Una de las preguntas que frecuentemente nos encontramos es ¿Cuáles son las funciones de un director de proyectos? La respuesta puede ser variada y depender del contexto organizacional. Por ello, el Project Management Institute (PMI) ha dedicado un capítulo completo de su nueva guía de fundamentos para la dirección de proyectos, el PMBOK 6ta edición, para definir cuáles son las funciones del gerente de proyectos.
En este artículo te aportaremos un resumen de lo que establece la nueva guía PMBOK 6ta edición, respecto a que hace un Project Manager y cuáles son sus funciones, pasando por una definición del cargo, cuáles son sus esferas de influencia de cara al proyecto, la organización y la industria, así como cuáles son las principales funciones que este desempeña en cada una.
A continuación te presentamos cuales son las funciones de un director de proyectos, según lo que establece la nueva guía del PMBOK 6ta edición.
Las funciones de un Director de proyectos según la guía del PMBOK 6ta edición
¿Qué es un Director de proyectos? Según el PMI
El PMI nos aporta una definición del cargo del director de proyectos en su guía del PMBOK 6ta edición, según este, el rol del Director de proyectos es claramente distinto al del Gerente funcional o de operaciones.
Normalmente un gerente funcional supervisa una unidad funcional o de negocios, mientras que el gerente de operaciones asegura la eficiencia de las operaciones del negocio.
El rol del gerente de proyectos se diferencia claramente de estos otros dos roles, el PMI lo define como la persona asignada por la organización que está dedicada a liderar el equipo responsable de lograr los objetivos de un proyecto.
Las esferas de influencia del Director de proyectos
La guía del PMBOK 6ta edición establece que la posición (o el cargo) de Gerente de proyectos abarca múltiples roles que se desempeñan en esferas de influencia.
La siguiente figura, nos muestra las principales esferas de influencia del Gerente de proyectos.
Comprar la Guía del PMBOK 6ta edición
La Guía del PMBOK 6ta edición en Español
Autor: Project Management Institute
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>> España (amazon.es)
Reseña del PMBOK 6ta edición en Español
Las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI). Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, iterativos y adaptativos al proyecto, mayor énfasis en los conocimientos estratégicos y del negocio, incluyendo información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
La Guía del PMBOK 6ta edición (En Inglés)
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Las funciones de un Gerente de proyecto
Tomando en cuenta sus esferas de influencia, las principales funciones del Director de proyectos son:
¿Qué es un Director de proyectos? Según el PMI
El PMI nos aporta una definición del cargo del director de proyectos en su guía del PMBOK 6ta edición, según este, el rol del Director de proyectos es claramente distinto al del Gerente funcional o de operaciones.
Normalmente un gerente funcional supervisa una unidad funcional o de negocios, mientras que el gerente de operaciones asegura la eficiencia de las operaciones del negocio.
El rol del gerente de proyectos se diferencia claramente de estos otros dos roles, el PMI lo define como la persona asignada por la organización que está dedicada a liderar el equipo responsable de lograr los objetivos de un proyecto.
Las esferas de influencia del Director de proyectos
La guía del PMBOK 6ta edición establece que la posición (o el cargo) de Gerente de proyectos abarca múltiples roles que se desempeñan en esferas de influencia.
La siguiente figura, nos muestra las principales esferas de influencia del Gerente de proyectos.
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Reseña del PMBOK 6ta edición en Español
Las últimas actualizaciones a los fundamentos para la dirección de proyectos definida por el Project Management Institute (PMI). Entre los aspectos novedosos está que cada área de conocimientos incluye una sección dedicada a describir como integrar enfoques ágiles, iterativos y adaptativos al proyecto, mayor énfasis en los conocimientos estratégicos y del negocio, incluyendo información sobre el triangulo del talento del PMI y las habilidades que necesita el gerente de proyectos para tener éxito.
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La edición en Inglés de la nueva guía de Fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK 6ta edición, el estándar para la gerencia de proyectos definido por el Project Management Institute.
Las funciones de un Gerente de proyecto
Tomando en cuenta sus esferas de influencia, las principales funciones del Director de proyectos son:
- Ser el principal responsable del resultado de todo el esfuerzo realizado por el equipo de trabajo y diferentes unidades organizacionales involucradas.
- Liderar el equipo de trabajo para lograr los objetivos del proyecto y de los interesados (Stakeholders).
- Proporcionar a todos los participantes la visión de los objetivos y el éxito del proyecto, para luego dirigirlos hacia la consecución de los mismos.
- Para lograr los objetivos, debe lograr balancear las restricciones del proyecto, tales como el tiempo, presupuesto y objetivos de los interesados, empleando los recursos disponibles.
- Anticiparse a las posibles amenazas y oportunidades que puedan surgir, por medio de la gestión de riesgo del proyecto. Te recomendamos el artículo de La gestión de riesgos en el PMBOK 6 para mayor información sobre el tema.
- Proporcionar liderazgo, planificación y coordinación a su equipo de trabajo, proporcionando comunicación escrita en la forma de planes, documentos, cronogramas, etc. Asimismo, se comunica en tiempo real con su equipo de trabajo por vía verbal y otros medios.
El Liderazgo, es una de las habilidades más importantes para ejercer la gerencia de proyectos. Para profundizar más en el tema te recomendamos nuestro artículo:
- Gestionar las comunicaciones entre el patrocinador del proyecto, los integrantes del equipo y otros interesados.
- Dado que el proyecto existe dentro de un contexto organizacional, en el cual se dan interacciones con otros proyectos, el Gerente de proyectos realiza una interacción proactiva con los directores de otros proyectos, con el fin de coordinar el uso de recursos compartidos, entregables de un proyecto a otro.
- También debe interactuar proactivamente con los Gerentes funcionales, quienes suelen ser los que suministrar recursos y personal clave. Asimismo, con los Gerentes de operaciones quienes suelen dirigir los departamentos que serán usuarios finales.
- Trabajar conjuntamente con el patrocinador (sponsor) para atender asuntos de política interna o estratégicos de la organización que puedan tener impacto sobre el equipo de trabajo, la calidad o la viabilidad del proyecto.
- Dependiendo de la estructura organizacional, el Gerente de proyecto debe presentar reportes periódicos, bien sea a un Gerente funcional, a un Gerente de programa o ser parte de un grupo de Gerentes de proyecto que reportan a la Oficina de gestión de proyectos (PMO).
- Trabajar conjuntamente con los patrocinadores, Gerentes de programa o PMO para alinear el proyecto con el portafolio y programas de la organización.
- Trabajar en colaboración con los gerentes funcionales, expertos en la materia y unidades de negocio en el análisis y gestión de requisitos de los proyectos.
- En algunas organizaciones, el Gerente de proyectos se involucra inclusive antes de declararse su existencia, en actividades de evaluación y análisis que ocurren previamente. Esto incluye el consultar con ejecutivos y distintas unidades de negocio sobre cuales ideas pueden implementarse para lograr objetivos estratégicos, mejorar el desempeño y satisfacer las expectativas de clientes.
- En algunas organizaciones el Gerente de proyectos puede involucrarse en las actividades de análisis y formulación del caso de negocio (que ocurren antes de la existencia del proyecto).
- Puede también desempeñar funciones después que el proyecto ha sido entregado, haciendo seguimiento y evaluando si el resultando ha producido los beneficios esperados para la organización.
- Para organizaciones que ejecutan proyectos para terceros bajo contrato, el Gerente de proyectos puede involucrarse desde que se recibe la solicitud y en la formulación de una propuesta de servicios tanto técnica como económica.
Para lograr ejecutar con éxito las funciones del Director de proyectos, el profesional se vale de habilidades blandas, como son las interpersonales, negociación, manejo de conflictos, construcción de equipos de trabajo, entre otras.
Las habilidades para forjar y cultivar relaciones son claves para el éxito, incluyendo tanto las relaciones formales en organigramas y estructuras de reporte, como las relaciones informales con interesados, expertos en la materia e influenciadores que el Gerente de proyecto debe iniciar, desarrollar y mantener.
La guía del PMBOK 6ta edición (Disponible en Latinoamérica y España) contiene un capítulo dedicado a los roles y competencias del Gerente de proyectos.
¿Y qué opinas tú?
¿Qué opinas de la definición del cargo de Gerente de proyecto que nos aporta el PMI? ¿Cuáles funciones desempeña el Gerente de proyecto en tu organización? ¿Agregarías alguna a las expresadas aquí?
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