La clave está en la forma de organizar al equipo, si existen canales de comunicación directos y acciones acordadas previamente entre sus integrantes, clientes e
implicados en el proyecto, se puede continuar operando con eficiencia, inclusive en una
ausencia prolongada.
Los días antes de salir de vacaciones suelen ser atareados por lo muchas cosas podrían escaparse. Para evitar esto a continuación presentamos las 10 recomendaciones que todo profesional de informática debe seguir a la hora de
tomar vacaciones:
1. Prepare con antelación una lista de los proyectos y
otras asignaciones: para cada uno documentar fechas tope y los supervisores a quien reporta.
2. Recopile toda la documentación al menos tres semanas
antes: asegure la ubicación de las últimas versiones de toda la documentación. Ayuda contar con una base
de conocimientos en una ubicación en la red o intranet.
3. Prepare un estatus con sus proyectos y asignaciones: Cuadro o correo electrónico
en el que se indique para cada proyecto su estatus, lista de
contactos internos y en clientes, hitos, fechas tope, asuntos pendientes y riesgos.
4. Colaborare con su supervisor en la asignación del
suplente: Tomando la lista de sus proyectos o asignaciones, reúnase con cada responsable de proyecto
o asignación (sus superiores) para acordar la transición.
5. Cuente con un equipo al cual delegar sus funciones: Este punto debe
cumplirse en todo proyecto, no sólo en caso de
vacaciones. Si la gestión del proyecto es compartida con un equipo de líderes,
estos podrán apoyar en su ausencia.
6. Establezca canales de comunicación directos entre
el equipo, clientes e implicados: Cuente con canales de comunicación
directos entre su equipo de gestión, implicados en el proyecto y clientes. De esta manera no se requiere de su intervención directa.
7. Faculte al suplente y al equipo: Realice reuniones
del suplente con el equipo y con los clientes, involucrándolos y preparándolos para
trabajar durante su ausencia.
8. Deje mensajes en los buzones de teléfonos e emails: Informe por medio
de mensajes en contestadora o auto respuesta de correo electrónico que se está
de vacaciones, invitando a contactar a los suplentes, proporcionando los teléfonos
e emails necesarios.
9. Antes de partir, envíe un estatus actualizado: No olvide enviar un
estatus actualizado a los suplentes con todos esos comentarios e información de
última hora. En especial, no olvide las próximas fases de proyectos y otros
acuerdos que sólo conoce usted y el cliente.
10. Disfrute sus vacaciones: Si sigue las nueve
recomendaciones anteriores, su equipo podrá operar sin problemas en su
ausencia, manteniendo los compromisos de tiempo y calidad, permitiéndole a
usted disfrutar sus vacaciones sin preocuparse.
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