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| Imagen de: Microsoft Office Blogs |
El Software de gestión de proyectos Microsoft Project y Microsoft Project Server esta entre las más utilizadas y difundidas para el apoyo en la Gerencia de proyectos.
En este sentido, el nuevo Microsoft Project 2016 presenta nuevas funcionalidades que permiten a Gerentes de proyectos y Gerentes funcionales trabajar de forma colaborativa, para ello el usuario puede intercambiar información por medio de Project Server o usar el servicio de la nube Project Online.
Una de las principales novedades de Microsoft Project 2016 son las funcionalidades para Gestionar recursos, como las negociaciones de recursos, vista para el Gerente de recursos y los mapas de capacidad.
Además de la gestión de recursos, Project 2016 presenta nuevas funciones como el manejo de múltiples escalas de tiempo para presentaciones a diversas audiencias, la función ¿Qué desea hacer? Y las extensiones de Office (Office Add-ins).
PMOInformatica presenta, las Novedades de Microsoft Project 2016.
Negociaciones de recursos
En organizaciones con una estructura funcional o matriz de proyectos débil (Weak Matrix), el personal suele depender de un Gerente de línea o Gerente de área funcional.
Este Gerente es el encargado de la planificación de las actividades de su departamento y es él quien recibe y autoriza solicitudes transferencia temporal del personal a los proyectos. Esto se da por medio de la negociación y acuerdos entre Gerentes de proyectos y los Gerentes funcionales.
Esto conlleva la necesidad a que los Gerentes funcionales puedan saber en qué proyectos está asignado su personal y por cuanto tiempo, asimismo, es necesario monitorear el desempeño de los proyectos y asegurar que el personal asignado sea liberado a tiempo.
Una de las novedades de Microsoft Project 2016 es la nueva funcionalidad de negociación de recursos (Resource Engagements), por medio de la cual es posible de forma sistemática el solicitar un recurso, para luego una vez aprobado reservarlo para garantizar que esté disponible.
En organizaciones con una estructura funcional o matriz de proyectos débil (Weak Matrix), el personal suele depender de un Gerente de línea o Gerente de área funcional.
Este Gerente es el encargado de la planificación de las actividades de su departamento y es él quien recibe y autoriza solicitudes transferencia temporal del personal a los proyectos. Esto se da por medio de la negociación y acuerdos entre Gerentes de proyectos y los Gerentes funcionales.
Esto conlleva la necesidad a que los Gerentes funcionales puedan saber en qué proyectos está asignado su personal y por cuanto tiempo, asimismo, es necesario monitorear el desempeño de los proyectos y asegurar que el personal asignado sea liberado a tiempo.
Una de las novedades de Microsoft Project 2016 es la nueva funcionalidad de negociación de recursos (Resource Engagements), por medio de la cual es posible de forma sistemática el solicitar un recurso, para luego una vez aprobado reservarlo para garantizar que esté disponible.
Importante: La negociación de recursos funciona solamente si se está usando Project Professional 2016 conectado a Project Online. Si no se está conectado a Project Online, la funcionalidad de Negociación de recursos no se mostrará. La edición Project Standard 2016 no incluye esta funcionalidad.
Para usar esta funcionalidad, en primer lugar el Gerente funcional (Gerente de recursos) configura un grupo de recursos en Project Online. Al hacerlo, podrá identificar algunos recursos como pendientes de aprobación para su asignación a proyectos.
Seguidamente, el Gerente de proyectos crea una negociación de recursos y la envía para su aprobación, especificando el intervalo de fechas que necesita el recurso y el porcentaje de dedicación que requiere o un número de horas. Si el recurso no requiere dedicación de 100% este podrá ser asignado a otras actividades o proyectos.
Microsoft Project 2016 crea un flujo de trabajo (Workflow) que permite al Gerente funcional (el Gerente del recurso) el aprobar, sugerir cambios o rechazar la solicitud.
El jefe de proyecto actualiza el estado de la negociación en la nueva vista Plan de recursos de Project Professional 2016 para ver la respuesta del administrador de recursos.
Si la solicitud es aprobada, el Gerente de proyecto podrá disponer del recurso para su asignación. Una vez bloqueado, no se permitirá (y se emitirá mensaje) en caso que se intente asignar o solicitar el recurso para otro proyecto.
Lectura recomendada
Microsoft Project 2016 Step by Step
Autores: Chatfield, C; Johnson D, T.
> Amazon (Latinoamérica) > Amazon España
Sus autores lo promueven como “Aprendizaje hecho fácil”, ve directamente a la función de Project 2016 que necesitas, con capturas de pantalla que te muestran paso a paso que debes hacer. Elabora un plan rápidamente, asigna recursos, haz seguimiento al avance, usa gráficos Gantt y reportes, comparte los recursos entre múltiples planes y mucho más.
Microsoft Project 2013-2016, Planeación: Todo proyecto exitoso inicia con un buen plan (Edición en Español)
Autor: Ruiz Velasco de Lira, R.
> Amazon (Latinoamérica) > Amazon España
Con este libro obtendrás una guía estructura en español para usar Project 2013 o Project 2016 en la Gerencia de proyectos. Encontrarás una guía práctica para aplicar las múltiples funciones de Microsoft Project. El alcance del libro es específico sobre los procesos de planeación.
> Más libros de Microsoft Project 2016
Vista para el Gerente de recursos
Como se puede ver en el punto anterior, el Gerente funcional solamente interviene en la planificación y aprobación de las solicitudes de recursos, por lo cual no necesariamente quiere o necesita usar un cliente completo de Microsoft Project 2016.
Pensando en esta necesidad, la nueva versión de Project 2016 en Project Online incluye una vista dedicada a sus necesidades, en la cual se pueden ver, aprobar o rechazar las propuestas de negociaciones de recursos enviadas por los Gerentes de proyecto.
Adicionalmente, la vista de recursos proporciona al Gerente funcional una vista rápida que le permite entender la utilización de capacidad de sus recursos.
Con esta nueva funcionalidad se facilita una mejor colaboración entre Gerentes funcionales y de proyectos sistematizada en Microsoft Project 2016.
Mapas de capacidad de recursos (Resource Heat Maps)
Una de las nuevas funcionalidades de Project 2016 son los mapas de capacidad (Capacity heat maps), una serie de reportes que permiten visualizar la utilización de recursos.
Tanto el subcarga como la sobrecarga de recursos puede ser problemática para todo Gerente de proyectos y Gerente funcional, esta nueva funcionalidad permite identificar ambos casos.
De esta forma los Gerentes de proyectos y Gerentes funcionales pueden garantizar que su personal se mantenga productivo y evitar las sobrecargas que pudieran conducir al bajo desempeño, desmotivación e incrementar la rotación en la compañía.
Flexibilidad en escalas de tiempo
Una de las actividades que requiere mayor dedicación por parte del Gerente de proyectos es comunicar el cronograma y el reporte de avance, sin embargo, para muchas audiencias, los gráficos Gantt no son la mejor manera de visualizar un cronograma.
Para una mejor visualización por diversas audiencias, desde Project 2013 se introdujo la funcionalidad de escalas de tiempo y está se ha expandido considerablemente con el nuevo Project 2016.
Con la nueva funcionalidad es posible incluir múltiples escalas de tiempo, cada una con fechas de inicio y fin diferentes, permitiendo así definir para cada audiencia o grupo de interesados (stakeholders), las tareas e hitos que mostrará la escala, ilustrando diferentes fases y categorías de trabajo.
Por ejemplo, en un proyecto de implementación de un sistema, sería posible definir una escala de tiempo para las actividades que le corresponden al usuario o área de negocio, sin incluir las actividades internas de las áreas técnicas encargadas de desarrollar el proyecto.
Estas escalas de tiempo pueden ser grabadas en Microsoft Powerpoint como objetos editables, para que el Gerente de proyectos las pueda incluir en la presentación del cronograma o avance.
Función “¿Qué desea hacer?” (Tell Me)
Microsoft Project cada vez tiene más funcionalidades, siendo a menudo difícil tener que recorrerlas todas cuando se desea hacer una función específica.
La función “¿Qué desea hacer?” (Tell Me) funciona como un buscador de funcionalidades, en la cual Project 2016 identifica las acciones relacionadas con las palabras clave. Estas respuestas funcionan como botones, es decir al hacer click se realiza directamente la función deseada.
Extensiones Office para Project
Para usar esta funcionalidad, en primer lugar el Gerente funcional (Gerente de recursos) configura un grupo de recursos en Project Online. Al hacerlo, podrá identificar algunos recursos como pendientes de aprobación para su asignación a proyectos.
Seguidamente, el Gerente de proyectos crea una negociación de recursos y la envía para su aprobación, especificando el intervalo de fechas que necesita el recurso y el porcentaje de dedicación que requiere o un número de horas. Si el recurso no requiere dedicación de 100% este podrá ser asignado a otras actividades o proyectos.
Microsoft Project 2016 crea un flujo de trabajo (Workflow) que permite al Gerente funcional (el Gerente del recurso) el aprobar, sugerir cambios o rechazar la solicitud.
El jefe de proyecto actualiza el estado de la negociación en la nueva vista Plan de recursos de Project Professional 2016 para ver la respuesta del administrador de recursos.
Si la solicitud es aprobada, el Gerente de proyecto podrá disponer del recurso para su asignación. Una vez bloqueado, no se permitirá (y se emitirá mensaje) en caso que se intente asignar o solicitar el recurso para otro proyecto.
Lectura recomendada
Autores: Chatfield, C; Johnson D, T.
> Amazon (Latinoamérica) > Amazon España
Sus autores lo promueven como “Aprendizaje hecho fácil”, ve directamente a la función de Project 2016 que necesitas, con capturas de pantalla que te muestran paso a paso que debes hacer. Elabora un plan rápidamente, asigna recursos, haz seguimiento al avance, usa gráficos Gantt y reportes, comparte los recursos entre múltiples planes y mucho más.
Autor: Ruiz Velasco de Lira, R.
> Amazon (Latinoamérica) > Amazon España
Con este libro obtendrás una guía estructura en español para usar Project 2013 o Project 2016 en la Gerencia de proyectos. Encontrarás una guía práctica para aplicar las múltiples funciones de Microsoft Project. El alcance del libro es específico sobre los procesos de planeación.
> Más libros de Microsoft Project 2016
Vista para el Gerente de recursos
Como se puede ver en el punto anterior, el Gerente funcional solamente interviene en la planificación y aprobación de las solicitudes de recursos, por lo cual no necesariamente quiere o necesita usar un cliente completo de Microsoft Project 2016.
Pensando en esta necesidad, la nueva versión de Project 2016 en Project Online incluye una vista dedicada a sus necesidades, en la cual se pueden ver, aprobar o rechazar las propuestas de negociaciones de recursos enviadas por los Gerentes de proyecto.
Adicionalmente, la vista de recursos proporciona al Gerente funcional una vista rápida que le permite entender la utilización de capacidad de sus recursos.
Con esta nueva funcionalidad se facilita una mejor colaboración entre Gerentes funcionales y de proyectos sistematizada en Microsoft Project 2016.
Mapas de capacidad de recursos (Resource Heat Maps)
Una de las nuevas funcionalidades de Project 2016 son los mapas de capacidad (Capacity heat maps), una serie de reportes que permiten visualizar la utilización de recursos.
Tanto el subcarga como la sobrecarga de recursos puede ser problemática para todo Gerente de proyectos y Gerente funcional, esta nueva funcionalidad permite identificar ambos casos.
De esta forma los Gerentes de proyectos y Gerentes funcionales pueden garantizar que su personal se mantenga productivo y evitar las sobrecargas que pudieran conducir al bajo desempeño, desmotivación e incrementar la rotación en la compañía.
Flexibilidad en escalas de tiempo
Una de las actividades que requiere mayor dedicación por parte del Gerente de proyectos es comunicar el cronograma y el reporte de avance, sin embargo, para muchas audiencias, los gráficos Gantt no son la mejor manera de visualizar un cronograma.
Para una mejor visualización por diversas audiencias, desde Project 2013 se introdujo la funcionalidad de escalas de tiempo y está se ha expandido considerablemente con el nuevo Project 2016.
Con la nueva funcionalidad es posible incluir múltiples escalas de tiempo, cada una con fechas de inicio y fin diferentes, permitiendo así definir para cada audiencia o grupo de interesados (stakeholders), las tareas e hitos que mostrará la escala, ilustrando diferentes fases y categorías de trabajo.
Por ejemplo, en un proyecto de implementación de un sistema, sería posible definir una escala de tiempo para las actividades que le corresponden al usuario o área de negocio, sin incluir las actividades internas de las áreas técnicas encargadas de desarrollar el proyecto.
Estas escalas de tiempo pueden ser grabadas en Microsoft Powerpoint como objetos editables, para que el Gerente de proyectos las pueda incluir en la presentación del cronograma o avance.
Función “¿Qué desea hacer?” (Tell Me)
Microsoft Project cada vez tiene más funcionalidades, siendo a menudo difícil tener que recorrerlas todas cuando se desea hacer una función específica.
La función “¿Qué desea hacer?” (Tell Me) funciona como un buscador de funcionalidades, en la cual Project 2016 identifica las acciones relacionadas con las palabras clave. Estas respuestas funcionan como botones, es decir al hacer click se realiza directamente la función deseada.
Extensiones Office para Project
Las extensiones Office (Add-ins) son funcionalidades desarrolladas por Microsoft y sus socios para agregar más funcionalidades y personalizar Project.
Con el nuevo Project 2016, las extensiones ahora poseen capacidad de lectura y escritura, lo cual expande de forma importante las actividades que estas pueden realizar.
Microsoft Project Server 2016
Para las organizaciones y empresas que prefieren manejar su propia infraestructura de servidores y software, las funcionalidades mencionadas están también disponibles para Project Server 2016, el cual permite a los usuarios de Project Professional 2016 compartir información de Project entre sí. La funcionalidad disponible incluye:
- Negociaciones de recursos.
- Múltiples líneas de tiempo.
- ¿Qué desea hacer?
- Extensiones de Office.
Project Server también incluye la funcionalidad PowerBI, la cual permite el acceso directo a los datos de Project Server (sin necesidad de usar Excel).
Esto te permite crear tableros de mando (Dashboards) con posibilidad de ahondar en la información, base para la toma de desiciones.
¿Y qué opinas tú?
¿Has visto las características del nuevo Microsoft Project 2016?, ¿Qué opinas de las nuevas funcionalidades? ¿Recomendarías Microsoft Project 2016?, si no ¿Que Software alternativo recomendaría para apoyar la Gestión de Proyectos? Te invitamos a dejarnos comentarios (Si lo deseas, puedes firmar tu comentario con la dirección de tu web).
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Referencia
Microsoft. Novedades en Project 2016
Blogs de Office (Microsoft). What’s New in Project 2016
TGP Your Project Experts. Microsoft Project Server 2016 - what's new?
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Excelente.
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