Las reuniones de trabajo: más productividad, menos reuniones

Imagen de: Picasa Web Albums 

En las organizaciones de hoy, las reuniones con los colaboradores, equipo, involucrados en la organización, clientes y proveedores son necesarias, sin embargo, la dinámica de exigentes tiempos de respuesta puede ocasionar problemas de mala organización, que conlleven al abuso de las reuniones, pudiendo ocasionar que se convoquen todos los días para rendir cuentas del trabajo del día anterior o tratar temas que podrían resolverse por otros medios.

Esta situación podría monopolizar el tiempo del grupo y del Gerente, restando horas en las cuales se podría realizar trabajo productivo. En este artículo se presentan una serie de recomendaciones orientadas a limitar el número de reuniones, por medio de la delegación de las tareas en sus colaboradores, uso de software colaborativo para reemplazar los correos y las reuniones, entre otras acciones. Adicionalmente, se presentan recomendaciones para hacer reuniones más productivas, por medio de definición clara de objetivos, participantes, roles, puntos de agenda y tiempos.

Presentamos a continuación las recomendaciones para limitar el número de reuniones y hacerlas más productivas:

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Las reuniones de trabajo: más productividad, menos reuniones

Limitar el número de reuniones

• Evitar hacer reuniones para coordinar y dirigir el trabajo del día a día, estableciendo en su lugar roles, tareas y canales de comunicación en el equipo. Si todos saben que deben hacer y con quien deben comunicarse no tendrán que reunirse a cada momento.

• Fomentar un ambiente en el que los miembros del equipo tengan libre acceso unos a otros cuando se necesite acordar algo, evitando reunir a todo el equipo.

• Favorecer que quienes deban trabajar en equipo lo hagan, sin tener que pedir autorización a otros miembros del equipo o niveles superiores.

• El tener demasiadas reuniones puede ser una señal que no se está delegando la toma de decisiones. Por ende, debe disminuirse las reuniones, dando autoridad a sus colaboradores de tomar decisiones por si solos.

• Si lo anterior no resulta, podría ser una señal que no se tienen colaboradores o el equipo adecuado, especialmente si se deben estar haciendo reuniones a cada momento para decidir qué hacer.

• Evite utilizar las reuniones para asignar trabajo adicional al equipo (además del planificado), pues dichas acciones con frecuencia no se han considerado y evaluado lo suficiente y pueden interferir con el trabajo que es realmente productivo.

• Pedir perdón y no permiso, la mayoría de las decisiones pueden ser tomadas por la mismapersona. Si el equipo se está reuniendo para tomar cualquier pequeña decisión, es necesario fortalecer la confianza entre colaboradores y trabajo en equipo. 

• Los buenos gerentes siempre aprecian a los colaboradores que toman la iniciativa, siempre y cuando tengan justificación de sus acciones. Fomentar esta cultura en los equipos de trabajo.

• Utilizar herramientas automatizadas de Gestión, la cual puede ayudar con la productividad del equipo, reemplazando a los correos electrónicos y las reuniones. 

• Establecer un calendario compartido por todos, asegurando que todos lo usen y que este actualizado. Esto permitirá ver cuánto tiempo se está invirtiendo en reuniones para luego trabajar en reducir el tiempo de participación en reuniones de sus colaboradores. 

Reuniones más productivas

• Definir objetivos claros y cuantificables para la reunión y hacerlos del conocimiento de los participantes. ¿Es para preparar un reporte?, ¿Es para recibir un reporte y revisarlo?, ¿es para evaluar el progreso de un proyecto? o ¿es para desarrollar el plan?.

• Determinar la duración, hora de inicio y hora de finalización. Una reunión no debería durar más de una hora y media dado que deja de ser productiva.

• Establecer una agenda y tiempos (duración) para cada punto de la misma.

• Evitar la convocatoria extraordinaria o “por sorpresa”, pues evita que los participantes se preparen adecuadamente dejando de ser productiva, además, no se podrá asegurar la participación de todos debido a compromisos previos.

• Evaluar cuidadosamente los participantes que deben asistir, en función de lo que pueden aportar, evitando la concurrencia multitudinaria (ocasiona mayor dispersión).

• Asegurar que los participantes reciban y revisen los documentos a revisar con antelación.

• Utilizar la tecnología, tales como herramientas de trabajo colaborativo, el dropbox y las redes sociales para adelantar la mayor cantidad de trabajo posible antes de la reunión.

• Evaluar hacer las reuniones a primera hora o a última hora del día, para evitar interferir con la jornada laboral y evitar interrupciones durante la reunión.

• Establecer reglas claras en cuanto a las intervenciones permitidas, momento en que se pueden hacer, hora de inicio y hora fin, entre otras.

• Cumplir la hora de inicio y duración de cada punto de la agenda.

• Moderar las reuniones en función de los objetivos y puntos de la agenda, evitar que se traten puntos fuera de secuencia o no relacionados con los mismos.

• Para reuniones de coordinación o estatus, evaluar hacerlas de pie (stand up meetings), de esta forma se pueden moderar la longitud de las intervenciones.

• Antes de pasar al siguiente punto de la agenda, debe hacerse un resumen, para asegurar que los participantes estén alineados en lo que se ha dicho y los acuerdos.

• Establecer claramente las conclusiones de la reunión, acciones a tomar, responsables de esas acciones y fechas compromiso.

• Evaluar siempre los resultados de la reunión y tomar en consideración para futuras, ¿se cumplieron los tiempos?, ¿Qué podemos mejorar en las reuniones para hacerlas más productivas?, etc. 

Conclusión

El abuso de las reuniones puede convertirse en un factor que afecte la productividad de equipos de trabajo y desmotivación de sus colaboradores de mejor desempeño, por lo que se hace necesario aplicar prácticas para hacer mejor uso del tiempo en las mismas. ¿y qué opina usted?, le invitamos a participar en nuestro foro de discusión, ¿Ha vivido una situación de excesivas reuniones?, ¿Qué prácticas emplearía para reducir su número?, ¿Qué prácticas emplearía para hacerlas más productivas?

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Referencias externas

>> Ares, C. Comunicaciones y Liderazgo 2.0. Reuniones eficaces y redes sociales

>> Market Doc. El Fin de las Reuniones Absurdas

>> Rosenhead, R. Projectsmart UK. Let's Make Those Project Meetings More Effective

>> Singer, A. Future Buzz. How And Why To Reduce Meetings