PMBOK 5ta edición: Gestión de datos, información y los reportes del proyecto

Atención: La nueva guía del PMBOK sexta (6ta) edición ya fue publicada por el PMI.

Pmoinformatica.com “La Oficina de Proyectos de Informática”, presenta una nueva entrega de “La Guía del PMBOK 5ta edición”. En esta ocasión, describiremos los cambios conceptuales relacionados con la forma de generar, procesar y actuar sobre la información de desempeño del Proyecto.

Describiremos los conceptos de Datos de desempeño, Información de desempeño y Reportes de desempeño de proyectos, el nuevo modelo para clasificar los distintos niveles de información generados en el proyecto, que son los utilizados por la Gestión para hacer el seguimiento.

Luego, se describe el proceso por medio del cual los datos primero se transforman en información y luego estos son integrados en reportes. Los reportes son luego utilizados por la Gerencia para tomar acciones de cambio, preventivas o correctivas en el proyecto.

Pmoinformatica.com presenta la gestión de datos, información y los reportes del proyecto en el PMBOK 5ta edición:

Concepto de Datos, Información y Reportes en el PMBOK 5ta edición

Con la nueva guía del PMBOK del Project Management Institute (PMI), algunos flujos de entradas y salidas han sido modificados para alinear el proceso de información descrito en el PMBOK con el modelo DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom) utilizado en la disciplina de Gestión de conocimiento.

Datos de desempeño (Work Performance Data): Son las observaciones y mediciones recabadas durante el curso de la ejecución del proyecto.

Información de desempeño (Work Performance Data): Es la información de desempeño que es elaborada por los diferentes procesos de monitoreo y control, analizados en su contexto e integrados con los datos entre áreas de conocimiento.

Reportes de desempeño (Work Performance Reports): Es la representación física o electrónica de la información de desempeño, compilada en documentos de proyecto. Su finalidad, es ser revisada para que a partir de ellas se levanten issues, alertas y se tomen decisiones.

¿Buscas la guía del PMBOK 5ta edición?
Sigue los enlaces:

La Guía del PMBOK 5 (Edición en Español)
Autor: Project Management Institute
>> Latinoamérica (amazon.com)
>> España (amazon.es)
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) en su quinta edición, traducida al español por el Project Management Institute (PMI).

Borrador de la nueva guía del PMBOK 6ta edición

El PMI ha publicado un borrador para recibir comentarios de la comunidad del PMBOK 6ta edición, que aún está en desarrollo y será publicado en 2017. Sígue el enlace:

Borrador de la Guía del PMBOK 6ta edición

Como se gestiona la información del proyecto

Como resultado de estos cambios en el manejo de los datos de desempeño del proyecto, en el PMBOK 5ta edición, se redefinieron las entradas y salidas de varios procesos de ejecución y de control.

A continuación se describe como se procesa la información de desempeño de proyectos en el PMBOK 5ta edición:

Primero los Datos de desempeño del proyecto son registrados en las actividades del día a día. Esto forma parte del proceso de “Dirigir y Gestionar el trabajo en el proyecto” (Proceso 4.3 del PMBOK). Esto incluye por ejemplo mediciones de trabajo físico completado, mediciones técnicas de calidad, fechas de inicio y fin real de las actividades, número de solicitudes de cambios, número de defectos, costos reales, duraciones reales, ect.

Luego los datos sirven de insumo a diferentes procesos de Monitoreo y Control, específicamente:

Validar alcance (Proceso 5.5 del PMBOK).
Controlar alcance (Proceso 5.6 del PMBOK).
Controlar cronograma (Proceso 6.7 del PMBOK).
Controlar costos (Proceso 7.4 del PMBOK).
Controlar calidad (Proceso 8.3 del PMBOK).
Controlar comunicaciones (Proceso 10.3 del PMBOK).
Controlar procuras (Proceso 12.3 del PMBOK).
Controlar riesgos (Proceso 11.6 del PMBOK).
Controlar la participación de interesados (Proceso 13.4 del PMBOK).

Por medio de estos procesos, los datos de desempeño se transforman en la “Información de desempeño” del proyecto, produciendo entregables como:

Estatus de los entregables.
Estatus de implementación de las solicitudes de cambio.
Proyecciones y estimados sobre la fecha fin del proyecto.

Esta información de desempeño del proyecto es luego integrada en el proceso “Monitorear y controlar el trabajo en el proyecto” (4.4 del PMBOK), produciendo Reportes de desempeño del proyecto, como por ejemplo:

Reportes de estatus.
Memos.
Justificaciones.
Tableros electrónicos (Dashboards).
Recomendaciones.

En las organizaciones que cuentan con una oficina de Gestión de Proyectos (PMO), está puede desempeñar un papel importante en la producción de estos reportes, producir alertas y recomendaciones de decisiones.

Los diferentes interesados (Stakeholders) del proyecto revisan estos reportes y toman acciones, según sus niveles de autoridad y roles en el equipo de proyecto. En caso de que sea necesario hacer cambios:

Se inicia el proceso de “Control de cambios integrado” (4.5 del PMBOK).
Este produce solicitudes de cambio que pudieran producir cambios en el Plan de Gestión del Proyecto, actualizando el mismo por medio del proceso de “Desarrollo de Plan de Gestión” (4.2 del PMBOK).
Otras posibles acciones es la comunicación de información a diferentes interesados, por medio de “Gestionar comunicaciones” (Proceso 10.2 del PMBOK), y cambios en la forma de trabajar o integrantes del equipo por medio de “Gestionar el equipo de proyecto” (Proceso 9.4 del PMBOK).

En la siguiente figura se muestra el flujo de información de proyecto:

Imagen de: PMBOK 5ta Edición

¿y qué opinas tu?

¿Qué opinas tu del modelo de gestión de conocimientos propuesto en el PMBOK 5ta edición?, ¿Cómo lo llevarías a la práctica?, ¿Consideras que es aplicable a proyectos tanto pequeños como grandes?, ¿Cómo podría simplificarse para ser aplicado a proyectos de mediano tamaño. Te invitamos a dejar sus comentarios en la Web de La Oficina de Proyectos de Informática (pmoinformatica) y a suscribirse por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica, a nuestra página de Facebook o al feed RSS.

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Fuentes de Referencia

Project Management Institute (PMI). Project Management Body of Knowledge 5ta Edición

¿Buscas la guía del PMBOK 5ta edición?
Sigue los enlaces:

La Guía del PMBOK 5 (Edición en Inglés)
Autor: Project Management Institute
>> Latinoamérica (amazon.com)
>> España (amazon.es)
La Quinta edición del Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide), edición original en inglés publicada por el PMI.

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