Plantilla para el registro y seguimiento de riesgos en proyectos

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Nota: La plantilla de gestión de riesgos ha sido actualizada, ver versión actualizada aquí.

Una de las áreas más importantes de la Gestión de Proyectos es la Gestión de los Riesgos. Para ejecutarla de forma adecuada, se requiere manejar una plantilla de listado o registro de los riesgos en la que se documente la descripción del problema u oportunidad, causa raíz de la situación, objetivo de proyecto afectado, tipo y categoría de riesgo, planes de respuesta predefinidos, asignación de responsable, estrategia de respuesta y plan de respuesta.

En este artículo, se explora la Plantilla para la Gestión de Riesgos en Proyectos, elaborada por: “La Oficina de Proyectos de Informática”.

La plantilla está disponible en el siguiente enlace (Nota existe una versión actualizada):

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Más abajo en el artículo se describe el contenido de la plantilla y la forma de usarla.

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Descripción de la plantilla

Para mayor información sobre gestión de riesgos en proyectos, te recomendamos el artículo:

> La gestión de riesgos y el PMBOK 6

Contenido de la plantilla:

• Nro. de ref: Numeración del riesgo según formato acordado, permite hacer referencia al riesgo por su número.

• Descripción del problema: Describe las causas inmediatas (directas) que dan origen a la incertidumbre asociada con el riesgo.

• Riesgo: Se expresa en términos del objetivo de proyecto que podría verse afectado, que son: Alcance, Cronograma, Costo y Calidad. Por ejemplo: Retraso en el cronograma, Costos mayores a los esperados, Alcance no aceptado por el cliente, fallos de calidad inaceptables, entre otros.

• Causa raíz: Se documenta con base en la investigación detallada del problema, identificando la causa que dio origen. Para identificar causas raíz se pueden utilizar métodos como la técnica de los 5 porqués que viene de la manufactura esbelta (Lean Manufacturing), ó la determinación de causas y efectos por medio de diagramas (Espina de pescado).

• Tipo (Amenaza u oportunidad): Se marca con una X si el riesgo tiene un efecto adverso sobre el objetivo de proyecto (amenaza) o si tiene un efecto positivo (oportunidad).

• Categoría de riesgo: Categorías en las que se clasificaran los riesgos, según el catalogo de riesgos definido por la organización, por ejemplo, estos pueden ser: Económicos, Políticos, Clientes, Proveedores, Equipo de trabajo, tecnología, entornos (ambientes), entre otros.

• Probabilidad (Alta, Media o Baja): Se determina de forma cualitativa (con base en juicio experto) si la probabilidad de ocurrencia del riesgo es alta, media o baja, marcando con una X.

• Impacto (Alto, Medio o Bajo): Se determina de forma cualitativa (con base en juicio experto) si el impacto asociado con la ocurrencia del riesgo es alto, medio o bajo, marcando con una X. 

• Prioridad: El nivel de prioridad se asigna haciendo uso de una matriz de probabilidad e impacto. Riesgos de alta probabilidad e impacto serán más prioritarios que riesgos de baja probabilidad e impacto.

• Responsable: Persona que puede ser del equipo de proyecto o no que será responsable de implementar los planes de respuesta y hacer seguimiento al riesgo. Puede ser un colaborador del proyecto (integrante del equipo), o puede ser algún implicado de la organización. 

• Plan de respuesta predeterminado: Esta plantilla puede ser usada por una Gerencia de Gestión de Riesgos para definir un catalogo de Riesgos predeterminados, para distribuirlo a todos los equipos de proyecto. La columna se utiliza para definir un Plan de Respuesta Predeterminado o Recomendado. El equipo de Proyecto entonces decidirá cuales riesgos incluidos en el catalogo existen en su proyecto, utilizando las columnas "Estrategia de Respuesta" y "Plan de Respuestas adaptado" (descritas a continuación), en caso que el Plan Recomendado requiera adaptación a la situación especifica.

• Estrategia de respuesta adaptada: Indicar la estrategia del Plan de respuesta, según las siguientes opciones: 
• Para las amenazas: Evitar, Mitigar, Transferir o Aceptar. 
• Para las oportunidades: Explotar, Mejorar, Compartir o Aceptar. 

• Plan de respuesta adaptado: Descripción de las acciones a tomar según la estrategia de respuesta seleccionada. Los planes de respuesta pueden implicar cambios en los procedimientos, cambios en la planificación de proyecto e inclusive decisiones de subcontratación con otros proveedores (en el caso de Transferir o Compartir). Si la estrategia seleccionada fue aceptar, el plan de respuesta se convierte en un plan de contingencia a ejecutar si el riesgo ocurre. En todos los casos deben evaluarse los riesgos residuales que permanecen después de la implementación de la respuesta, para agregarlos al listado y hacerles seguimiento.

Los pasos para completar la plantilla

La lista y registro de gestión de riesgos se comienza a elaborar desde las primeras reuniones de inicio del proyecto, y luego se continúa revisando y actualizando a lo largo de toda la ejecución.

Debe ser una actividad en la que participe todo el equipo y los implicados, no puede ser una actividad realizada sólo por el Gerente de Proyecto.

A continuación se enumeran las actividades de proyecto en las que se usa la plantilla:

• Identificación de los riesgos: Durante la fase de inicio y planificación, los riesgos se identifican y documentan en la plantilla, incluyendo establecer potenciales problemas u oportunidades. Adicionalmente, se identifica el objetivo de proyecto que podría verse afectado. Los riesgos deben ser lo más detallado y explícitos posibles, no pueden ser generales a todo el proyecto, sino que deben estar asignados a una actividad. 

• Categorización: Se completa la información de tipo de riesgo y categoría en la plantilla. La categoría viene dada por el catalogo de riesgos conocidos o predefinidos usado como referencia. 

• Análisis cualitativo: Consiste en determinar cualitativamente la probabilidad y el impacto de cada riesgo, los cuales pueden ser Alto, Medio y Bajo. Esto se realiza consultando a expertos en el equipo y en la organización. 

• Priorización: Se utiliza la matriz de probabilidad e impacto para asignar un peso o nivel de prioridad a cada riesgo. 

• Asignar responsable: Como primer paso de la planeación de respuestas, se designa un “dueño de riesgo”, quien será el responsable de asegurar que sucedan los planes de respuesta acordados.

• Decidir estrategia de respuesta: Según cada situación se define una estrategia de respuesta para cada riesgo, la cual dependerá del denominado “apetito de riesgo” de la organización. Organizaciones con baja tolerancia al riesgo buscarán mitigarlos o evadirlos, mientras que organizaciones que estén dispuestas a tolerarlos, buscaran transferirlos a entes que puedan manejarlo o simplemente aceptarlos con planes de contingencia. 

• Elaborar plan de respuesta: Con base en la opinión de expertos, se determinan los planes para responder al riesgo. El plan de respuesta puede ser cambios al proyecto, por ejemplo mover personal experimentado a una actividad crítica (mitigar), eliminar una actividad riesgosa (evadir), subcontratar parte del trabajo a un proveedor experto (transferir) o elaborar plan de contingencia para reducir el efecto de la ocurrencia del riesgo (aceptar). 

Conclusión

Tres reglas deben seguirse en la gestión de riesgos, en primer lugar, la estimación, cronograma y presupuesto de costo no debe ser aprobada antes de haber realizado el análisis de riesgos, asegurando que estos sean tomados en cuenta en la planificación. Por ende, tampoco debería comenzar la ejecución de un proyecto.

En segundo lugar, la gestión de riesgos es continua, debe hacerse seguimiento constante para determinar si los riesgos han cambiado de probabilidad e impacto y cual es su estatus. Por otra parte, la efectividad de los planes de respuesta para riesgos mitigados y planes de contingencia ejecutados debe evaluarse, para determinar si requiere ajustes.

En tercer lugar no todos los riesgos requieren planes de respuesta y ser comunicados a los altos niveles de la organización (la Gerencia), solamente los riesgos de mayor probabilidad e impacto. Los riesgos de menor probabilidad se colocan en una lista de riesgos a monitorear (watchlist), pudiendo ser manejados a nivel de equipo de proyecto. Aún así estos riesgos deben ser vigilados, pués ante cambios en el proyecto pudieran incrementar su probabilidad e impacto.

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Referencia

>> Project Management Institute. Project Management Body of Knowledge Cuarta Edición (PMBOK)

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