarUn Saludo.