Organizar y dirigir el trabajo de otros no es fácil, si lo fuera el rol del administrador de proyectos no sería necesario. Es por esto organizaciones como el PMI, instituciones académicas, públicas y empresas del sector privado realizan investigaciones y otras actividades para desarrollar esta práctica.
En este artículo, te compartimos información sobre qué es un proyecto PMI y que significa que un proyecto se ejecuta bajo el PMBOK. Asimismo, comentamos cual es la importancia de los proyectos, como define el PMI la gestión de proyectos, que es el patrocinador, la línea base y el alcance de proyectos.
Este artículo está basado en la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Puedes conseguir el PMBOK 6 en Amazon.
¿Qué es un proyecto?
El PMI nos aporta una definición de proyecto:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
- Es de alcance definido: No queremos cualquier producto o servicio, el proyecto se ejecuta para obtener uno en específico.
- Tiene un resultado único: Son acometidos para lograr objetivos y producir entregables. El objetivo es único y específico a su localización, diseño, entorno, situación, personas involucradas y otras características.
- Es temporal: Tiene un inicio y fin definido claramente en el tiempo.
La finalización del proyecto puede darse por varias condiciones, por ejemplo logro del objetivo, imposibilidad de lograr el objetivo, desaparición de la necesidad que dio origen al proyecto, agotamiento de los fondos, entre otros.
¿Qué es un proyecto según PMI?
El Project Management Institute (PMI) es una de las principales asociaciones profesionales de la gestión de proyectos en el mundo. Fue fundada en 1969 en Estados Unidos de América y se ha expandido a más de 214 países.
Además de la gestión de proyectos, el PMI también abarca otras disciplinas conexas, como por ejemplo la gestión de programas, gestión de portafolios y el análisis de negocio. No se limita exclusivamente a ejecutar proyectos bajo enfoque predictivo, sino que también admite formas de elaboración progresiva, planificación por fases y gestión de proyectos ágiles.
Considerando todo esto y tomando la definición de proyecto establecida en la sección anterior, podemos definir qué es un proyecto PMI:
Un proyecto PMI es una iniciativa planificada y ejecutada bajo los estándares establecidos por en Project Management Institute, abarcando las fases de la gestión de proyectos, áreas de conocimiento y enfoques metodológicos establecidos por este.
El marco de trabajo para la gestión de proyectos establecido por el PMI está descrito en detalle en la Guía de fundamentos para la gestión de proyectos, conocida como PMBOK.
¿Qué es un proyecto PMBOK?
Es una definición de proyecto análoga a la que establecimos anteriormente sobre qué es un proyecto PMI. Un proyecto PMBOK debe definirse, planificarse y ejecutarse bajo los estándares establecidos en esta guía de fundamentos.
El PMBOK establece los procesos, áreas de conocimiento y enfoques de gestión recomendados por el PMI. Te invitamos a leer nuestro artículo sobre el PMBOK 6 para conocer más sobre esto.
El PMBOK presenta bastante detalle sobre estos 5 procesos, 10 áreas de conocimiento y varios enfoques de gestión, sin embargo, no todos tienen porque implementarse obligatoriamente. La guía deja establecido que cada organización es única, son estas las que deben definir cuáles de los procesos recomendados utilizaran y que adaptaciones realizaran para engranarlos.
Por ejemplo, si tenemos proyectos internos que tienen pocos proveedores no tenemos por qué aplicar todos los estándares de la gestión de procuras, sino que podemos hacer una versión simplificada adaptada a nuestras necesidades.
Asimismo, si tenemos un proyecto de 10 personas que no compra materiales o equipos no necesitamos procesos complejos para la gestión de costos.
Importancia de un proyecto
La guía del PMBOK 6 también nos explica cuál es la importancia de un proyecto. Fundamentalmente se centra en dos aspectos, que los proyectos son agentes impulsores del cambio organizacional y de creación de valor.
Agentes de cambio
La ejecución de proyectos permite a las organizaciones cambiar desde una situación actual a una situación futura deseada.
Por ejemplo, consideremos la implementación de un sistema ERP que simplifica procesos y optimiza las operaciones, o una aplicación móvil que permite llegar a muchos más clientes y que estos puedan auto gestionarse.
Ambos casos representan cambios en los procesos e inclusive la cultura organizacional. Por ello la gestión de proyectos y la gestión de cambio organizacional están relacionadas íntimamente.
Los proyectos se definen para lograr objetivos específicos y en muchos casos, esto también implica llevar a la organización a una nueva situación.
Creadores de valor
Pero los proyectos no se definen solo para producir un producto, servicio o resultado, sino también para crear beneficios tangibles o intangibles para los interesados.
Los beneficios pueden ser de diversa índole, los tangibles pueden ser activos monetarios, acciones, utilidad, herramientas, porción de mercado, entre otros. Por otro lado, ejemplos de beneficios intangibles son la creación de buena voluntad, reconocimiento de la marca, beneficio público, posicionamiento de marcas y reputación
En nuestro artículo sobre la definición de proyecto, abordamos más en detalle que significa el impulso del cambio organizacional y la creación de valor.
¿Qué es gestión de proyectos según PMI?
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Fotografía de: Alvaro Reyes. |
Gestionar proyectos es aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de gestión a las actividades que los componen, a objeto de cumplir con los requerimientos de este. La gestión de proyectos se realiza aplicando e integrando entre sí los procesos de gestión particulares de cada uno. El objetivo último de la gestión de proyectos es acometer estos con efectividad y eficiencia.
La gestión de proyectos ayuda a:
- Lograr los objetivos de negocio.
- Satisfacer las expectativas de los interesados.
- Predictibilidad de las acciones y resultados del proyecto.
- Incrementar la probabilidad de éxito.
- Entregar los productos adecuados en los tiempos comprometidos.
- Resolver los problemas que inevitablemente se presentarán.
- Optimizar el uso de los recursos de la organización.
- Identificar, recuperar o cancelar proyectos fallidos.
- Gestionar y equilibrar las restricciones de alcance, calidad, cronograma, costos y recursos.
- Gestionar los cambios al alcance, cronograma y presupuesto.
Una mejor forma de definir que es la gestión de proyectos, es describiendo lo que pasaría si esta no se realizará. Cuando los proyectos son mal gestionados o no existe tal gestión, el resultado es incumplimiento de fechas topes, sobrecostes, mala calidad, retrabajo, crecimiento descontrolado del alcance, perdida de buena reputación para la organización e interesados insatisfechos con los resultados.
Hoy más que nunca es importante la aplicación efectiva de metodologías y recursos para la ejecución efectiva de los proyectos. Las organizaciones se enfrentan cada vez más mayor presión para efectuar cambios rápidamente, con menos presupuesto, escases de recursos y entorno tecnológico de constantes cambios.
Contar con profesionales en gestión de proyectos es fundamental para que las organizaciones puedan mantenerse competitivas en una economía globalizada.
La certificación Project Management Professional (PMP por sus siglas en inglés), es la credencial profesional de mayor divulgación y reconocimiento a nivel mundial en la gestión de proyectos.
Para obtener la certificación, los profesionales deben acreditar varios años de experiencia en gestión de proyectos ante el PMI. Además, deben presentar un examen con preguntas situacionales que validan mucho más que la teoría, pues los aspirantes solo pueden aprobarlo si poseen experiencia práctica y se han enfrentado a los escenarios propuestos en el examen.
Obtener la certificación PMP requiere de meses de estudio. Es por esto que las organizaciones valoran a los profesionales que lo logran, pues no solo demuestran tener conocimientos teóricos y experiencia práctica, sino también compromiso con la gestión efectiva y eficaz de los proyectos.
El alcance del proyecto según el PMI, abarca todo el trabajo necesario para lograr los objetivos y beneficios para los interesados. Asimismo, la guía hace énfasis en que el proyecto debe incluir “sólo el trabajo” necesario para lograrlo, evitando así su crecimiento descontrolado. Por esto, es igual de importante definir lo que no está en el alcance como lo que sí está.
El alcance está compuesto por el alcance del producto y el alcance del proyecto:
Hablar del “alcance del proyecto” es hablar de ambos, tanto del producto final como de la forma en que será realizado.
La forma de definir y gestionar el alcance varía de acuerdo a si el enfoque del proyecto es predictivo, adaptativo o ágil.
Los requisitos y definición de alcance del proyecto son levantados y aprobados al principio. Está definición incluye la estructura de desglose de trabajo.
Una vez aprobado, el alcance solamente se puede cambiar siguiendo un procedimiento previamente establecido de control de cambios. Asimismo, el alcance aprobado es la base de comparación para su control y medición de cumplimiento.
El alcance no se define en su totalidad desde el principio, en su lugar, se desarrolla en iteraciones sucesivas. El alcance detallado se define y aprueba progresivamente al principio de cada iteración.
El enfoque adaptativo y ágil existe para que los proyectos puedan responder a cambios frecuentes dictados por el entorno en que este se desenvuelve. Para esto, requieren de una mayor participación de los interesados del proyecto.
El alcance de un proyecto adaptativo se descompone en una serie de requerimientos o componentes del trabajo a realizar, con la intención que pueda ser desarrollado y entregado por partes. Esto se le suele conocer como el Product Backlog.
Para medir el avance en el desarrollo del proyecto, el alcance del producto se compara con los requerimientos. Asimismo, el alcance del proyecto se compara con la lista de tareas o trabajo a realizar contenida en el plan de dirección del proyecto.
La línea base de un proyecto PMI comprende la referencia de alcance, tiempo y costo con la cual la ejecución del proyecto será comparada para medir el avance y poder así gestionar el desempeño.
Está compuesta por:
La línea base se puede cambiar tantas veces sea necesario durante la planificación, sin embargo, una vez establecida, solamente se puede cambiar siguiendo el procedimiento de gestión de cambios.
Para el caso de proyectos predictivos esto ocurrirá una sola vez al principio, mientras que para proyectos ágiles, la línea base del trabajo a realizar en cada iteración se fija al principio de cada una.
El patrocinador del proyecto es la persona en quien descansa la responsabilidad ulterior del proyecto. Por lo general, con una posición gerencial o ejecutiva en la organización. Su papel consiste en asegurar que el proyecto produzca los beneficios esperados, siendo su principal representante y promotor.
Schibi, O. & Lee, C. (2015), en su Paper Project sponsorship: senior management's role in the successful outcome of projects, nos indican que el patrocinador del proyecto desempeña un papel de liderazgo fundamental al:
Hoy más que nunca es importante la aplicación efectiva de metodologías y recursos para la ejecución efectiva de los proyectos. Las organizaciones se enfrentan cada vez más mayor presión para efectuar cambios rápidamente, con menos presupuesto, escases de recursos y entorno tecnológico de constantes cambios.
Contar con profesionales en gestión de proyectos es fundamental para que las organizaciones puedan mantenerse competitivas en una economía globalizada.
¿Qué es PMP?
La certificación Project Management Professional (PMP por sus siglas en inglés), es la credencial profesional de mayor divulgación y reconocimiento a nivel mundial en la gestión de proyectos.
Para obtener la certificación, los profesionales deben acreditar varios años de experiencia en gestión de proyectos ante el PMI. Además, deben presentar un examen con preguntas situacionales que validan mucho más que la teoría, pues los aspirantes solo pueden aprobarlo si poseen experiencia práctica y se han enfrentado a los escenarios propuestos en el examen.
Obtener la certificación PMP requiere de meses de estudio. Es por esto que las organizaciones valoran a los profesionales que lo logran, pues no solo demuestran tener conocimientos teóricos y experiencia práctica, sino también compromiso con la gestión efectiva y eficaz de los proyectos.
¿Qué es el alcance de un proyecto PMI?
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Fotografía de: Alvaro Reyes. |
El alcance está compuesto por el alcance del producto y el alcance del proyecto:
- Alcance del producto: Características y funcionalidades atributos del producto, servicio o resultado.
- Alcance del proyecto: El trabajo a realizar para desarrollar y entregar el producto, servicio o resultado con las características y funcionalidades especificadas.
Hablar del “alcance del proyecto” es hablar de ambos, tanto del producto final como de la forma en que será realizado.
La forma de definir y gestionar el alcance varía de acuerdo a si el enfoque del proyecto es predictivo, adaptativo o ágil.
Gestión de alcance bajo enfoque predictivo
Los requisitos y definición de alcance del proyecto son levantados y aprobados al principio. Está definición incluye la estructura de desglose de trabajo.
Una vez aprobado, el alcance solamente se puede cambiar siguiendo un procedimiento previamente establecido de control de cambios. Asimismo, el alcance aprobado es la base de comparación para su control y medición de cumplimiento.
Gestión de alcance en proyectos adaptativos o ágiles
El alcance no se define en su totalidad desde el principio, en su lugar, se desarrolla en iteraciones sucesivas. El alcance detallado se define y aprueba progresivamente al principio de cada iteración.
El enfoque adaptativo y ágil existe para que los proyectos puedan responder a cambios frecuentes dictados por el entorno en que este se desenvuelve. Para esto, requieren de una mayor participación de los interesados del proyecto.
El alcance de un proyecto adaptativo se descompone en una serie de requerimientos o componentes del trabajo a realizar, con la intención que pueda ser desarrollado y entregado por partes. Esto se le suele conocer como el Product Backlog.
Medición del avance en el alcance
Para medir el avance en el desarrollo del proyecto, el alcance del producto se compara con los requerimientos. Asimismo, el alcance del proyecto se compara con la lista de tareas o trabajo a realizar contenida en el plan de dirección del proyecto.
¿Qué es la línea base de un proyecto PMI?
La línea base de un proyecto PMI comprende la referencia de alcance, tiempo y costo con la cual la ejecución del proyecto será comparada para medir el avance y poder así gestionar el desempeño.
Está compuesta por:
- Línea base de alcance: La versión aprobada de la definición de alcance y estructura de desglose de trabajo (EDT). La EDT es la que se utiliza como base para la comparación.
- Línea base de cronograma: La versión aprobada del cronograma de proyecto. Este cronograma se usa para comparar las actividades realizadas con las planificadas a una fecha. Cada actividad tiene una fecha de inicio y fin planificado, las cuales son comparadas con las fechas de inicio y fin reales para medir el desempeño.
- Línea base de costo: Versión aprobada de un presupuesto por períodos de tiempo para el proyecto. Se utiliza para comparar el presupuesto ejecutado con el que estaba planificado gastar a una fecha. El presupuesto del proyecto es la sumatoria de los presupuestos definidos para cada actividad en el cronograma. http://www.pmoinformatica.com/2014/10/presupuesto-de-un-proyecto.html
La línea base se puede cambiar tantas veces sea necesario durante la planificación, sin embargo, una vez establecida, solamente se puede cambiar siguiendo el procedimiento de gestión de cambios.
Para el caso de proyectos predictivos esto ocurrirá una sola vez al principio, mientras que para proyectos ágiles, la línea base del trabajo a realizar en cada iteración se fija al principio de cada una.
¿Qué es el patrocinador de un proyecto en el PMI?
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Fotografía por: Ben Rosett. |
Schibi, O. & Lee, C. (2015), en su Paper Project sponsorship: senior management's role in the successful outcome of projects, nos indican que el patrocinador del proyecto desempeña un papel de liderazgo fundamental al:
- Proporcionar información del contexto organizacional, experticia y guía para el gerente de proyecto y el equipo de trabajo.
- Realizar la “venta” y mercadeo del proyecto a través de toda la organización, para así asegurar que le sean asignados recursos físicos, humanos y financieros. Además, se ocupa de asegurar que se le dé la prioridad debida.
- Actuar como un nivel organizacional al cual escalar decisiones y problemas que van más allá de la autoridad del gerente de proyectos.
- Ser un canal adicional de comunicación y observación con los integrantes del equipo, clientes y otros interesados.
- Servir de enlace entre el proyecto, área de negocio y grupos de nivel estratégico de toma de decisiones.
Cómo iniciar un proyecto PMI
Para tener en cuenta como iniciar un proyecto PMI, primero deben considerarse las circunstancias que les dan origen en el contexto de una organización.
Los líderes de la organización (los ejecutivos) inician los proyectos en respuesta a factores internos o externos, que pueden relacionados con:
- Cumplimiento de requerimientos regulatorios, legales o de responsabilidad social.
- Satisfacer necesidades o solicitudes de interesados internos o externos.
- Establecer nuevos procesos y tecnologías, así como cambios a los existentes.
- Crear, mejorar o reparar productos, procesos o servicios.
Dentro de su planificación estratégica, la organización define objetivos para responder a estos factores y partir de estos se definirán los proyectos. Cada proyecto debe proporcionar valor a la organización, alineado con estos objetivos y factores. Un comité ejecutivo debe encargarse de recopilar y priorizar todas las propuestas de proyectos.
Cuando se determina que un proyecto tiene suficiente prioridad y ha sido definido con suficiente nivel de detalle, se asigna a un patrocinador, que suele provenir del comité ejecutivo u otro grupo de dirección estratégica. Posteriormente, se asignará la persona encargada de elaborar el acta de constitución del proyecto. Es recomendable que esta persona sea el gerente de proyectos para así involucrarlo desde el principio.
Una vez se ha elaborado el acta de constitución, es sometida a la aprobación de los gerentes y ejecutivos, siguiendo los procedimientos establecidos. A partir de su firma se formaliza la existencia e inicia el proyecto.
Gestiona tus proyectos bajo el marco de trabajo PMI
En este artículo hemos explorado diversos aspectos relacionados con qué es un proyecto PMI, tal como lo define la guía de fundamentos PMBOK. Asimismo, hemos visto que es la gestión del proyecto, como se define el alcance y que es la línea base.
Más importante, hemos visto como los proyectos se relacionan con los objetivos de la organización y contribuyen al logro de los beneficios esperados.
Te invitamos ahora a tomar acción, hoy más que nunca es fundamental la ejecución efectiva y eficaz de los proyectos. El marco del trabajo del PMI asegura el máximo aprovechamiento de los recursos de la organización y el logro de los beneficios comprometidos para el negocio.
Es hora de formar profesionales en el marco de trabajo PMI y también de adoptar estas prácticas en la organización.
¿Y qué opinas tu sobre que es un proyecto según el PMI? ¿Cuál marco de trabajo o metodología se utiliza en tu organización para gestionar proyectos? Déjanos un comentario al final.
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Reseña del PMBOK 6ta edición en Español
La sexta edición del PMBOK, con las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI).
Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos ahora incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, iterativos y adaptativos al proyecto. También, la nueva guía hace mayor énfasis en los conocimientos estratégicos y del negocio, incluyendo información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
Autor: Albert Garriga
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Reseña de la guía práctica en gestión de proyectos
¿Te ha sucedido que al buscar una guía de gestión de proyectos, estas suelen ser demasiado teóricas y ofrecen poca información sobre cómo llevarlas a la práctica?
Con la guía práctica en gestión de proyectos encontrarás todo lo que necesitas saber para llevar la gestión de proyectos a la práctica, con ejemplos de proyectos reales, técnicas y consejos que puedes aplicar fácilmente.
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