Las preguntas que debe hacer al encargarse de un proyecto de Tecnología de Información (TI) en ejecución

Imagen obtenida de: Picasa Web Albums

Una situación que puede tocar en algún momento de la carrera de todo Jefe de proyectos de informática, es tener que encargarse de un proyecto ya comenzado. En esta situación es conveniente comenzar con una evaluación del proyecto y lo que se ha hecho en fases anteriores, a efectos de identificar situaciones y tomar acciones correctivas.

Presentamos a continuación las preguntas que debe hacer al encargarse de un proyecto de informática.

Inicio y Planificación

¿Cuenta el proyecto con un acta de constitución (Project Charter), que incluya una definición de objetivos y alcance de alto nivel, firmada por los sponsor e implicados?

¿Se ha definido para cada objetivo una métrica de éxito y metas cuantificables?

¿Se ha preparado y analizado el caso de negocio, incluyendo análisis de costo, beneficios?

¿Se ha evaluado dicho caso de negocio en cuanto a su correspondencia con los objetivos estratégicos de la organización?

¿Existe una evaluación de la factibilidad técnica y operativa del sistema a implantar?

¿Se han definido claramente los macro componentes del sistema a desarrollar?

¿Se ha elaborado una especificación de diseño preliminar?

¿Se ha realizado la identificación, evaluación cualitativa y definición de planes de respuesta a los riesgos del proyecto?

¿Se ha definido un cronograma con fechas compromiso, que fue elaborado después de realizar el diseño de sistema?

¿El cronograma fue hecho con la participación activa de los líderes del equipo de trabajo junto con el jefe de proyecto?

¿Existe un procedimiento de cambios de alcance acordado y formalmente aprobado por todos los implicados?

Análisis y Diseño

¿Se ha documentado la “situación actual” de procesos y sistemas en detalle, incluyendo flujogramas, pantallas y descripción en otros sistemas relacionados?

¿Se ha elaborado una especificación de diseño y la misma está libre de comentarios y dudas pendientes?

¿Existe evidencia que los usuarios realizaron comentarios sobre la especificación de diseño y que los mismos fueron incorporados?

¿Existen controles de versiones sobre la especificación funcional y las mismas están en un repositorio centralizado?

¿La última versión de la especificación funcional es fácil de identificar y existe una bitácora sobre los cambios?

¿Existen mecanismos que aseguren que los desarrolladores están trabajando sobre la última versión de especificaciones de diseño?

¿Luego de realizar el diseño, se revisaron nuevamente los costos y los riesgos, evaluando el proyecto en función de los supuestos originales del caso de negocio?

¿Luego de elaborados los diseños de sistema, se realizó la comparación con las características solicitadas originalmente por el usuario?

¿En todos los casos en que el equipo de desarrollo vio necesario modificar la funcionalidad por razones técnicas, se obtuvo la aprobación de las mismas por parte de los usuarios finales?

¿Para cada componente o parte del Software, se elaboró una especificación de diseño detallada antes de comenzar a desarrollar?

¿Se ha definido un documento con la estrategia, plan y casos de prueba?

¿Los casos de prueba han sido elaborados antes que los desarrolladores comiencen a trabajar, para que así sus consideraciones puedan incorporarse desde el desarrollo?

Requerimientos no funcionales

¿Se han incluido en la especificación los requerimientos no funcionales? Tales como: Nivel de Servicio, Desempeño, Seguridad, Cumplimiento, requerimientos de Calidad y de Aceptación del producto.

¿Se ha realizado un estudio de capacidad en servidores, bases de datos y otros componentes, en función de la demanda esperada para el software a implementar?

Organización

¿Se han definido claramente roles y responsabilidades?

¿Se han delegado las tareas?

¿Se han analizado y documentado las necesidades de comunicación de cada implicado?

¿Los canales de comunicación están delegados en el equipo? (existe más de un canal)

¿La resolución de dudas técnicas está delegada en líderes de desarrollo?

¿Los cambios de alcance son evaluados por un comité de cambios?

Consideraciones para proyectos iterativos y/o ágiles

Muchas de las preguntas presentadas en el listado anterior hacen referencia a que debe contarse con un diseño detallado antes de comenzar a desarrollar, lo cual, podría en apariencia contravenir principios de proyectos iterativos o ágiles.

Sin embargo ambos conceptos no están en conflicto, la intención de procesos iterativos o ágiles, es desarrollar progresivamente el alcance a medida que este es descubierto, sin tener que esperar a haber definido todo el alcance en detalle para comenzar a desarrollar.

Toda iteración tiene una fase de análisis y diseño, en la cual pueden ir igualmente enmarcados los controles expuestos en las preguntas mencionadas.

Resultados de su evaluación

Dependiendo de la cantidad de respuestas negativas, si es un número manejable corresponderá activar iniciativas para corregir las situaciones, mientras que si es un número importante podría ser necesario detener y replantear el proyecto.

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