En toda organización, antes de aprobar y asignar los recursos para acometer un proyecto, los interesados clave, incluyendo directivos de la empresa o inversionistas tienen que aprobarlo. Por ende, saber cómo presentar un caso de negocio es una habilidad fundamental para el gerente de proyectos.
El alcance del proyecto, nuevas tecnologías que emplea, transformación y aumento de las ganancias que producirá, son algunos de los factores principales en la decisión. Sin embargo, también los interesados exigirán haber logrado altos niveles de confianza, tanto en la empresa ejecutora como en la persona que dirigirá el proyecto.
La presentación del caso de negocio suele ser el primer contacto y es indispensable lograr una excelente impresión. Quizás sea la única oportunidad que se tenga.
En este artículo, te compartimos 5 recomendaciones sobre cómo presentar un caso de negocio, cautivando a los interesados y superando con creces sus expectativas.
5 Recomendaciones sobre cómo presentar un caso de negocio
Este artículo está dividido en las siguientes secciones:
- Invierte en un video proyector de última tecnología.
- O mejor aún, prepara tu propia sala de proyección de alta tecnología e invita al cliente.
- Estructura la presentación del caso de negocio.
- Prepara con antelación tus respuestas a las dudas y objeciones.
- Mide el tiempo y apégate al plan de presentación.
1. - Invierte en un video proyector de última tecnología
Causar una buena impresión con los directivos e inversionistas es muy importante para ganar la aprobación de un proyecto. Esto tiene importancia especial cuando estás presentando a clientes, pues estos tienen que “comprarte” el proyecto.
Imagina que estás realizando la exposición de un proyecto de tecnología de información, donde el cliente tiene que realizar inversiones importantes en nuevos equipos. En lugar de una simple presentación de PowerPoint, preparas varios materiales de marketing de video. Además, durante la presentación haces video conferencias con expertos de tus empresas o aliados desde tus oficinas, inclusive en otras ciudades.
De esta forma, los interesados verían que estás dispuesto a comprometer dinero y recursos. Pero para lograrlo, necesitas adquirir equipos de video proyectos.
Causarías una muy buena impresión el cliente no necesite hacer gestiones para conseguir un proyector, en su lugar, tu llevarás el tuyo y le resolverás el problema.
Además, quedarán cautivados con los videos, láminas y conferencias en vivo que les presentaras.
Todo esto contribuirá a que te ganes su confianza y vean que cuando se trata de ejecutar proyectos, tú vas en serio.
2. - O mejor aún, prepara tu propia sala de proyección de alta tecnología e invita al cliente
Así estás llevando la confianza y compromiso que proyectas al siguiente nivel.
Ciertamente, tendrás que invertir dinero en equipos y accesorios. Pero, imagina todas las propuestas que puedes lograr que te aprueben. Seguramente verás retribuida la inversión.
3. - Estructura la presentación del caso de negocio
Una vez que has preparado el entorno, ahora si debes ocuparte del contenido de tu presentación.
No hay mejor manera de demostrar tus conocimientos en gestión de proyectos y capacidad organizativa que haciendo una presentación bien estructurada. El tiempo de directivos e inversionistas suele ser muy limitado y ellos necesitan que les muestres los puntos cruciales sin rodeos.
Instituciones cómo el Project Management Institute (PMI) han trabajado durante mucho tiempo en definir estructuras estándares para los documentos de proyecto. Te recomendamos consultar nuestra plantilla de caso de negocio, que sigue estos lineamientos.
Es recomendable que tu presentación de caso de negocio contenga lo siguiente:
- Un resumen ejecutivo del proyecto.
- El problema o reto del negocio que el proyecto solucionará.
- Beneficios del proyecto para el negocio expresados en métricas e indicadores.
- En que consiste el proyecto. Cómo resolverá el problema.
- Justificación de porque el proyecto es la mejor alternativa para atender el reto o problema.
- Objetivo del proyecto, premisas y restricciones (tiempo, presupuestarias, entre otras).
- Cómo el proyecto está alineado con la estrategia y objetivos organizacionales.
- Análisis costo beneficio.
El análisis costo beneficio es una de las partes más importantes, aquí debe incluirse proyecciones de costos, tanto del proyecto como las nuevas operaciones y procesos que se implementaran. De esta forma, podrás contrastarlo con los beneficios.
Evita textos largos en las láminas, haz uso de los numerales, viñetas, imágenes y gráficos en lugar de párrafos largos. Si tienes la posibilidad, haz uso de recursos de video marketing, preparando videos que van con tu presentación.
Otra recomendación importante es no leer directamente de las láminas, habla, agrega información adicional y anécdotas sobre los puntos tratados. Así, lograrás conectar con tu audiencia.
Con una presentación estructurada siguiendo estándares y mejores prácticas de la gestión de proyectos, lograrás convencerles que tu empresa es la mejor opción para acometer la iniciativa.
4. - Prepara con antelación tus respuestas a las dudas y objeciones
Para muchos de los interesados invitados a la presentación, la exposición que realizarás será la primera vez que conocerán de la iniciativa propuesta. Seguramente tendrán algunas preguntas.
Algunos desearan indagar para asegurarse que el proyecto tenga altas probabilidades de éxito, mientras que otros simplemente estarán opuestos y hará lo posible para que no sea aprobado.
Es conveniente que hagas la tarea de gestión de los interesados e indagues sobre sus grados de poder e influencia en las decisiones de la organización. Una vez hecho esto, piensa en las preguntas u objeciones que podrían tener. La persona de contacto que te solicitó el proyecto en primer lugar puede ser una buena fuente de información.
Para cada interesado que asistirá indaga sobre:
¿A qué departamento o división de la empresa pertenecen?
¿Están a favor o en contra del proyecto?
¿El proyecto depende de recursos que tiene que suministrar esta persona o los departamentos a su cargo?
¿Cuál es el grado de poder e influencia de esta persona sobre los recursos de la organización que necesita el proyecto para tener éxito?
Los interesados con alto grado de influencia que estén a favor del proyecto pueden convertirse en tus aliados, ayudándote a promocionar el proyecto y procurar los recursos que necesita.
En cuanto a los interesados opuestos, debemos resolver las causas de sus objeciones o en su defecto minimizar el impacto negativo que puedan causar.
5. - Mide el tiempo y apégate al plan de presentación
Aquí tienes otra oportunidad para demostrar tu capacidad de organización.
Imagina que te hacen una presentación donde no hay límites del tiempo en cada lámina, las intervenciones no están estructuradas y cada quien puede hacer preguntas cuando quiera. La presentación termina durando el doble de lo anunciado.
¿Aprobarías recursos para un proyecto dirigido por estas personas?
Los interesados estarán siempre atentos a tu presentación y concluirán que si no puedes gestionar la duración de una presentación, menos podrás dirigir proyectos complejos.
En cambio, ahora imagina que la presentación está estructurada, los tiempos invertidos en cada punto de la agenda están definidos al minuto, hay espacios específicos y de duración limitada para las preguntas.
Suena mucho mejor, seguramente si aprobarías un proyecto presentado así.
Define al minuto los puntos de la agenda en un plan, luego apégate a este y así causaras una buena impresión en los asistentes.
Supera las expectativas al presentar tus proyectos y casos de negocio
En este artículo, te hemos presentado 5 recomendaciones sobre cómo presentar un caso de negocio y deslumbrar a tu audiencia.
Te invitamos ahora a tomar acción para hacer mejores presentaciones de proyecto.
Primero, ve a una tienda de computadoras y consigue los equipos de última tecnología para hacer tus presentaciones.
Luego, estudia la estructura que debe tener el caso de negocio y aplícala a tu proyecto, anticipándote a las dudas y objeciones de tu cliente.
Por último, apégate a la planificación y muéstrale al cliente que puedes organizar la presentación, manteniéndola dentro del tiempo.
¿Has presentado casos de negocio? ¿Cómo ha sido la respuesta de tu audiencia? ¿Compartirías tus recomendaciones y experiencias con la comunidad? Déjanos un comentario al final y síguenos en nuestras redes sociales.
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